Réduire la taille du CA d’une OBNL | Une démarche qui demande souvent une aide externe !


Ce billet est paru dans Les Affaires du 29 Novembre 2014; il a été partagé par Richard Dancause* qui s’est impliqué avec le Collège des administrateurs de sociétés (CAS) pour réaliser une intervention visant à optimiser la gouvernance du Regroupement des jeunes chambres de commerce du Québec (RJCCQ).

Le billet est reproduit ci-dessous avec la permission de Richard Dancause, intervenant du CAS.

Bonne lecture !

Si la tendance est désormais aux conseils d’administration (CA) resserrés, comptant moins de 12 membres, en réduire le nombre représente parfois un défi… C’est ce qu’a appris le conseil du Regroupement des jeunes chambres de commerce du Québec (RJCCQ) lorsqu’il a commencé à vouloir revoir son fonctionnement. « Notre organisation, qui a plus de 20 ans, avait été créée par sept jeunes chambres de commerce. Le nombre d’administrateurs n’a ensuite cessé de croître à mesure que de nouvelles jeunes chambres se joignaient à nous », dit Christian Bélair, PDG sortant du RJCCQ.

Si bien que, l’an dernier, le réseau comptait 35 jeunes chambres de commerce, chacune étant représentée par un administrateur. « Cela faisait un gros conseil, avec en plus le président, le secrétaire, le trésorier… Il devenait difficile d’atteindre le quorum et d’assurer une participation minimale de chacun des membres. Sans compter qu’un tel nombre suscite aussi un certain désengagement, car si un administrateur n’a pas lu un document, il se dit qu’un autre l’aura forcément fait à sa place », résume Christian Bélair.IMG_00000183

Lors de l’étude de son plan stratégique, le regroupement s’est donc retrouvé face au défi d’optimiser le fonctionnement de son CA. « Il a fallu une réflexion approfondie, car beaucoup d’organisations au Québec fonctionnaient sur le même modèle fédératif que nous, selon lequel les administrateurs sont nommés en fonction de leur provenance pour représenter les régions. Cela posait aussi des questions de bonne gouvernance, puisque ces gens qui venaient de loin pour assister à nos réunions avaient en quelque sorte le devoir de soulever les points concernant leur région », dit-il.

Une aide extérieure

Le regroupement a donc fait appel au Collège des administrateurs de sociétés (CAS) pour concevoir un programme de formation destinés aux jeunes entrepreneurs, comprenant des volets sur la gouvernance, la finance, l’aspect juridique et les questions stratégiques.

« Nous avons fortement recommandé à tous les membres du CA de suivre cette formation. Après une session, on s’est retrouvés rapidement avec des gens qui posaient des questions et remettaient en question le modèle », explique M. Bélair. Le regroupement a également travaillé avec un consultant externe qui a mené deux séances de formation avec le CA, afin de savoir ce qui fonctionnait bien ou mal. « Sans lui, nous n’aurions rien pu faire, car la direction générale et la présidence étaient toutes les deux impliquées et parties prenantes. Il fallait donc utiliser des ressources externes pour se dire dans le blanc des yeux ce qui marchait ou non», ajoute M. Bélair.

Au final, il estime que ces remises en question ont été très bénéfiques : « Cela a revalorisé le rôle de l’assemblée générale [AG] et celui du CA, parfois imprécis car on y retrouvait les mêmes personnes, en faisant comprendre aux gens que l’on n’avait pas forcément besoin de faire partie du CA pour communiquer ou pour soulever des questions », dit le président.

Des changements graduels

Le RJCCQ y est allé par étape, en votant lors d’une première réunion de CA la réduction à 11 personnes, ainsi que l’ouverture à 2 membres externes de plus de 40 ans. « Puis, lors d’un deuxième CA, nous avons choisi les critères de sélection des administrateurs et créé un comité pour faire l’analyse des CV et recommander des candidatures. Ce n’est que dans un troisième temps que les administrateurs ont entériné en CA et en AG la nouvelle structure», explique M. Bélair.

Pour s’assurer de ne pas couper les liens avec le passé et de réaliser une bonne transition, la moitié du CA est composée d’anciens membres dont le mandat est d’un an, tandis que l’autre moitié est composée de nouveaux administrateurs qui siégeront deux ans. Le RJCCQ a également travaillé à cibler une dizaine de besoins pour baliser le recrutement : « Nous voulions nous doter d’expertises juridiques, financières, comptables, mais aussi en vérification, marketing, ventes, développement de projet ou relations gouvernementales. Si nous possédions déjà en partie ces expertises, elles étaient un peu masquées par le nombre ainsi que par les préoccupations régionales de chacun », affirme Christian Bélair.

