Aujourd’hui, je vous présente un billet soumis par Pascale Lapointe*, ing., MBA, PMP, Adm.A,, gestionnaire de projet et membre de CA d’OBNL.

Son article rappelle les questions qu’un administrateur de sociétés doit se poser lorsqu’il est confronté à une décision d’octroi de contrat.

Bonne lecture !

Les 5 questions classiques

par

Pascale Lapointe

 

Quelles sont les cinq (5) questions usitées qu’un dirigeant ou un administrateur (selon les cas) devrait se poser avant de prendre une décision d’affaires. J’avais d’abord préparé ces questions pour moi, puis j’ai décidé d’en faire un billet pour publication sur le blogue de Jacques Grisé.

Je sais, la littérature d’affaires regorge de détails et d’analyses encore plus complets sur la prise de décision en situation de conflits d’intérêts potentiels. Cependant, ici,  je n’ai voulu aborder le sujet qu’en en faisant un sommaire et un court aide-mémoire.

Il n’en demeure pas moins que ces cinq questions classiques sont encore le meilleur moyen pour s’assurer d’agir avec la plus grande intégrité et la plus grande transparence possible.

Chaque membre d’un conseil d’administration doit se poser les questions suivantes avant de  prendre une décision relative à l’octroi d’un contrat majeur :

1. Les règles d’attribution des contrats sont-elles claires et bien comprises au sein de l’organisation ? C’est le rôle du conseil de s’en assurer auprès de la direction ;
2. Les règles ont-elles été respectées ? Y-a-t-il apparence de conflits d’intérêts ? En d’autres termes, peut-on déceler une quelconque apparence de favoritisme, d’amis impliqués, de relations d’affaires douteuses ou autres ;
3. Y-a-t-il eu assez de transparence dans les règles d’attribution des contrats ? En d’autres termes, les soumissionnaires ont-ils reçus les mêmes informations et les règles ont-elles été suivies de façon juste et équitable ? Dans ce contexte, il est souhaitable d’exiger un minimum de soumissionnaires ;
4. Les entreprises soumissionnaires et les partenaires possèdent-ils et appliquent-ils un code d’éthique à l’interne et dans leurs relations d’affaires ? Leur réputation en matière d’intégrité est-elle irréprochable ?
5. Toutes les déclarations pertinentes à la prise de décision ont-elles été faites par la direction ? Ainsi, on s’assure que le gestionnaire qui fait la présentation au CA fait preuve d’abnégation et demeure le plus impartial possible en ce qui regarde l’intérêt et la mission de l’organisation.

En résumé, si,  comme administratrice, je devais défendre publiquement une décision d’octroi de contrat, aurais-je accès à l’ensemble des éléments vérifiables pour justifier ma décision ?

Malgré toutes ces précautions, la prise de décision se fait toujours avec une information incomplète et, en ce sens, elle comporte un risque. L’important pour l’administrateur est de démontrer qu’il a été vigilant et qu’il s’est assuré d’obtenir toute l’information pertinente.

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Pascale Lapointe*, ing., MBA, PMP, Adm.A, contribue au Conseil du Développement du Loisir Scientifique (Réseau CDLS-CLS – organisme responsable des Expo-Sciences Québec), ainsi qu’à la Maison des familles de Ville Saint-Laurent.

On peut consulter son profil sur LinkedIn ca.linkedin.com/pub/pascale-lapointe-mba-pmp/18/b66/b35