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La rédaction des procès-verbaux : Considérations légales


 

Voici un article publié par Sonia K. Nijjar, Jenness E. Parker, Lauren N. Rosenello et Skadden, Arps, Slate de la firme Meagher & Flom sur le Forum du HLS, qui traite d’un sujet majeur, lequel ne fait pas souvent l’objet d’attention alors que de nombreuses questions se posent sur le sujet.

En effet, on minimise trop souvent l’importance d’un procès-verbal bien rédigé qui permet au conseil d’administration de bien jouer son rôle de représentation des intérêts des parties prenantes, dont les actionnaires.

Les règlementations en gouvernance sont plutôt discrètes sur la façon de rédiger les procès-verbaux des entreprises. La jurisprudence à cet égard est abondante dans les cas de poursuites judiciaires pour protéger les droits des actionnaires !

La rédaction des PV est une activité qui peut avoir des effets positifs ou négatifs sur un plan légal. L’article ci-dessous fait état des enjeux à cet égard.

Bonne lecture !

 

La vraie façon de rédiger un procès-verbal aujourd'hui | Secrétaire-inc

Takeaways

  • Boards should see minutes as a way to tell how they worked to fulfill their duties to stockholders, capturing a board’s deliberations and the reasoning behind its decisions.
  • Properly documenting the board’s deliberative process takes on heightened significance for “mission-critical matters” such as major deals, oversight of monoline businesses or significant revenue flows, or catastrophic events, where board actions may be the subject of stockholder litigation.
  • Well-drafted board minutes can help contain the scope of stockholders’ books and records requests and make it easier to win early dismissal of lawsuits.
  • To protect against claims that a company’s disclosures were misleading, a company’s public statements and filings should be consistent with the board minutes.

Board minutes are an essential part of a company’s internal record keeping. But they are more than a routine, formal exercise. They also play a pivotal role in stockholder litigation. As a contemporaneous record, plaintiff stockholders will scrutinize minutes when evaluating and pursuing claims against directors and officers, and judges will consider minutes at the pleadings stage. Boards should see minutes as a way to tell how they worked in fulfilling their duties to stockholders.

Minutes of important board meetings, and proxy statements describing them, have become increasingly important in recent years as a result of developments in Delaware law. Courts have sometimes granted stockholders early access to documents beyond formal board materials, such as directors’ emails and text messages, where they found that minutes offered too sparse an account of a board’s consideration of a particular issue. In addition, if a formal board record is lacking, stockholders may argue that a board breached its duty to oversee and address risk.

By contrast, a sufficiently clear record in the minutes of directors’ deliberations and the process by which they reached decisions can position the company to head off intrusive probes of internal records at the outset, help prevent complaints from being filed, and potentially aid in winning early dismissal of suits.

 

Logistical Drafting Considerations

There is no one-size-fits-all approach to drafting board minutes, but they typically reflect, among other things, formal matters such as the date that the board meeting was noticed or, alternatively, if notice was waived by all directors; who attended the meeting (including executives, employees and any outside advisers) and how they participated (in person or remotely); as well as when the meeting commenced and adjourned. If the board received presentations, those may also be attached as exhibits.

In some instances, where individual directors make comments or raise questions, good practice is to identify the issues considered, inputs the board received and other details about the discussion generally without a need to detail specific questions or name individual directors.

Potential Stockholder Challenges

When drafting board minutes, keep in mind that there can be several types of stockholder challenges to board action or inaction of a Delaware public company. The board should expect such challenges, whether in the form of a books and records demand, derivative or direct litigation, or demands that the company pursue litigation. Here are the most common issues raised by stockholders, and how good minutes can be helpful in defending against legal challenges:

Delegation to a committee. If a board determines that a committee would be helpful to oversee an investigation or transaction, whether to avoid a potential conflict or allow for more agility and speed with a smaller group, it is best to document the decision with board resolutions. The minutes may (i) explain why the board concluded it was in the company’s best interest to enlist a committee and (ii) specify the committee’s mandate and scope of authority. For example, it may be helpful to explain whether the committee has full authority (like a special committee weighing a transaction where there is a potential conflict of interest for other board members), or whether the committee will make a recommendation for full board approval.

Oversight. When the board is deliberating about significant issues, including those that Delaware courts have deemed “mission-critical,” the board’s process and actions should be adequately captured to reflect its oversight. This may include documenting how it received and considered the input of management and advisers, as well as a discussion of a board’s consideration and decision regarding risks and mitigation of those.

Director independence and conflicts. Directors and officers may complete questionnaires on a regular basis as well as in a specific context, like a transaction, to evaluate their independence and to identify potential conflicts of interest. Certain disclosures, particularly ones that might pose a potential conflict, may warrant board-level consideration. The minutes should reflect this deliberation and subsequent determinations.

Good, thorough minutes are even more important today than in the past because of the proliferation of stockholder books and records requests.

Other conflicts. Where there is a potential conflict regarding any matter, the board should weigh whether that should be disclosed and document that consideration in the minutes. For example, stockholders commonly challenge a board’s choice of advisers — particularly financial firms assisting on transactions. A board may require disclosure of potential adviser conflicts, and consider those before retaining an adviser. It may also insist on updates if any additional material conflicts arise. It is important that the minutes clearly document this process and any conflict considerations. Not all conflicts are fatal, particularly if understood and appropriately considered and addressed (if appropriate), but failing to identify and consider conflicts can be problematic.

Deal processes. Just as it is important to document the board’s deliberation regarding significant issues, it is critical to make a record of the board’s process when selling the company. Boards should receive regular updates about the sale process, including any important communications (or lack thereof) with bidders. For a significant M&A transaction, the record should reflect a thorough, board-centric process, even if — as is generally perfectly appropriate and typical — the CEO is leading negotiations.

It is common to use code names when discussing M&A deal counterparties even in the official record, as other parties may end up seeing the board’s minutes.

Disclosure claims. The company’s public statements and publicly filed documents should reflect what actually happened at the board. Accordingly, when preparing public filings, care should be given to reviewing board materials and minutes. If there are discrepancies, stockholders may allege that the company’s disclosures were incomplete or misleading.

Potential disclosure violations take on heightened significance in the deal context. If a stockholder successfully alleges a disclosure deficiency, directors may not benefit from the protections of two important Delaware decisions, Corwin and MFW. Under Corwin, a transaction approved by fully informed, uncoerced stockholders, not involving a controlling stockholder, is protected by the business judgment rule, which shields directors from liability if they acted in good faith and followed proper procedures.

MFW and later cases that follow also apply the business judgment rule to controlling-stockholder “squeeze out” mergers if certain conditions are satisfied. One condition is that there was a fully informed vote of minority stockholders. Accordingly, when drafting the disclosure document, the board minutes should be used as a guide so that the documents track each other and accurately reflect the board’s deliberations and actions so the board may receive the benefits of Corwin and MFW in any litigation down the road.

Protecting Privilege

It is important to ensure that the fact that legal advice was given to the board is reflected in the minutes at least at a high level, but boards need to guard against waiving the attorney-client privilege. Although privileged information is typically redacted when minutes are produced to plaintiff stockholders, legal advice may at some point become an issue in litigation if the board asserts that it relied on that advice.

To protect privileged information from disclosure, minutes reflecting legal advice should be characterized as an outside attorney or in-house counsel “providing legal advice” about a matter as opposed to “advising the board” to take a certain action, because advice from a lawyer that is not legal in substance — say, advice on business strategy — potentially may not be protected by the privilege. See our April 13, 2021, Informed Board article “Just Between You and Us: The 10 Most Common Client Misconceptions About the Attorney-Client Privilege.”

The Increase in Books and Records Demands Makes Board Minutes All the More Important

Good, thorough minutes are even more important today than in the past because of the proliferation of stockholder books and records requests. Several developments in Delaware law have given stockholders and their counsel strong incentives to make those demands before taking other legal steps. As a result, many Delaware companies find themselves deluged with those requests, which can furnish stockholders with ammunition for litigation. See our June 1, 2022, Informed Board article, “In the Name of the Company: When Stockholders Interfere in the Boardroom.”

By observing careful practices regarding minutes, companies can make it more likely that the courts will not allow access to books and records beyond formal documents such as minutes, thereby limiting the material that can be used in complaints. Moreover, at the pleadings stage, companies may point the court to portions of minutes to rebut the inference given to plaintiffs’ allegations, or to demonstrate “cherry picking” or inaccuracies in the plaintiffs’ characterizations that create a false picture of the board’s process.

In sum, prepared carefully, minutes tell the board’s side of the story to stockholders and courts.

La direction de Twitter a poussé ses parties prenantes sous le bus dans ses transactions avec Musk


 

Voici un cas d’actualité présenté par Lucian A. Bebchuk, Kobi Kastiel et Anna Toniolo* (Harvard Law School) sur le Forum du HLS on Corporate Governance.

L’analyse fait clairement ressortir que, dans le cas de la transaction d’achat de Twitter par Elon Musk, les dirigeants de l’entreprise n’ont accordé aucune importance aux parties prenantes, notamment aux employés (qui ont été poussés sous le bus).

Les auteurs constatent « que l’on ne peut pas s’attendre à ce que les dirigeants d’entreprise qui vendent une entreprise veillent aux intérêts de leurs parties prenantes ».

La direction de Twitter a choisi d’allouer le produit de la vente de l’entreprise entièrement aux actionnaires, et à elle-même !

De plus, l’analyse du cas Twitter montre que l’on remet facilement en question l’importance des beaux énoncés concernant la mission, le but et les valeurs fondamentales de l’entreprise, lorsque le gain est très important .

J’ai corrigé la version traduite par Google, et le résultat final me semble très acceptable.

Vos commentaires sont bienvenus. Bebchuk ne fait pas toujours l’unanimité…

Bonne lecture et bonnes réflexions.

How Twitter Pushed its Stakeholders under the (Musk) Bus

 

Elon Musk a pris le contrôle de Twitter et limogé sa direction - CNET France

 

Notre essai à paraître, « Comment Twitter a poussé ses parties prenantes sous le bus », propose une étude de cas sur l’acquisition de Twitter par Elon Musk. Compte tenu du fort intérêt actuel pour cette acquisition, nous discutons, dans cet article et les suivants, de certaines de nos conclusions et de leurs implications pour les débats actuels sur le capitalisme des parties prenantes.