Pour dénicher ces profils, le regroupement a fait appel au réseau des jeunes chambres de commerce ainsi qu’à ses propres outils de communication, comme son bulletin, et à ses partenaires. « La réception a été bonne ! Avec un affichage de seulement un mois, nous avons eu des choix difficiles à faire. »

Des défis subsistent. « Contrairement à un CA de 37 personnes, qui ne donne pas le temps d’aller en profondeur et qui fait en sorte que chacun se repose un peu sur les autres, un CA resserré donne beaucoup moins de marge de manœuvre au directeur général, qui est davantage challengé. Et c’est une bonne chose ! » dit, avec un sourire, Christian Bélair. « J’avais même prévenu le bureau qu’il fallait s’attendre à ce qu’on nous pose plus de questions, qu’on cherche à comprendre, car les gens seront davantage concernés ! »

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*Entrepreneur-né, Richard Dancause, ASC  travaille depuis plus de 30 ans aux côtés de hauts dirigeants déterminés à réussir la mise en œuvre des stratégies de leur organisation. Ayant vendu les deux firmes de services conseils qu’il a fondées, Richard poursuit son implication à titre de conseiller en gouvernance et en stratégie. Recherché pour son talent à transmettre sa passion et sa capacité à créer de l’impact là où ça compte, Richard intervient également auprès d’équipes de direction. Administrateur de sociétés certifié (ASC), Richard est intervenant formateur au Collège des administrateurs de sociétés.

Auteur : Gouvernance des entreprises | Jacques Grisé

Ce blogue fait l’inventaire des documents les plus pertinents et récents en gouvernance des entreprises. La sélection des billets, « posts », est le résultat d’une veille assidue des articles de revue, des blogues et sites web dans le domaine de la gouvernance, des publications scientifiques et professionnelles, des études et autres rapports portant sur la gouvernance des sociétés, au Canada et dans d’autres pays, notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni, en France, en Europe, et en Australie. Chaque jour, je fais un choix parmi l’ensemble des publications récentes et pertinentes et je commente brièvement la publication. L’objectif de ce blogue est d’être la référence en matière de documentation en gouvernance dans le monde francophone, en fournissant au lecteur une mine de renseignements récents (les billets quotidiens) ainsi qu’un outil de recherche simple et facile à utiliser pour répertorier les publications en fonction des catégories les plus pertinentes. Jacques Grisé est professeur titulaire retraité (associé) du département de management de la Faculté des sciences de l’administration de l’Université Laval. Il est détenteur d’un Ph.D. de la Ivy Business School (University of Western Ontario), d’une Licence spécialisée en administration des entreprises (Université de Louvain en Belgique) et d’un B.Sc.Comm. (HEC, Montréal). En 1993, il a effectué des études post-doctorales à l’University of South Carolina, Columbia, S.C. dans le cadre du Faculty Development in International Business Program. Il a été directeur des programmes de formation en gouvernance du Collège des administrateurs de sociétés (CAS) de 2006 à 2012. Il est maintenant collaborateur spécial au CAS. Il a été président de l’ordre des administrateurs agréés du Québec de 2015 à 2017. Jacques Grisé a été activement impliqué dans diverses organisations et a été membre de plusieurs comités et conseils d'administration reliés à ses fonctions : Professeur de management de l'Université Laval (depuis 1968), Directeur du département de management (13 ans), Directeur d'ensemble des programmes de premier cycle en administration (6 ans), Maire de la Municipalité de Ste-Pétronille, I.O. (1993-2009), Préfet adjoint de la MRC l’Île d’Orléans (1996-2009). Il est présentement impliqué dans les organismes suivants : membre de l'Ordre des administrateurs agréés du Québec (OAAQ), membre du Comité des Prix et Distinctions de l'Université Laval. Il préside les organisations suivantes : Société Musique de chambre à Ste-Pétronille Inc. (depuis 1989), Groupe Sommet Inc. (depuis 1986), Coopérative de solidarité de Services à domicile Orléans (depuis 2019) Jacques Grisé possède également une expérience de 3 ans en gestion internationale, ayant agi comme directeur de projet en Algérie et aux Philippines de 1977-1980 (dans le cadre d'un congé sans solde de l'Université Laval). Il est le Lauréat 2007 du Prix Mérite du Conseil interprofessionnel du Québec (CIQ) et Fellow Adm.A. En 2012, il reçoit la distinction Hommage aux Bâtisseurs du CAS. En 2019, il reçoit la médaille de l’assemblée nationale. Spécialités : Le professeur Grisé est l'auteur d’une soixantaine d’articles à caractère scientifique ou professionnel. Ses intérêts de recherche touchent principalement la gouvernance des sociétés, les comportements dans les organisations, la gestion des ressources humaines, les stratégies de changement organisationnel, le processus de consultation, le design organisationnel, la gestion de programmes de formation, notamment ceux destinés à des hauts dirigeants et à des membres de conseil d'administration.

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