Le rôle du secrétaire général d’une société


Plusieurs personnes se questionnent sur le rôle d’un secrétaire général (corporatif) dans la gouvernance des entreprises.

Simon Osborne, directeur général de l’ICSA (Institute of Chartered Secretaries and Administrators), explique en quoi les tâches des secrétaires corporatifs sont importantes pour tous les types d’organisations, même quand celles-ci sont de petites tailles. Le secrétaire a essentiellement un rôle-conseil auprès des administrateurs et du président du conseil.

Même si les PME n’ont pas l’obligation d’avoir un secrétaire à leur service, Osborne souligne les nombreux avantages pour celles-ci d’embaucher une personne qui fera le lien entre la gouvernance du conseil et la direction de l’entreprise.

Quelles sont les qualifications des personnes qui occupent de telles fonctions ? L’extrait ci-dessous résume assez bien leurs profils.

There is a qualification standard in the 2006 Companies Act and that includes barristers, solicitors, someone from a regulated accountancy body or, if you’re from Scotland, an advocate. Ideally, the individual will be a chartered secretary. A business should appoint someone with emotional intelligence and the ability to form good working relationships – the person needs to be able to negotiate, listen and influence. It’s not a role for prima donnas. They need resilience and fortitude because the pressures under which they will work are significant. Choose someone with the ability to give wise advice without upsetting people.

L’article présente également une petite vidéo sur le rôle du secrétaire d’entreprise.

Que pensez-vous de l’importance de cette fonction trop souvent mal comprise, ou carrément négligée ?

Bonne lecture !

The company secretary

 

Private businesses don’t have a legal duty to appoint a company secretary, yet many astute firms still fill the position. Simon Osborne, chief executive of qualifying body ICSA, explains why the job is crucial to companies of all sizes

Following the Companies Act 2006, private businesses are no longer legally required to employ a company secretary, but with British firms facing ongoing regulatory change and corporate governance pressures, many still fill the role.

This, says Simon Osborne, chief executive of the Institute of Chartered Secretaries and Administrators (ICSA), is because the burden of duties that was previously undertaken by a company secretary has not eased: “Private companies that have abolished the role have suffered the loss of an independent thinker – someone with a sharp focus on the way the company does business,” he says.

Osborne has spent more than two decades as a company secretary for public and private businesses. He took over the helm of ICSA, which has 33,000 members across 72 countries, in 2011. Here, he explains what the role of company secretary entails – and why it can be vital to small businesses…

 

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Director What does the role of the company secretary involve?

The company secretary is an adviser to the chair and the board on a company’s values, purpose, and governance framework. It involves strategic thinking around why and how the company is doing business and the compliance procedures needed to ensure it operates in accordance with its values. Duties include maintaining company registers, ensuring filings are made promptly and on time with Companies House, keeping the minutes of board and committee meetings, and ensuring director service contracts are up to date. But a company secretary can also be involved with HR, pensions, risk management and insurance.

Why do some private companies still employ a company secretary even though there is no longer a legal requirement? And who does the burden fall on if a firm doesn’t have one?

The burden falls on the directors. Despite the requirement being abolished for private businesses [it still exists for public companies], the work hasn’t gone away and there are liabilities that directors face if particular work isn’t undertaken. Companies House is vigilant in chasing up directors if, for example, accounts aren’t filed on time. There is a much more serious risk of fixed penalties being levied these days, so it doesn’t pay to cut corners. It’s important that SMEs understand that as they grow they will have to move away from ‘kitchen table governance’ to a more mature form of governance, and that means having access to someone who can be a wise friend to members of the board.

What about small businesses that can’t afford to employ a full-time company secretary?

It’s very important that small companies have access to someone who can assist them with the duties that a company secretary in a bigger business would undertake. SMEs don’t necessarily have to employ someone full time – they could, for instance, have an arrangement with a freelance chartered secretary or hire on a part-time basis. There is evidence that shows good governance and better financial performance go hand-in-hand, and a company secretary can help with that.

What are the biggest benefits of employing a company secretary?

Having access to a governance, risk and compliance professional – someone with a grounding in finance, risk, strategy and law, and an understanding of the law of meetings. It’s easy to think of some meetings as a doddle, but sometimes they go wrong or unexpected things happen. Agenda-setting can be viewed as a bureaucratic function but it actually needs some thought, and so do meeting minutes – it’s important to remember that one day those minutes may be read by a judge in a court of law.

What qualifications does a company secretary need and what should business leaders look for when appointing?

There is a qualification standard in the 2006 Companies Act and that includes barristers, solicitors, someone from a regulated accountancy body or, if you’re from Scotland, an advocate. Ideally, the individual will be a chartered secretary. A business should appoint someone with emotional intelligence and the ability to form good working relationships – the person needs to be able to negotiate, listen and influence. It’s not a role for prima donnas. They need resilience and fortitude because the pressures under which they will work are significant. Choose someone with the ability to give wise advice without upsetting people.

What advice would you give to business leaders who might not have a great understanding of the importance of the role, particularly new or young directors?