Une bataille épique a été menée cette année entre Twitter et Elon Musk après que Musk ait tenté de se retirer de l’accord d’acquisition entre eux. Twitter a gagné, et ses actionnaires et dirigeants ont ainsi obtenu d’importants gains financiers.

Alors que la bataille entre ces deux parties a attiré une couverture médiatique massive, nous pensons qu’une attention insuffisante a été accordée à un autre groupe qui devait être affecté par l’accord — les « parties prenantes » de Twitter (c’est-à-dire les composantes non-actionnaires). En particulier, notre analyse conclut que, malgré leur rhétorique des parties prenantes au fil des ans, lors de la négociation de l’accord, les dirigeants de Twitter ont choisi de pousser leurs parties prenantes sous le bus de Musk.

Ce n’est pas parce que la direction de Twitter a été bousculés par Musk. Au contraire, les dirigeants de Twitter ont obtenu de Musk, (et ils se sont battus pour le conserver), d’importants gains monétaires pour les actionnaires (une prime d’environ 10 milliards de dollars), ainsi que pour les dirigeants eux-mêmes (qui, ensemble, ont réalisé un gain de plus d’un milliard de dollars grâce à l’accord). En se concentrant exclusivement sur ces gains monétaires cependant, la direction de Twitter a choisi de ne pas tenir compte des intérêts des parties prenantes.

C’est ainsi que les employés de Twitter, que l’entreprise appelait affectueusement « tweeps » ont été poussés sous le bus, alors que Twitter avait, depuis longtemps, promis de prendre soin d’eux. Les dirigeants de Twitter n’ont pas tenté d’évoquer avec Musk, comment les tweeps seraient affectés par l’accord négocié.

Au lieu de cela, les dirigeants de Twitter ont choisi d’allouer le très important excédent monétaire produit par l’accord entièrement aux actionnaires et aux dirigeants eux-mêmes. Ils ont choisi de n’utiliser aucune partie de cet excédent pour fournir un coussin monétaire aux tweeps qui perdraient leurs positions après la transaction. Notons, qu’allouer, ne serait-ce que 2 % des gains monétaires (qui sont finalement allés aux actionnaires et aux dirigeants d’entreprise), à la protection des employés, auraient permis de fournir un coussin monétaire substantiel aux quelque 50 % des tweeps qui ont été licenciés peu de temps après la conclusion de l’accord.

Notamment, les dirigeants de Twitter n’ont même pas mené de négociations ou de discussions avec Musk pour s’assurer que les tweeps apprendraient leurs licenciements de manière humaine, plutôt que de le déduire après avoir été déconnectés au milieu de la nuit, ou que le travail à distance, l’environnement auquel Twitter avait exprimé un engagement, serait graduel plutôt que soudain.

Les déclarations de mission et les valeurs fondamentales auxquelles les dirigeants de Twitter avaient, depuis longtemps, prêté allégeance, ont également été poussées sous le bus. Lors de la négociation des conditions de la transaction, les dirigeants de Twitter n’ont négocié avec Musk aucune contrainte ni même aucun engagement souple concernant le maintien de ces engagements après la transaction. Les dirigeants de Twitter ne semblent même pas avoir eu de discussions avec Musk concernant ses plans à cet égard, car ils ont déclaré aux employés qu’ils n’avaient aucune information sur ces plans. Les dirigeants de Twitter ont choisi de procéder de cette manière malgré les avertissements et les indications selon lesquels Musk pourrait bien abandonner tout ou partie les solides engagements de Twitter avant l’accord.

Twitter avait depuis longtemps communiqué son engagement à avoir une mission et pas seulement un objectif de profit, et à faire progresser des valeurs telles que l’intégrité civique, l’exclusion des discours de haine, le respect des droits de l’homme, et même le soutien à l’Ukraine dans sa défense contre l’agression. Mais ces engagements semblent avoir reçu peu d’attention ou de poids de la part des dirigeants de Twitter lorsqu’ils ont négocié l’accord Musk.

Au-delà de l’affaire Twitter, nos conclusions ont des implications pour le débat houleux en cours sur la gouvernance des parties prenantes. À cet égard, nos conclusions soutiennent l’idée que la rhétorique des parties prenantes des chefs d’entreprise est principalement pour le spectacle et n’est généralement pas accompagnée de choix réels (par exemple, Bebchuk et Tallarita (2020).

Nos résultats suggèrent en outre que l’on ne peut pas s’attendre à ce que les dirigeants d’entreprise qui vendent leur entreprise veillent aux intérêts des parties prenantes. Ceci est contraire aux prédictions des promesses implicites et des théories de production en équipe de Shleifer-Summers (1988), Coffee (1988) et Blair-Stout (1999), qui ont longtemps été utilisées comme argument pour donner aux dirigeants d’entreprise un droit de veto sur les acquisitions d’entreprises afin qu’ils puissent utiliser ce pouvoir pour défendre les intérêts des parties prenantes.

Enfin, notre étude de cas remet en question le point de vue qui attache de l’importance à l’adoption par les entreprises d’énoncés concernant la mission, le but et les valeurs fondamentales (par exemple, Eccles & Youmans (2016) et Mayer (2019) ). Twitter a été « long » sur de telles déclarations pendant un certain temps, mais décidément « court » sur l’une d’entre elles.

Notre analyse de l’étude de cas sur Twitter est cohérente avec les conclusions de travaux empiriques antérieurs co-écrits par deux d’entre nous. Ce travail empirique a montré que les chefs d’entreprise se sont concentrés sur les intérêts des actionnaires et des hauts dirigeants eux-mêmes, et qu’ils n’ont pas réussi à négocier la protection des parties prenantes dans deux grands échantillons de transactions :

(i) les acquisitions d’entreprises publiques pendant la période COVID au cours de laquelle la rhétorique concernant les parties prenantes était largement employée par les chefs d’entreprise ( Bebchuk, Kastiel et Tallarita (2022) ) ;

(ii) les acquisitions régies par les statuts de la constitution des États autorisant et obligeant les dirigeants vendant leur entreprise à prendre en compte les intérêts des parties prenantes ( Bebchuk, Kastiel et Tallarita (2021)). En complément de ces études, notre étude de cas Twitter actuelle fournit un exemple particulièrement frappant et puissant de la façon dont les dirigeants d’entreprise ignorent en fait les parties prenantes (et toutes rhétoriques antérieures favorable aux parties prenantes) lors de la négociation d’une vente de leur entreprise.

*Lucian Bebchuk  est titulaire de la chaire James Barr Ames de droit, d’économie et de finance et directeur du programme sur la gouvernance d’entreprise à la faculté de droit de Harvard ; Kobi Kastiel  est professeur agrégé de droit à l’Université de Tel-Aviv et chercheur principal du programme de la faculté de droit de Harvard sur la gouvernance d’entreprise ; et Anna Toniolo est boursière postdoctorale au Programme sur la gouvernance d’entreprise de la Harvard Law School.

À la défense de Milton Friedman !


Voici un très bon exemple de défense de la théorie de  Milton Friedman lequel postule « que l’entreprise n’a qu’une seule responsabilité sociale  : utiliser ses ressources et s’engager dans des activités conçues pour augmenter ses profits, tant que cela reste dans les règles du jeu, c’est-à-dire tant que l’entreprise s’engage dans une concurrence ouverte et libre, sans tromperie ni fraude ».

Ce texte a été publié dans Harvard Law School Forum on Corporate Governance par Steven N. Kaplan *, professeur de Neubauer Family Professor of Entrepreneurship and Finance de l’University of Chicago Booth School of Business.

Friedman énonce la théorie de la primauté des actionnaires et dénonce l’approche ESG, c’est-à-dire l’approche qui accorde la primauté aux parties prenantes !

Moi je crois que l’auteur fait de l’aveuglement lorsqu’il avance que les décisions des conseils d’administration devraient être prises dans l’intérêt supérieur des actionnaires ! C’est plus simple à calculer et à visualiser… mais la réalité est toute autre !

En effet, les administrateurs sont toujours soumis aux multiples attentes des parties prenantes, et leurs décisions sont prises en tenant compte d’une grande variété de points de vue ancrés dans diverses représentations.

« Rappelons que la Business Roundtable, un groupe qui représente les PDG de grandes entreprises, a déclaré qu’il avait changé d’avis sur “l’objet d’une société”. Cet objectif n’est plus de maximiser les profits pour les actionnaires, mais de profiter également à d’autres “parties prenantes”, y compris les employés, les clients et les citoyens.

Bien que la déclaration soit une répudiation bienvenue d’une théorie très influente, mais fallacieuse de la responsabilité des entreprises, cette nouvelle philosophie ne changera probablement pas la façon dont les entreprises se comportent. La seule façon de forcer les entreprises à agir dans l’intérêt public est de les soumettre à une réglementation légale ».

(Éric Posner, professeur à la faculté de droit de l’Université de Chicago, The Atlantic, 22 août 2019).

 

Milton Friedman avait tort
Milton Friedman avait tort , The Atlantic

 

Quel est votre point de vue à ce sujet ?

The Enduring Wisdom of Milton Friedman

 

Milton Friedman a écrit son célèbre article sur la responsabilité sociale des entreprises il y a 50 ans. La sagesse de la pièce a été influente, productive et reste vraie aujourd’hui.

Il est important de comprendre ce que Friedman a réellement dit, et voulu dire : « Il y a une et une seule responsabilité sociale de l’entreprise : utiliser ses ressources et s’engager dans des activités conçues pour augmenter ses profits tant que cela reste dans les règles du jeu, ce qui c’est-à-dire s’engage dans une concurrence ouverte et libre, sans tromperie ni fraude. » J’interprète « bénéfices » comme signifiant la valeur actionnariale à long terme, qui est la valeur de l’entreprise. Cela rend compte du fait que la valeur totale pour les actionnaires peut augmenter si une entreprise prend des mesures qui réduisent les bénéfices à court terme, mais les augmentent davantage à moyen et à long terme. C’est sûrement ce que Friedman voulait dire.

De nombreux observateurs, y compris les organisateurs de la Conférence sur l’économie politique des finances du Stigler Center, estiment que son point de vue a été extrêmement influent. Il a été mis en œuvre aux États-Unis et dans le monde entier à partir des années 1980, encouragé par des universitaires comme Michael Jensen (un ancien de Booth et mon conseiller de thèse). [1] Quel a été le résultat de la maximisation de la valeur pour les actionnaires des entreprises associée à la mondialisation ? Permettez-moi de citer Nicholas Kristof, du New York Times, qui a écrit à la fin de 2019 (et prépandémique) : « Pour l’humanité dans son ensemble, la vie ne cesse de s’améliorer. » Les personnes vivant dans l’extrême pauvreté sont passées de 42 pour cent de la population mondiale en 1981 à moins de 10 pour cent aujourd’hui. C’est 2 milliards de personnes qui ne souffrent plus de l’extrême pauvreté. La pauvreté absolue a considérablement diminué aux États-Unis, passant de 13 % en 1980 à 3 % aujourd’hui. Et c’est plus ou moins ce que Friedman avait prédit. La pandémie affectera ces chiffres, mais j’espère que l’effet sera temporaire.

Je crois donc que nous devrions partir du principe que l’objectif de maximisation de la valeur pour les actionnaires a été extrêmement efficace à l’échelle mondiale de la manière qui compte le plus.

La maximisation de la valeur pour les actionnaires a été couronnée de succès parce que dans de nombreux cas, maximiser la valeur pour les actionnaires est en harmonie avec la prestation pour les parties prenantes. Apple et Microsoft, par exemple, ont apporté une valeur considérable non seulement aux actionnaires, mais également aux clients, aux employés et aux fournisseurs du monde entier.

Aujourd’hui, certains clients et employés se soucient davantage du fait que les entreprises sont responsables des questions environnementales et sociales, il peut donc être rentable de réagir. Friedman lui-même reconnaît : « Il peut être dans l’intérêt à long terme d’une société qui est un employeur important dans une petite communauté de consacrer des ressources à fournir des équipements à cette communauté ou à améliorer son gouvernement. Cela peut faciliter l’attrait des employés désirables, réduire la masse salariale ou diminuer les pertes dues au vol et au sabotage ou avoir d’autres effets intéressants. »

Mais il y a deux défis majeurs à donner la priorité aux parties prenantes par rapport aux actionnaires. Le premier défi est qu’il y a toujours des compromis. GM a fourni un excellent exemple l’année dernière en proposant de fermer une usine de production de voitures à essence dans le Michigan et d’en ouvrir une plus au Sud. [2]

Comment choisissez-vous ? Si vous fermez l’usine, vous blessez les travailleurs que vous licenciez et vous blessez la communauté du Michigan. D’un autre côté, si vous ne fermez pas l’usine, vous blessez les travailleurs et la communauté du Sud et vous blessez l’environnement. Cela importerait-il que l’usine fermée se trouve au Michigan ou en Chine ? Cela importerait-il que la nouvelle usine se trouve au Texas ou au Mexique ?

Pour Friedman, le choix est clair : faire ce qui maximise la valeur actionnariale de l’entreprise dans son ensemble. Lorsque vous vous écartez de cela et que vous considérez les autres parties prenantes, Friedman demande : « Si les hommes d’affaires ont une responsabilité sociale autre que de réaliser un maximum de profits pour les actionnaires, comment peuvent-ils savoir ce que c’est ? »

Et comment le conseil évalue-t-il le PDG ? Sans la primauté des actionnaires, il est très facile pour le PDG de dire : « J’ai fait du bon travail. »

Le PDG peut dire : « J’ai conservé l’ancienne usine et les employés ! Les employés et la communauté sont heureux. Je suis un grand succès !

Ou le PDG peut dire : «J’ai construit la nouvelle usine. L’environnement est heureux. La nouvelle communauté est heureuse. Je suis un grand succès !

Vous voyez le problème ? Le PDG peut presque tout faire et prétendre créer de la valeur.

Le deuxième défi majeur pour les parties prenantes plutôt que pour les actionnaires est la concurrence et l’investissement. De nombreux modèles, dont Hart et Zingales, ignorent les investissements et minimisent l’effet de la concurrence. Les entreprises sont en concurrence avec les « maximiseurs de valeur » pour les actionnaires. Les concurrents qui maximisent la valeur fonctionneront et investiront efficacement. Lorsqu’une entreprise donne la priorité à d’autres parties prenantes et ne maximise pas la valeur pour les actionnaires, l’entreprise est susceptible d’investir moins/fonctionner moins bien. Les constructeurs automobiles américains des années 60 et 70 en sont un bon exemple. Ils ont traité leurs syndicats et leurs employés comme des partenaires/parties prenantes. Ils ont été dévastés par les concurrents japonais.

Et Friedman est prescient et sage d’une manière supplémentaire. L’année dernière, la Business Roundtable, composée des PDG de plusieurs des plus grandes entreprises américaines, a publié sa déclaration d’intention peu judicieuse qui concluait : «Chacune de nos parties prenantes est essentielle. Nous nous engageons à leur offrir de la valeur à tous. » Friedman soulève une préoccupation vitale concernant la division des loyautés de cette manière. «Si les hommes d’affaires sont des fonctionnaires plutôt que les employés de leurs actionnaires, alors dans une démocratie, ils seront tôt ou tard choisis par les techniques publiques d’élection et de nomination. Et bien avant que cela ne se produise, leur pouvoir de décision leur aura été enlevé.

Juste au bon moment, la sénatrice Elizabeth Warren et d’autres politiciens ont répondu. Warren a écrit : «Pour obtenir des informations sur les actions tangibles que vous avez l’intention de prendre pour mettre en œuvre les principes… Je m’attends à ce que vous approuviez et souteniez sans réserve les réformes énoncées dans la loi sur le capitalisme responsable pour respecter les principes que vous approuvez.

Pour conclure, Friedman avait et a raison. Un monde dans lequel les entreprises maximisent la valeur pour leurs actionnaires a été extrêmement productif et fructueux au cours des 50 dernières années. En conséquence, les entreprises devraient continuer à maximiser la valeur pour les actionnaires tant qu’elles respectent les règles du jeu. Tout autre objectif incite au désordre, au désinvestissement, à l’ingérence du gouvernement et, finalement, au déclin.

Notes de fin

1 Nicholas Lemann y a consacré un livre entier, Transaction Man : The Rise of the Deal and the Decline of the American Dream. (retourner)

2 Greg Mankiw a utilisé une version de cet exemple dans sa chronique du New York Times du 24 juillet 2020. (retourner)

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*Steven N. Kaplan  est professeur de Neubauer Family Professor of Entrepreneurship and Finance de l’University of Chicago Booth School of Business.

Cet article est basé sur son article, initialement publié dans ProMarket. La recherche connexe du programme sur la gouvernance d’entreprise comprend la promesse illusoire de la gouvernance des parties prenantes par Lucian A. Bebchuk et Roberto Tallarita (discutée sur le forum ici ); Pour qui les chefs d’entreprise négocient  par Lucian A. Bebchuk, Kobi Kastiel et Roberto Tallarita (discuté sur le forum  ici ); et Vers un capitalisme équitable et durable par Leo E. Strine, Jr (discuté sur le forum ici ).

Comment la COVID-19 affecte-t-elle la rémunération des PDG et des administrateurs ?


Voici un article très intéressant de Andrew Gordon (Equilar, inc.), David F. Larcker (Stanford University), et Courtney Yu (Equilar, inc.) qui analyse les effets de la pandémie sur les rémunérations globales de CEO et des membres des conseils d’administration.

Cet article a été publié sur le Forum en gouvernance de Harvard Law School.

Voici les conclusions et les questionnements des auteurs à la suite d’une étude très détaillée des grandes entreprises américaines. J’ai utilisé l’outil de traduction de google afin de vous présenter les résultats.

Indépendamment de la valeur des ajustements annuels de rémunération que les entreprises ont effectués, les PDG ont subi une perte de richesse considérable en raison de leur propriété directe dans les actions de l’entreprise.

Sharing the Pain: How Did Boards Adjust CEO Pay in Response to COVID-19

 

U.S. firms shield CEO pay as pandemic hits workers, investors | Reuters

 

Pourquoi est-ce important ?

À la suite du COVID-19, moins de 20 % des entreprises publiques ont choisi d’apporter des modifications à leurs programmes de rémunération des dirigeants et des administrateurs. Selon l’angle à travers lequel ces changements sont mesurés — changement de salaire, rémunération totale ou perte de richesse — cela peut être considéré comme un sacrifice relativement modeste ou une perte importante de valeur.

Quelle a été la souffrance économique du PDG type ? En général, cela indique-t-il le succès ou l’échec de la conception du programme de compensation ?

Les entreprises qui ont connu des difficultés économiques étaient beaucoup plus susceptibles de réduire la rémunération des PDG et des administrateurs que celles qui ne l’ont pas fait. Ces PDG ont-ils la responsabilité de placer leurs entreprises dans une position de risque plus élevé entraînant des pertes plus importantes, ou leurs difficultés économiques étaient-elles dues à des facteurs tels que l’exposition à l’industrie qui étaient hors du contrôle du PDG ?

Dans ce dernier cas, les PDG de ces entreprises devraient-ils recevoir à l’avenir des primes supplémentaires pour compenser leurs pertes ? Quelle est la bonne chose à faire d’un point de vue économique ? Une perspective sociétale ?

Les PDG bénéficient généralement d’environnements économiques positifs et de valorisations boursières globales en hausse.

Les PDG devraient-ils être à l’abri des inversions de ces mêmes facteurs ? Dans l’affirmative, quelles implications cette asymétrie a-t-elle sur les incitatifs des PDG ? Cela crée-t-il une condition dans laquelle le PDG bénéficie de tout événement exogène ?

Le concept d’ESG (environnemental, social et de gouvernance) se concentre sur le fait que les entreprises qui embrassent réellement leurs parties prenantes et investissent dans leurs besoins ont un risque plus faible et des performances plus élevées. On s’attend à ce que ces entreprises subissent moins de pertes économiques en cas de ralentissement et qu’elles « agissent correctement » par leurs employés. Cependant, nous n’avons trouvé aucune différence observable entre les scores ESG des entreprises qui ont volontairement réduit la rémunération des PDG/administrateurs et celles qui ne l’ont pas fait, malgré des différences de performance.