Good chief executives recognise the value of a company secretary, but ICSA did some research with Henley Business School [The Company Secretary: Building trust through corporate governance report] and discovered that there is still a need to educate some non-executive directors and head-hunting firms. Increasingly, search firms are being used for recruitment purposes and I’m not sure they understand what the role involves. Younger directors have more humility on the matter. Most new directors would be able to see the value of having a wise adviser. The role of a director is becoming increasingly professionalised – you wouldn’t go to a doctor, dentist or accountant who doesn’t keep up to date so it shouldn’t be any different with boards. A company secretary is a valuable employee so should be cherished.

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Simon Osborne, Chief executive of the Institute of Chartered Secretaries and Administrators (ICSA)

Pour télécharger le rapport de l’ICSA et de la Henley Business School, visitez le site icsa.org.uk

Auteur : Gouvernance des entreprises | Jacques Grisé

Ce blogue fait l’inventaire des documents les plus pertinents et récents en gouvernance des entreprises. La sélection des billets, « posts », est le résultat d’une veille assidue des articles de revue, des blogues et sites web dans le domaine de la gouvernance, des publications scientifiques et professionnelles, des études et autres rapports portant sur la gouvernance des sociétés, au Canada et dans d’autres pays, notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni, en France, en Europe, et en Australie. Chaque jour, je fais un choix parmi l’ensemble des publications récentes et pertinentes et je commente brièvement la publication. L’objectif de ce blogue est d’être la référence en matière de documentation en gouvernance dans le monde francophone, en fournissant au lecteur une mine de renseignements récents (les billets quotidiens) ainsi qu’un outil de recherche simple et facile à utiliser pour répertorier les publications en fonction des catégories les plus pertinentes. Jacques Grisé est professeur titulaire retraité (associé) du département de management de la Faculté des sciences de l’administration de l’Université Laval. Il est détenteur d’un Ph.D. de la Ivy Business School (University of Western Ontario), d’une Licence spécialisée en administration des entreprises (Université de Louvain en Belgique) et d’un B.Sc.Comm. (HEC, Montréal). En 1993, il a effectué des études post-doctorales à l’University of South Carolina, Columbia, S.C. dans le cadre du Faculty Development in International Business Program. Il a été directeur des programmes de formation en gouvernance du Collège des administrateurs de sociétés (CAS) de 2006 à 2012. Il est maintenant collaborateur spécial au CAS. Il a été président de l’ordre des administrateurs agréés du Québec de 2015 à 2017. Jacques Grisé a été activement impliqué dans diverses organisations et a été membre de plusieurs comités et conseils d'administration reliés à ses fonctions : Professeur de management de l'Université Laval (depuis 1968), Directeur du département de management (13 ans), Directeur d'ensemble des programmes de premier cycle en administration (6 ans), Maire de la Municipalité de Ste-Pétronille, I.O. (1993-2009), Préfet adjoint de la MRC l’Île d’Orléans (1996-2009). Il est présentement impliqué dans les organismes suivants : membre de l'Ordre des administrateurs agréés du Québec (OAAQ), membre du Comité des Prix et Distinctions de l'Université Laval. Il préside les organisations suivantes : Société Musique de chambre à Ste-Pétronille Inc. (depuis 1989), Groupe Sommet Inc. (depuis 1986), Coopérative de solidarité de Services à domicile Orléans (depuis 2019) Jacques Grisé possède également une expérience de 3 ans en gestion internationale, ayant agi comme directeur de projet en Algérie et aux Philippines de 1977-1980 (dans le cadre d'un congé sans solde de l'Université Laval). Il est le Lauréat 2007 du Prix Mérite du Conseil interprofessionnel du Québec (CIQ) et Fellow Adm.A. En 2012, il reçoit la distinction Hommage aux Bâtisseurs du CAS. En 2019, il reçoit la médaille de l’assemblée nationale. Spécialités : Le professeur Grisé est l'auteur d’une soixantaine d’articles à caractère scientifique ou professionnel. Ses intérêts de recherche touchent principalement la gouvernance des sociétés, les comportements dans les organisations, la gestion des ressources humaines, les stratégies de changement organisationnel, le processus de consultation, le design organisationnel, la gestion de programmes de formation, notamment ceux destinés à des hauts dirigeants et à des membres de conseil d'administration.

2 réflexions sur “Le rôle du secrétaire général d’une société”

  1. Absolument d’accord et le commentaire suivant le dit très bien: The role of a director is becoming increasingly professionalised – you wouldn’t go to a doctor, dentist or accountant who doesn’t keep up to date so it shouldn’t be any different with boards. A company secretary is a valuable employee so should be cherished….

  2. J’ai trouvé ça intéressant. Je suis le secrétaire d’une troupe de théâtre amateur. Je me demande jusqu’à quel point le type de secrétaire dont on parle dans cet article rejoint mon rôle au sein de ma troupe. Je suis aussi sur le c.a., il va sans dire.
    J’ai eu à apprendre sur le tas comment rédiger des comtes rendus. Existe t’il des écoles qui donne des cours sur cette tâche précise?

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