Nous n’avons pas non plus trouvé de différence dans les scores ESG selon qu’ils choisissent ou non de licencier des employés.

Qu’est-ce que cela dit sur notre capacité à mesurer avec précision l’ESG ? Les entreprises affichant des scores ESG plus favorables sont-elles réellement « meilleures » du point de vue des parties prenantes ?

L’article complet est disponible en téléchargement ici.

Bonne lecture !

Le modèle de gouvernance canadien donne la primauté aux Stakeholders | Le modèle de Wall Street donne la primauté aux actionnaires !


Voici un article de Gesta Abols et Brad Freelan de la firme Fasken Martineau DuMoulin, qui montre comment les sociétés canadiennes cotées en bourse appliquent les principes du Business Roundtable depuis plus de dix ans.

En effet, au Canada, l’idée de la primauté accordée aux parties prenantes a fait son chemin dans les législations du pays depuis une décision rendue par la Cour suprême en 2008 eu égard à BCE.

The 2008 Supreme Court of Canada decision in BCE Inc. v 1976 Debentureholders rejected Revlon duties to maximize shareholder value in connection with a change of control transaction. In its decision, the court specifically provided that “the fiduciary duty of the directors to the corporation originated in common law. It is a duty to act in the best interests of the corporation. Often the interests of shareholders and stakeholders are co-extensive with the interests of the corporation. But if they conflict, the directors’ duty is clear—it is to the corporation.”

The thinking in the BCE decision has now been reflected in Canada’s federal corporate statute, which provides that that, when acting with a view to the best interests of the corporation, directors may consider, without limitation, the interests of shareholders, employees, retirees and pensioners, creditors, consumers and governments; the environment; and the long-term interests of the corporation.

Aux États-Unis, plusieurs croient que l’adoption de règles de gouvernance qui s’attaqueraient aux sacro-saints principes de la primauté de l’actionnariat irait à l’encontre du modèle d’affaires de Wall Street !

Je vous invite à lire ce court article paru sur le site du Harvard Law School Forum on Corporate Governance. Vos commentaires sont les bienvenus.

Shareholder Governance, “Wall Street” and the View from Canada

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The Business Roundtable, a group of executives of major corporations in the United States, recently released a statement on the purpose of a corporation that reflects a shift from shareholder primacy to a commitment to all stakeholders. While the statement seems radical to some, it is consistent with recent Canadian corporate law. Boards of directors in Canada have had to make decisions incorporating the concepts expressed in the Business Roundtable statement for over a decade.

The primary concern expressed by those opposed to a shift from shareholder primacy is that it undercuts managerial accountability, thereby resulting in increased agency costs and undermining the overall effectiveness and efficiency of corporations. The experience in Canada suggests such concerns are largely overblown.

A stakeholder-based governance model rejects the idea that corporations exist principally to serve shareholders. Instead, a stakeholder-based governance model requires the consideration of various stakeholder groups to inform directors as to what is in the best interest of the corporation.

The move to a stakeholder-based governance model is largely the result of general dissatisfaction with the shareholder primacy model, under which:

    • Management and boards felt intense pressure to focus on short-term results at the expense of long-term success;
    • Communities and workers often felt ignored or abandoned;
    • Customers felt unsatisfied with product quality and customer service;
    • And suppliers felt threatened and pressured to drive down costs, even if doing so requires reducing quality or moving offshore.

Indeed, the introduction of the statement by the Business Roundtable provides that:

Americans deserve an economy that allows each person to succeed through hard work and creativity and to lead a life of meaning and dignity. We believe the free-market system is the best means of generating good jobs, a strong and sustainable economy, innovation, a healthy environment and economic opportunity for all.

Put differently, a stakeholder model reflects a rejection of the Gordon Gekko ethos from the 1987 movie “Wall Street” that “greed, for lack of a better word, is good.”

The 2008 Supreme Court of Canada decision in BCE Inc. v 1976 Debentureholders rejected Revlon duties to maximize shareholder value in connection with a change of control transaction. In its decision, the court specifically provided that “the fiduciary duty of the directors to the corporation originated in common law. It is a duty to act in the best interests of the corporation. Often the interests of shareholders and stakeholders are co-extensive with the interests of the corporation. But if they conflict, the directors’ duty is clear—it is to the corporation.”

The thinking in the BCE decision has now been reflected in Canada’s federal corporate statute, which provides that that, when acting with a view to the best interests of the corporation, directors may consider, without limitation, the interests of shareholders, employees, retirees and pensioners, creditors, consumers and governments; the environment; and the long-term interests of the corporation.

At its most basic level, the move away from shareholder primacy better reflects the history and animating principles of corporate law, which establish that a corporation is a separate legal person and its shareholders are not owners of its assets per se, but investors with certain contractual and statutory rights (including a right to elect directors and a residual claim on the assets). That distinction―that shareholders are not owners in the classic sense―is of fundamental importance and gets to the heart of corporate governance and the role of boards. Indeed, the seminal work of Berle and Means, which has influenced a generation of corporate governance scholars, is focused exactly on the separation of ownership and control.

When the BCE decision first came out in Canada some expressed concern that a focus on the corporation provides no meaningful guidance for boards of directors. That concern has not manifested itself. The experience of advising boards following BCE has not been one of confusion or uncertainty―that’s not to say decisions are easy, but well-advised boards of directors understand and act in accordance with their fiduciary duties as expressed by BCE.

It is also worth pointing out that a singular focus on shareholders does not provide clear guidance to boards of directors. In a modern public company, shareholders come and go, each with their own investment criteria and objectives.

As a practical matter, in Canada, a stakeholder model allows directors to exercise their business judgment to consider the interests of stakeholders, to the extent those directors have an informed basis for believing that doing so will contribute to the long-term success and value of the corporation. However, in the context of a change of control transaction, much of the focus rightly remains on what consideration shareholders will receive.

As long as directors fulfill their duties of loyalty and due care when considering the interests and reasonable expectations of the corporation’s stakeholders, the business judgment rule protects Canadian directors from liability. Minutes of meetings should reflect, where appropriate, that directors considered such factors as reputation of the corporation, legal and regulatory risk, investments in employees, the environment and any other matter that could affect the success or value of the corporation.

Other factors that help address concerns of those who fear a stakeholder-based governance system is that the market for corporate control remains healthy and, since Canadian securities law does not permit a “just say no” defense, the threat of an unsolicited offer being made directly to shareholders is always present. In addition, product markets and reputational pressures also provide meaningful incentives to promote responsible and disciplined management. And perhaps most important, shareholders retain their most basic and powerful right in the stakeholder model: they elect the board of directors and can change the board if they are dissatisfied with its performance.

So, to our friends in the United States, we encourage you to consider the experience here in Canada before concluding that the ideas put forth by the Business Roundtable will undermine the effectiveness of your public corporations.

Vous recevez une invitation à vous joindre à un CA ! Comment devriez-vous agir ?


Dois-je me joindre à ce conseil d’administration ? Pourquoi me sollicite-t-on à titre de fiduciaire de ce CA ? Comment me préparer à assumer ce rôle ? J’appréhende la première rencontre ! Comment agir ?

Voilà quelques questions que se posent les nouveaux membres de conseils d’administration. L’article de Nada Kakabadse, professeure de stratégie, de gouvernance et d’éthique à Henley Business School, répond admirablement bien aux questions que devraient se poser les nouveaux membres.

L’article a été publié sur le site de Harvard Law School on Corporate Governance.

L’auteure offre le conseil suivant aux personnes sollicitées :

Avant d’accepter l’invitation à vous joindre à un CA, effectuez un audit informel pour vous assurer de comprendre la dynamique du conseil d’administration, l’étendue de vos responsabilités, et comment vous pouvez ajouter de la valeur.

Bonne lecture !

 

Questions non-execs should ask before joining the board

 

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The coveted role of non-executive director (NED) is often assumed to be a perfect deal all round. Not only is joining the board viewed as a great addition to any professional’s CV, but those offered the opportunity consistently report feeling excited, nervous and apprehensive about the new role, the responsibilities it entails and how they will be expected to behave.

Our ongoing research into this area is packed with commentary such as:

“If you’re a new face on the board, you pay a lot of attention to others’ behaviour, and you are very apprehensive. You try to say only things that you perceive that are adding value. You feel that saying the wrong thing or at the wrong time may cost you your reputation and place at the board”—new female NED.

“Joining the board I felt intimidated because I was in a foreign territory. I did not know how it was all going to work. I did not know personalities, nor a pecking order for the group”—male NED.

Despite this, the status that comes with being offered a place on the board usually serves to quickly put any such concerns to one side.

Board members who are perceived to be high profile or status tend to experience a feeling of high achievement, which is further magnified if the position is symbolic of their personal progress.

“I just felt very privileged to be invited and be part of this board, recognising the quality of the individuals that are already here”—male NED.

Questions to consider

 

Savvy and experienced NEDs begin by conducting an informal audit before joining the board. Questions that should come to mind include:

    • How will my business acumen help me understand this organisation’s situation?
    • Will my knowledge of governance, legal and regulatory frameworks allow me to effectively discharge my responsibilities?
    • Will my financial astuteness enable me to understand the company’s debt and finance issues?
    • Have I got the emotional intelligence to handle interpersonal relationships judiciously and empathetically?
    • Will my integrity help or hinder this board operation?
    • Ultimately, how will I add value to this board?

Many new NEDs don’t take this approach because they are just thrilled that an opportunity has arrived and eagerly accept the nomination. Then they attend their first board meeting and reality bites. The questions they find themselves suddenly asking are:

    • What kind of board have I joined?
    • What culture does this board have?
    • How will I contribute to the board?

“I am always honoured to be invited on to a board. But, I always undertake an audit about who sits on the board. Particularly important for me is ‘who is the chair of the board?’ I accept the invitation only if the chair meets my criteria”—experienced female NED.

It is important for all new NEDs to recognise the complexity that goes hand-in-hand with sitting on the board of any modern organisation. Areas that will need careful review include the nature of the business and its ownership structure, information overload, digitalisation, and society and stakeholder’s shifting expectations of what a board is for.

While the board and chair shape the culture, they cannot force it upon an organisation

The board and NED’s job are nuanced and challenging. Dilemmas, rather than routine choices, underpin most decisions. Mergers and acquisitions, restructuring and competitive pressures often bring this activities into sharp focus.

Ultimately the chair has the role of “responsibility maximiser”. They have to ensure that all groups’ views are considered and that, in the long term, these interests are served as well as possible. The chair should also ensure that decisions are felt to be well-considered and fair, even if they might not be to everyone’s liking.

According to the UK Corporate Governance Code one of the key roles for boards is to establish the culture, values and ethics of a company. It is important that the board sets the correct “tone from the top”.

A healthy corporate culture is an asset, a source of competitive advantage and vital to the creation and protection of long-term value. While the board and chair shape the culture, they cannot force it upon an organisation. Culture must evolve.

“The culture of the board is to analyse and debate. A kind of robustness of your argument, rather than getting the job done and achieving an outcome. Although decisions also must be made”—male NED.

An appetite for risk

 

Culture is closely linked to risk and risk appetite, and the code also asks boards to examine the risks which might affect a company and its long-term viability. Chairs and chief executives recognise the relevance of significant shifts in the broader environment in which a business operates.

Well-chosen values typically stand the test of time, but need to be checked for ongoing relevance

Acceptable behaviour evolves, meaning company culture must be adjusted to mirror current context and times. For example, consumers are far more concerned about the environmental behaviour and impact of an organisation than they were 20 years ago. Well-chosen values typically stand the test of time, but need to be checked for ongoing relevance as society moves on and changes.

The board’s role is to determine company purpose and ensure that its strategy and business model are aligned. Mission should reflect values and culture, something which cannot be developed in isolation. The board needs to oversee both and this responsibility is an inherently complex business that needs to satisfy multiple objectives and manage conflicting stakeholder demands.

Remuneration and promotion policies

 

Novice NEDs have the freedom to ask innocent and penetrating questions as they learn how to operate on a new board.

An excellent starting point is to ask HR for employee data and look for any emerging trends, such as disciplinary matters, warnings given, firings, whistleblowing or any gagging agreements. This information quickly unveils the culture of an organisation and its board.

Remuneration and promotion policies exert a significant influence over organisational culture

NEDs should further request details of remuneration and promotion policies. These exert a significant influence over organisational culture and as such should be cohesive, rather than divisive.

Most performance reviews take into account the fit between an executive and company’s managerial ethos and needs. Remuneration, in particular, shapes the dominant corporate culture. For example, if the gender pay gap is below the industry standard, this flags a potential problem from the outset.

Joining the board

 

Once a NED understands board culture they can begin to develop a strategy about how to contribute effectively. However, the chair also needs to play an essential role of supporting new members with comparatively less experience by giving them encouragement and valuing their contribution. New board members will prosper, provided there is a supportive chair who will nurture their talent.

Before joining the board undertake an audit. Interview other board members, the chair and CEO. Listen to their description of what a board needs, and then ask the questions:

    • Are there any taboo subjects for the board?
    • What is the quality of relationship between the chair and the rest of the board, the management team, and the CEO?

The answers to these questions will determine whether the prospective board member can add value. If “yes”, join; if “no”, then decline. As a new board member, get to know how the board really functions and when you gain in confidence start asking questions.

Take your time to fully appreciate the dynamics of the board and the management team so that, as a new member, you enhance your credibility and respect by asking pertinent questions and making relevant comments.

Problématiques de gouvernance communes lors d’interventions-conseils auprès de diverses organisations – Partie II – La présidence du CA


Lors de mes consultations en gouvernance des sociétés, je constate que j’interviens souvent sur des problématiques communes à un grand nombre d’organisations et qui sont cruciales pour l’exercice d’une gouvernance exemplaire.

Dans cette deuxième partie, j’aborde la définition des fonctions du président du conseil d’administration (PCA) d’une société.

L’article d’André Laurin intitulé « La fonction de président de CA » est certes l’un des textes les plus complets pour décrire les fonctions de président du conseil d’administration.

Dans ce document, l’auteur précise le « contexte et l’encadrement réglementaire et jurisprudentiel » en insistant sur le rôle crucial du PCA et sur le rehaussement des règles de gouvernance, entre autres la dissociation des fonctions de PCA et de PDG.

Voici de longs extraits de cet article.

La fonction de président de CA

 

Le leadership de la présidence – Collège des administrateurs de sociétés

 

Contexte et encadrement législatif réglementaire et jurisprudentiel

Rôle vital et hausse des normes de fonctionnement

Le président du conseil joue un rôle vital au sein d’une société. Ce rôle et les
responsabilités qui en découlent ont pris une importance accrue avec la hausse des normes de fonctionnement applicables aux conseils d’administration et, par conséquent, aux administrateurs. L’adoption de règles et de lignes directrices dans le cas des émetteurs assujettis, ou de directives dans le cas de certaines sociétés d’État, la publicité des pratiques exemplaires en matière de régie d’entreprise et les poursuites plus fréquentes intentées contre les administrateurs se sont conjuguées pour provoquer cette hausse des normes.

Parmi ces normes, on retrouve en première ligne dans le cas des émetteurs assujettis et de certaines sociétés d’État beaucoup de règles de divulgation, de contrôles et de conformité et une importance considérable accordée à la notion d’indépendance.

Les règles ont eu pour effet secondaire d’accroître la lourdeur administrative et les coûts pour les émetteurs assujettis et de susciter une image, à certains égards, négative de la gouvernance dans plusieurs milieux. Il importe de ne pas confondre ces règles avec la bonne gouvernance ni la conformité avec l’intégrité. Les premiers sont des moyens, à l’occasion exagérés, alors que les seconds sont des objectifs, toujours valables, que les sociétés doivent
rechercher.

Quant au critère d’indépendance, il ne devrait pas être érigé en valeur absolue et principale et, sous réserve de l’utile séparation des pouvoirs avec la direction dans nombre de cas, ne devrait pas céder le pas aux critères de compétence, d’expérience, de crédibilité, de légitimité et d’intégrité. De plus, la possibilité de certains conflits ponctuels d’intérêts ne devrait pas faire perdre automatiquement la qualification d’administrateur indépendant pour cette seule raison.

Yvan Allaire, président de l’Institut sur la gouvernance d’organisations privées et publiques et son coauteur Dr Mihaela Firsirotu ont bien résumé, dans une courte phrase, les limites à l’utilisation du critère d’indépendance « Le concept est sans intérêt quand il est mesurable et insaisissable quand il est intéressant ».

Élimination progressive du cumul des fonctions de chef de la direction et de président du conseil

Pendant plusieurs années et dans le cas de plusieurs sociétés, le président et chef de la direction occupait également le poste de président du conseil. Ce cumul de fonctions était très fréquent chez les émetteurs assujettis américains, mais moins fréquent chez les émetteurs assujettis canadiens.

Les dernières statistiques publiées par le Risk Metrics Group révèlent que 45 % des émetteurs assujettis américains n’octroient plus les deux postes à la même personne (environ 36 % des « Standard & Poors —500 companies » selon Corporate Library, un groupe de recherche de Portland, Maine).

Au Canada, le cumul est beaucoup moins fréquent chez les émetteurs assujettis. Selon un rapport de Patrick O’Callaghan et Associés, publié en décembre 2006 en partenariat avec Korn/Ferry International, 79 % des plus importants émetteurs assujettis canadiens avaient en 2005 un président de conseil ou un leader indépendant du conseil (c.-à-d. distinct du chef de la direction).

En ce qui a trait aux sociétés fermées à but lucratif, le cumul est encore une pratique très répandue et va nécessairement le demeurer dans la plupart des cas compte tenu de la réalité de l’entreprise, de sa direction et de son actionnariat. En effet, dans le cas de ces sociétés, l’actionnaire ou les actionnaires principaux sont très souvent les dirigeants de la société et exercent donc directement le contrôle sur celle-ci.

Quant aux OSBL, le cumul a été et demeure l’exception plutôt que la règle.

Nos commentaires sont donc surtout pertinents dans le cas des émetteurs assujettis, des OSBL et de certaines sociétés fermées à but lucratif (c.-à-d., celles comportant plusieurs actionnaires et qui n’ont pas de convention unanime d’actionnaires ou qui, ayant une telle convention, ont opté pour le non-cumul des fonctions).

On peut résumer comme suit un des arguments des tenants du non-cumul moins grande est l’implication de la majorité sinon de la totalité des actionnaires ou membres dans la gestion quotidienne de la société et plus forte devrait être la préférence pour le non-cumul des fonctions.

En effet, le non-cumul vise, entre autres, à permettre aux actionnaires ou membres d’exercer une surveillance adéquate de la direction et de la gestion quotidienne déléguée. La capacité d’exercer un jugement indépendant constitue un autre fondement de la position des partisans du non-cumul.

Silence relatif des lois sur le président du conseil et sur ses responsabilités particulières

Ni la Loi sur les compagnies (Québec) ne traitent des responsabilités du président du conseil. La Loi sur la gouvernance des sociétés d’État (Québec) régissant les sociétés d’État du gouvernement du Québec, prescrit, quant à elle, l’exigence d’indépendance du président du conseil et lui confie certaines tâches précises sans pour autant énoncer un mandat précis ou une description de tâches complète.

Les lignes directrices adoptées par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières, qui font partie de l’Instruction générale 58-201 relative à la gouvernance et qui s’adressent aux émetteurs assujettis canadiens, formulent certaines recommandations précises : « Le président du conseil devrait être un administrateur indépendant. Lorsque cela n’est pas approprié, un administrateur indépendant devrait être nommé pour agir comme “administrateur principal”.

Toutefois, un président du conseil indépendant ou un administrateur principal indépendant devrait jouer le rôle de véritable chef du conseil et veiller à ce que le programme de travail du conseil lui permette de s’acquitter correctement de ses fonctions.

Le conseil d’administration devrait élaborer des descriptions de poste claires pour le président du conseil et le président de chaque comité du conseil… »

La jurisprudence n’a presque pas abordé directement la question des obligations et des responsabilités particulières du président du conseil. Une décision australienne a cependant, établi que du fait de son rôle central de coordination des activités du conseil, la prestation du président du conseil devait être évaluée à la lumière des attentes et des pouvoirs liés à cette fonction.

« La Commission désire démontrer qu’il est monnaie courante dans les sociétés cotées que les responsabilités du président du conseil soient plus étendues que celles des autres administrateurs afin que celui-ci puisse veiller à ce que le conseil s’acquitte de ses tâches de surveillance. ».

Cette décision australienne va dans le sens des décisions canadiennes et américaines qui ont analysé la responsabilité de chacun des administrateurs à la lumière soit du poste occupé (p. ex., président ou membre d’un comité de vérification) soit des connaissances ou des compétences professionnelles particulières d’un administrateur (p. ex., l’avocat administrateur par rapport à une question juridique ou le spécialiste en financement par rapport à une évaluation financière ou aux conditions d’ententes de financement).

…

« Toutefois, à notre avis, les membres des comités de vérification devraient endosser une plus grande responsabilité que les autres administrateurs pour ce qui s’est produit lors de l’assemblée du conseil du 24 juillet 1990, non pas parce que le degré de diligence leur étant imposé était plus important, mais plutôt parce que leur situation était différente.

En tant que membres des comités de vérification, ils avaient plus de chances d’obtenir de l’information relative aux affaires de la société et d’examiner ces dernières que les non-membres. Par conséquent, on s’attendait à plus de leur part relativement à la surveillance du processus de communication de l’information financière et à la manière de signaler les problèmes aux autres administrateurs. »

La faute ou le respect ou non-respect des obligations d’un administrateur est évalué en fonction de son mandat, des attentes exprimées et des obligations qui lui sont imposées par la loi (diligence et loyauté). En l’absence de dispositions spécifiques de la loi, les tribunaux comparent le soin, la diligence et la compétence utilisés par l’administrateur à ceux de la personne prudente en pareilles circonstances ou, en d’autres termes, aux pratiques reconnues. L’article 122 (1) b) de la Loi canadienne sur les sociétés par actions fait d’ailleurs référence de manière explicite à cette comparaison :

Devoir des administrateurs et dirigeants

Les administrateurs et les dirigeants doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, agir :

    1. avec intégrité et de bonne foi au mieux des intérêts de la société ;
    2. avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve en pareilles circonstances une personne prudente.
      Par conséquent, la responsabilité potentielle du président du conseil est analysée à la lumière des obligations imposées à tout un chacun des administrateurs, mais en prenant en compte, dans son cas et entre autres, les responsabilités et les pouvoirs spécifiques qui lui ont été confiés, et de la façon dont un président du conseil prudent devait ou aurait dû se comporter dans les circonstances. Donc, peu de pistes jurisprudentielles directes, mais certains indices d’évaluation de la responsabilité particulière d’un président du conseil.


Portrait suggéré par les meilleures pratiques

Sauf dans certaines circonstances exceptionnelles, la fonction de président du conseil comporte deux (2) volets principaux dans le cas de la majorité des sociétés où il y a non-cumul des fonctions de président du conseil et de chef de la direction :

    • la coordination et l’animation du conseil, et
    • l’interface entre le conseil et la direction.

Coordination et animation

Bien que le conseil doive assumer, en vertu de la plupart des lois constitutives, la responsabilité de la gestion de la société, la gestion quotidienne est, quant à elle, habituellement déléguée aux dirigeants, le conseil conservant la surveillance de cette gestion (« nose in fingers out ») et certains sujets prioritaires.

Le rôle principal du président du conseil est d’exercer ses talents et ses compétences, de consacrer le temps, les efforts et l’énergie raisonnables pour favoriser un fonctionnement et un rendement optimaux du conseil et de veiller au bon fonctionnement du conseil et à l’exécution de son mandat.

Voici les rubriques communes qu’un mandat du conseil devrait comprendre dans le cas de presque tous les types de sociétés :

    • promotion d’une culture éthique et d’intégrité au sein de la société et dans ses relations et transactions ;
    • surveillance de la gestion ;
    • orientations et plan stratégique ;
    • définition des rôles et des attentes (conseil, direction, président) ;
    • planification de la relève (direction et conseil) ;
    • budget et états financiers ;
    • contrôles et politiques (p. ex., code d’éthique) ;
    • gouvernance et mises en candidature ;
    • gestion des risques ;
    • évaluation et rémunération (dirigeants et conseil) ;
    • divulgation et qualité de l’information.

Il est évident que la responsabilité de surveillance de la gestion implique des rapports, des questions et des vérifications. Les administrateurs ne doivent pas être que des approbateurs aveugles ou complaisants des propositions et des actions de la direction ; ils doivent surveiller, questionner et vérifier.

Cependant, il faut rappeler qu’ils doivent clairement consacrer une part importante de leur énergie à apporter une valeur ajoutée à la société et à aider la direction à élaborer et réaliser le plan stratégique de la société.

En d’autres termes, et pour reprendre un thème cher à Yvan Allaire, auquel ce bulletin référait précédemment, ils ne devraient pas limiter leur rôle à l’aspect « fiduciaire », mais devraient être des contributeurs importants à la création de valeur.

Dans la coordination de l’exécution du mandat du conseil, le président du conseil est donc appelé à favoriser la répartition et la contribution des talents et des compétences des administrateurs en fonction de cette dynamique créatrice de valeur. C’est donc sous l’éclairage de ce commentaire que doivent être compris les différents volets de la tâche du président du conseil qu’on retrouve dans les lignes
qui suivent.

Pour favoriser l’exécution de ce mandat du conseil, le président du conseil devrait, avec « le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve en pareilles circonstances une personne prudente », entre autres :

  1. veiller à ce que les administrateurs :
    • reçoivent la formation et l’information pertinentes et nécessaires en temps utile ;
    • puissent obtenir réponse à leurs questions ;
    • puissent recevoir l’assistance matérielle (outils et documents) et celle d’experts ; et
    • puissent exprimer leurs points de vue et donc à ce qu’une part importante du temps alloué aux réunions soit réservée à l’expression de leurs questions et commentaires ;
  1. veiller à ce que chacun des éléments du mandat du conseil fasse l’objet d’actions, de décisions et de suivis lors des réunions du conseil, selon un calendrier et un programme de travail ; ainsi, il devrait préparer les réunions du conseil (y compris, de manière plus spécifique, élaborer l’ordre du jour, obtenir ou faire préparer les documents qui doivent être soumis et prévoir, choisir et organiser les présentations qui seront faites au conseil) et vérifier le suivi qui a été fait aux demandes et aux décisions antérieures du conseil ;
  2. diriger et animer les réunions formelles et informelles du conseil de manière à faire ressortir les points de vue de chacun et à favoriser l’élaboration de solutions et la prise de décisions (« consensus builder ») ;
  3. entre les réunions, s’informer des préoccupations des
    administrateurs à l’égard de la société et de ses activités, de la direction de la société, du fonctionnement du conseil et de la prestation des autres
    administrateurs ;
  4. aider les nouveaux administrateurs à faire un apprentissage rapide de leur charge ;
  5. coordonner l’évaluation du fonctionnement et de la prestation du conseil en collaboration avec le comité à qui le mandat de responsabilité de gouvernance a été confié et collaborer à l’évaluation que les autres administrateurs et la direction devraient faire de cette prestation ;
  6. veiller à ce que les plaintes, les commentaires et les suggestions des actionnaires ou des membres puissent être recueillis et communiqués au conseil, si ceux-ci sont d’importance, et à ce que toute atteinte aux droits des actionnaires ou membres portées à sa connaissance soit rapidement corrigée ou, à défaut, communiquée au conseil ;
  7. voir à ce que les assemblées des actionnaires ou membres soient dûment convoquées et à ce que les actionnaires ou membres puissent exercer leurs droits lors et à l’égard de ces assemblées et les présider à moins que cette présidence soit confiée à un professionnel ;
  8. veiller à ce que chaque comité du conseil respecte son mandat et son programme de travail et fasse dûment rapport au conseil ;
  9. surveiller le respect des politiques de la société applicables aux administrateurs par ceux-ci, à moins que ce mandat ne soit confié à un comité du conseil ;
  10. appuyer le chef de la direction en ce qui a trait à la représentation de la société auprès de la communauté ;
  11. selon des balises établies de concert avec la direction ou validées par le conseil, assumer une partie des communications officielles de la société dans certaines circonstances.

Rôle d’interface entre le conseil et la direction

Les motifs de bonne gouvernance qui militent en faveur du non-cumul des fonctions et d’une dynamique d’imputabilité de la direction envers le conseil ou, en d’autres termes, d’un juste équilibre de poids et contrepoids (« check and balance ») n’ont pas pour effet de diminuer l’importance du travail d’équipe entre la direction et le conseil dans la poursuite des objectifs de la société.

Le président du conseil est au centre de ces deux dynamiques auxquelles le conseil doit participer.

D’une part, c’est le président du conseil qui, comme on l’a vu, doit préparer et coordonner les travaux du conseil et veiller à ce que les décisions du conseil soient respectées par la direction. À ce titre, il devrait, par exemple :

    • communiquer à la direction les demandes, les attentes et les commentaires du conseil ;
    • obtenir pour le conseil les rapports désirés (rapports réguliers sur matières précises et sur le suivi de l’implantation des décisions) ;
    • s’informer auprès de la direction de tout élément important qui devrait être porté à la connaissance du conseil ou de l’un de ses comités ;
    • avec le comité de gestion et de rémunération des cadres supérieurs, suivre l’évolution de la carrière des principaux dirigeants, du plan de relève, des prestations des autres dirigeants et de la dynamique prévalant au sein de l’équipe de direction, de même qu’évaluer le chef de la direction pour que des rapports et des recommandations éclairés puissent être transmis au conseil ;
    • faire le point avec le chef de la direction sur une base régulière, entre les réunions, sur les perspectives de la société, les préoccupations, les défis et problèmes plus immédiats et les projets importants (financement, acquisition…) de la direction ;
    • veiller à ce que la direction soumette au conseil d’administration toute question qui est du ressort du conseil.

D’autre part, en plus de son rôle et de ses responsabilités officielles, le président du conseil est appelé, en pratique et dans la plupart des cas, à être le conseiller et souvent le confident du chef de la direction et parfois celui d’autres membres de la direction. Ainsi, le chef de la direction peut vouloir par exemple lui exprimer à l’occasion ses frustrations ou préoccupations personnelles ou encore lui demander son avis sur un projet donné ou un problème particulier.

Dans le contexte du travail d’équipe, ce rôle de sage et de conseiller est non seulement normal et sain, mais essentiel. Par ailleurs, en le jouant, le président du conseil doit être prudent et ne pas mettre en échec ou s’écarter de son rôle et de ses responsabilités officielles. De manière plus particulière, il ne doit pas affaiblir ses responsabilités et son rôle d’évaluation du chef de la direction.

Circonstances exceptionnelles d’implication plus directe

Certaines situations peuvent et, dans nombre de cas, devraient provoquer une implication plus directe du conseil et, par voie de conséquence, du président du conseil. Mentionnons, de manière non exhaustive, certaines circonstances :

    • la survenance d’événements susceptibles d’influer négativement et de manière importante sur la profitabilité de la société, l’avoir des actionnaires, la capacité de la société de poursuivre ses objectifs et sa mission ou encore sa réputation ; les situations d’insolvabilité de la société ;
    • les projets majeurs d’acquisition ;
    • les décisions susceptibles d’influer sur les droits des actionnaires ou des membres à ce titre ;
    • toute initiative d’un tiers visant à acquérir une partie significative des titres de la société ou de ses éléments d’actif (OPA ou autre type) ;
    • de façon plus générale, toute situation où les intérêts personnels de la direction sont susceptibles d’être en conflit avec ceux de la société ou de
      l’ensemble de ses actionnaires ou de ses membres ;
    • toute modification importante du plan stratégique ou du plan d’affaires de la société ;
    • toute dénonciation, allégation ou manifestation apparente d’une violation importante d’une règle de droit en matière de valeurs mobilières ou d’une règle de droit ayant pour objet la protection des actionnaires ou des membres de la société ;
    • toute dénonciation, allégation ou manifestation apparente d’une violation par la société de toute autre règle de droit susceptible d’entraîner des conséquences sérieuses pour la société ;
    • l’incapacité d’agir du chef de la direction pour quelque raison que ce soit, ou sa démission ou son congédiement.

Dans de telles circonstances, le président du conseil devrait clairement veiller à ce que le conseil soit rapidement et complètement informé et à ce qu’il contrôle et encadre l’élaboration de solutions ou de mesures correctrices, prenne les décisions qu’il juge appropriées et surveille le processus d’implantation de ces décisions.

Dans un tel contexte, le conseil devrait, dans plusieurs de ces cas, donner un mandat spécifique au président du conseil, à un autre administrateur ou à un comité pour que celui-ci joue un rôle plus important et plus direct que celui assumé en temps normal, de manière à ce que le conseil, par son intermédiaire, exerce un véritable contrôle du respect de ses décisions et du processus de gestion des circonstances exceptionnelles en question.

Écueils à éviter

Les raisons qui sont à l’origine de la séparation des fonctions et des pouvoirs du président du conseil et du chef de la direction et d’une répartition claire des mandats entre la direction et le conseil (« nose in fingers out ») nous permettent également de relever certains écueils qu’un président du conseil devrait éviter. Ainsi, le président du conseil devrait
idéalement éviter :

    • de se mêler de la gestion quotidienne ;
    • d’intervenir auprès des membres de la direction qui relèvent du chef de la direction ou des autres employés sauf pour poser des questions et ainsi éviter d’affecter négativement la crédibilité et l’autorité des dirigeants ;
    • de donner quelque directive que ce soit au chef de la direction qui ne serait pas l’expression des décisions du conseil et du ressort de celui-ci ;
    • sauf dans les circonstances exceptionnelles décrites précédemment, de ne pas maintenir la distance critique qui doit être maintenue entre la direction et le conseil et ainsi diminuer ou éliminer l’imputabilité de la direction ;
    • de devenir dans la pratique et au quotidien l’équivalent d’un supérieur immédiat du chef de la direction ;
    • d’accepter des faveurs personnelles importantes qui soient susceptibles d’influer sur l’exercice de son jugement indépendant à l’égard de la direction en général et du chef de la direction en particulier ; et
    • dans le cas où le président du conseil diverge de point de vue avec la majorité des administrateurs, d’amener le chef de la direction à ne pas implanter la décision du conseil de façon à aller dans le sens de la position minoritaire qu’il soutient.Plusieurs ont souligné que la présence physique quotidienne régulière du président du conseil dans les bureaux de la société accroît les risques qu’il se mêle de choses qui ne le regardent pas ou qu’il ne maintienne pas la distance suffisante pour assurer l’équilibre de poids et contrepoids « check and balance ».

Assistance au président du conseil

La société doit fournir au président du conseil les outils et les ressources matérielles et humaines adéquats pour accomplir son travail. Si tel n’est pas le cas, il sera difficile pour le président du conseil d’exécuter son mandat de manière efficace.

Ainsi, le président du conseil devrait avoir accès aux ressources du secrétariat de la société. Le mandat du secrétaire corporatif devrait prévoir que celui-ci doit respecter les instructions du président du conseil à l’égard des réunions du conseil. De plus, le secrétaire corporatif devrait respecter les exigences de confidentialité que peuvent lui imposer à l’occasion le président du conseil, les présidents de comités du conseil, le conseil ou les comités eux-mêmes, et ce, même à l’égard de la direction. Enfin, la direction devrait recueillir et prendre en compte les commentaires du président du conseil et du conseil sur l’évaluation de la prestation du secrétaire corporatif.

Compétences, qualités et habiletés d’un président du conseil

Les propos suivants se risquent à suggérer un profil idéal de certaines compétences, qualités et habiletés que devrait posséder un bon président de conseil d’administration.

Commençons par la négative : le président du conseil ne devrait pas être un gestionnaire frustré ou une personne assoiffée de pouvoir.

Outre les qualités évidentes d’intelligence et de leadership et les talents requis pour dégager ou bâtir des consensus, une personne appelée à assumer le poste de président du conseil devrait, entre autres et de manière plus particulière :

    • être capable d’exercer un jugement indépendant par rapport à la direction et à ses intérêts personnels ;
    • avoir la capacité de comprendre les enjeux, les défis, les réalités et les problèmes d’une direction d’entreprise ;
    • être un bon juge de personnes ; avoir une grande capacité d’écoute, de compréhension et de respect des autres ;
    • avoir une capacité de synthèse, un bon sens des priorités et un bon jugement ;
    • être capable de faire ressortir les talents et les points de vue de chacun ;
    • avoir une capacité de communication de haut niveau ;
    • avoir un profil d’intégrité sans taches ;
    • être capable de faire preuve d’une humilité suffisante pour laisser les feux des projecteurs se porter sur le chef de la direction plutôt que sur lui ;
    • avoir une connaissance adéquate du secteur d’activités dans lequel la société œuvre ou avoir la capacité d’acquérir rapidement cette connaissance ;
    • avoir la capacité ou le courage de prendre des décisions difficiles ; et
    • avoir un parcours et une expérience où ces compétences, ces qualités, ces talents et ces habiletés ont pu être éprouvés avec succès.

Aux États-Unis, certains ont d’ailleurs invoqué l’impossibilité de trouver des personnes offrant un tel profil pour justifier le maintien du cumul des fonctions.

Les votes et l’expression de dissidences ne devraient pas constituer des pratiques régulières au sein du conseil, car elles ne traduisent pas un fonctionnement harmonieux et collégial et à l’enseigne de la recherche du consensus. Un véritable bâtisseur de consensus est habituellement capable d’en réduire la fréquence de façon significative.

Présidents de comités

Plusieurs des commentaires formulés à l’égard du président du conseil s’appliquent dans une bonne mesure aux présidents de comités du conseil, aux présidents de comités de retraite ou d’autre type de comités, en faisant certaines adaptations.

Conclusion

Chaque société et chaque époque de l’évolution d’une société ont leurs caractéristiques et leurs exigences. Le contexte, l’identité des actionnaires ou des membres de la société, selon le cas, la composition du conseil et la personnalité du président du conseil et celle de chef de la direction font partie des nombreux facteurs qui vont influer sur le rôle du président du conseil et sur les qualités spécifiques que le président du conseil d’une société donnée devrait posséder.

Toutefois, les caractéristiques et exigences fondamentales devraient demeurer les mêmes et ce, peu importe les circonstances. Ce bulletin a tenté d’en décrire certaines.

 

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Dans des billets ultérieurs, je reviendrai sur plusieurs autres problématiques de gouvernance qui font l’objet de préoccupations par les conseils d’administration :

    1. La clarification des rôles et responsabilités des principaux acteurs de la gouvernance : (1) conseil d’administration (2) présidence du conseil d’administration (3) direction générale (4) comités du conseil (5) secrétaire du conseil d’administration.
    2. La composition et les rôles des comités du conseil soutenant la gouvernance : (1) comité de gouvernance et d’éthique (2) comité des ressources humaines et (3) comité d’audit.
    3. La révision de la composition du conseil d’administration : nombre d’administrateurs, profils de compétences, types de représentation, durée et nombre de mandats, indépendance des administrateurs, etc.
    4. La réévaluation du rôle du comité exécutif afin de mieux l’arrimer aux activités des autres comités.
    5. L’importance du rôle du secrétaire du conseil eu égard à son travail, avant, pendant et après les réunions du conseil.
    6. L’évaluation du processus de gestion des réunions du CA qui met l’accent sur l’amélioration de la dynamique d’équipe et la justification d’un huis clos productif et efficace.
    7. La raison d’être d’un processus d’évaluation annuelle de l’efficacité du conseil et la proposition d’instruments d’auto-évaluation des administrateurs.
    8. Les caractéristiques d’une bonne reddition de compte de la part de la direction générale.
    9. L’intégration des nouveaux administrateurs afin de les rendre opérationnels rapidement.
    10. L’adoption d’un code d’éthique des administrateurs exemplaire.

Au cours des prochaines semaines, j’aborderai les autres problématiques vécues lors de mes interventions-conseils.

Bonne lecture. Vos commentaires sont les bienvenus.

Problématiques communes de gouvernance lors d’interventions-conseils auprès de diverses organisations – Partie I – Relations entre président du CA et DG


Lors de mes consultations en gouvernance des sociétés, je constate que j’interviens souvent sur des problématiques communes à un grand nombre d’organisations et qui sont cruciales pour l’exercice d’une gouvernance exemplaire.

Aujourd’hui, j’aborde l’une des plus grandes difficultés qui confrontent les conseils d’administration : la gestion des relations de pouvoir entre le président du CA (et certains administrateurs) et la direction générale.

 

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Dans des billets ultérieurs, je reviendrai sur plusieurs autres problématiques de gouvernance qui font l’objet de préoccupations par les conseils d’administration :

 

La clarification des rôles et responsabilités des principaux acteurs de la gouvernance : (1) conseil d’administration (2) présidence du conseil d’administration (3) direction générale (4) comités du conseil (5) secrétaire du conseil d’administration.

La composition et les rôles des comités du conseil soutenant la gouvernance : (1) comité de gouvernance et d’éthique (2) comité des ressources humaines et (3) comité d’audit.

La révision de la composition du conseil d’administration : nombre d’administrateurs, profils de compétences, types de représentation, durée et nombre de mandats, indépendance des administrateurs, etc.

La réévaluation du rôle du comité exécutif afin de mieux l’arrimer aux activités des autres comités.

L’importance du rôle du secrétaire du conseil eu égard à son travail, avant, pendant et après les réunions du conseil.

L’évaluation du processus de gestion des réunions du CA qui met l’accent sur l’amélioration de la dynamique d’équipe et la justification d’un huis clos productif et efficace.

La raison d’être d’un processus d’évaluation annuelle de l’efficacité du conseil et la proposition d’instruments d’auto-évaluation des administrateurs.

Les caractéristiques d’une bonne reddition de compte de la part de la direction générale.

L’intégration des nouveaux administrateurs afin de les rendre opérationnels rapidement.

L’adoption d’un code d’éthique des administrateurs exemplaire.

 

Le maintien de relations harmonieuses et continues entre le président du conseil et le directeur général est, selon mon expérience, absolument essentiel à l’exercice d’une saine gouvernance.

Selon de nombreux auteurs sur l’efficacité des conseils d’administration, il est important que le président ait la légitimité et la crédibilité requises pour gérer une saine tension entre les administrateurs et la direction générale de l’organisation.

Il n’y a pas de place pour la complaisance au conseil. Les administrateurs doivent bien comprendre que leur rôle est de veiller aux « intérêts supérieurs » de la société, et non aux intérêts propres à certains groupes de membres. Les administrateurs ont également la responsabilité de tenir compte des parties prenantes lors de leurs délibérations.

Le directeur général (DG) de la société est embauché par le CA pour gérer et exécuter la mission de l’organisation, en réalisant une stratégie liée à son modèle d’affaires. Lui aussi doit travailler en fonction des intérêts de la société, mais c’est la responsabilité fiduciaire du conseil d’administration de s’en assurer en mettant en place les mécanismes de surveillance appropriés.

La théorie dite de « l’agence », sur laquelle reposent les règles de gouvernance, stipule que le conseil d’administration représente l’autorité souveraine de l’organisation (puisqu’il possède la légitimité que lui confèrent les membres en assemblée générale).

Le CA confie à un DG qui, avec son équipe de gestionnaires, a la responsabilité de réaliser les objectifs stratégiques retenus. Les deux parties — le CA et la direction générale — doivent bien comprendre leurs rôles respectifs, et trouver les bons moyens pour gérer la tension inhérente à l’exercice de la gouvernance et de la gestion.

Les administrateurs doivent s’efforcer d’apporter une valeur ajoutée à la gestion en conseillant la direction sur les meilleures orientations à adopter, ainsi qu’en instaurant un climat d’ouverture, de soutien et de transparence propice à la réalisation de performances élevées.

Il est important de noter que l’organisation s’attend à la loyauté des administrateurs ainsi qu’à leur indépendance d’esprit face à la direction. Les administrateurs sont imputables envers la société. C’est la raison pour laquelle le conseil d’administration doit absolument mettre en place un processus d’évaluation de son fonctionnement et divulguer sa méthodologie.

De plus, il est important de noter qu’à l’instar des administrateurs, le président élu doit loyauté envers l’organisation et le conseil d’administration, et non envers les membres ou les actionnaires.

Les experts en gouvernance suggèrent que les rôles et les fonctions de président de l’organisation soient distincts de ceux du DG. Ils affirment que la séparation des fonctions entre la présidence et la direction générale est généralement bénéfique à l’exercice de la responsabilité de fiduciaire des administrateurs, c’est-à-dire que des pouvoirs différents permettent d’éviter les conflits d’intérêts, tout en assurant la légitimité du processus de gouvernance.

L’un des documents fondamentaux pour un président de CA est la publication  » La présidence du conseil d’administration d’une société d’État  » a été rendue possible grâce à l’appui du ministère du Conseil exécutif du Québec et des partenaires fondateurs du Collège des administrateurs de sociétés (CAS).

Dans ce document, très complet, on retrouve toute l’information essentielle concernant les rôles et les responsabilités des présidents de conseil, notamment à l’égard du directeur général. En voici la table des matières :

 

    1. Quel est le rôle du président envers le CA ?
    2. Quel est le rôle du président à l’égard des membres du CA ?
    3. Quel est le rôle du président d’un CA d’une société d’État à l’égard de son président-directeur général ?
    4. Quel est le rôle du président à l’égard du ministre responsable, de son ministère et des parlementaires ?
    5. Quelle est la responsabilité du président quant à la gouvernance du CA ?
    6. Le président a-t-il une responsabilité particulière quant à l’éthique de l’organisation ?
    7. Quelle est la responsabilité du président quant au recrutement, à l’accueil et au perfectionnement des membres du CA ?
    8. Comment le président peut-il planifier le travail du CA ?
    9. Quelle est la responsabilité du président quant à l’information fournie aux membres du CA ?
    10. Quelle est la responsabilité du président quant aux réunions du CA ?
    11. Quelle est la responsabilité du président à l’égard des comités du CA ?
    12. Quelle est la responsabilité du président relativement à la solidarité des membres et aux possibles dissensions au sein du CA ?
    13. Quelle est la responsabilité du président quant à la performance de l’organisation ?
    14. Quelle est la responsabilité du président du CA à l’égard de la représentation externe de l’organisation ?
    15. Le président a-t-il une responsabilité particulière à l’égard des risques et des crises ?
    16. Quelle est la responsabilité du président dans l’évaluation du conseil d’administration et du PDG ?
    17. Quelle responsabilité le président a-t-il dans la reddition de comptes tant externe qu’interne de son organisation ?
    18. Quelle est la responsabilité du président du CA quant à la relève éventuelle du PDG et à sa propre succession ?
    19. Quelles sont les caractéristiques personnelles et administratives d’un président de CA ?

 

Ce document présente toutes les définitions de fonctions de la présidence ainsi que tous les pouvoirs qui lui sont conférés. Il serait, à mon avis, essentiel que celui-ci serve de base à la rédaction du règlement général. Il pourrait en faire partie intégrante puisque ce texte a été conçu pour les présidents de conseil d’administration en général.

Voici, à titre d’exemple, un extrait de la section 3 portant sur le rôle du président d’un CA à l’égard de son directeur général.

En ce qui a trait à la relation entre le président du CA et le DG, le principe fondamental est simple : le président dirige le CA qui, lui-même, a autorité sur le DG.

« Le président s’assure que le conseil joue pleinement son rôle, notamment à l’égard de l’approbation des orientations stratégiques, de la gestion de la performance et des risques ainsi que de la surveillance effective de la direction.

Par sa position, le président est amené à faire en sorte que la responsabilité de supervision du CA ne s’exerce pas au détriment de celles plus opérationnelles de la direction générale. En effet, le DG est le prolongement du CA dans l’organisation et, à ce titre, c’est lui qui a autorité sur la haute direction et l’effectif de l’organisation ; il n’appartient pas aux membres du CA d’intervenir dans la gestion interne, sauf lorsque la loi le prévoit. Le président du CA doit lui-même respecter, et faire respecter par chacun des membres du conseil, cette limitation de leur champ de responsabilité.

Étant plus fréquemment que les autres membres du CA en contact avec le DG, le président est à même d’appuyer l’action de ce dernier. Pour ce faire, il doit s’assurer que les orientations et les décisions du CA lui laissent la marge de manœuvre et l’autorité qu’il lui faut. Il doit aussi, avec la collaboration du comité des ressources humaines, procéder à l’évaluation de la performance du DG selon le processus et les balises déterminés et en fonction des attentes formulées par le CA.

Des rencontres régulières entre le président du CA et le DG sont indispensables au maintien d’une relation empreinte de confiance. Cette relation privilégiée est d’autant plus importante que, généralement et dans tous les organismes et sociétés assujettis à la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État, le DG est d’office membre du conseil d’administration. Tous deux ont avantage à avoir la même compréhension de leur rôle respectif, à partager l’information dont ils disposent avec la plus grande transparence, à faire preuve d’une grande franchise dans leurs échanges et à se soutenir mutuellement dans l’accomplissement de leurs tâches respectives.

Cependant, vu la différence des rôles qu’ils ont à jouer, leur relation ne doit laisser place à aucune complaisance. Ainsi conduite, cette relation devient le gage d’une action globale efficace ».

Au cours des prochaines semaines, j’aborderai les autres problématiques vécues lors de mes interventions-conseils.

Bonne lecture. Vos commentaires sont les bienvenus.

Tendances observées eu égard à la diversité des conseils d’administration américains en 2019


L’article publié par Subodh Mishra, directrice générale de Institutional Shareholder Services (ISS), paru sur le site du forum de Harvard Law School montre clairement que les tendances eu égard à la diversité des Boards américains sont remarquables.

Qu’entend-on par la diversité des conseils d’administration ?

    1. le taux de remplacement des administrateurs sur le conseil
    2. le pourcentage de femmes qui accèdent à des conseils
    3. la diversité ethnique sur les conseils
    4. le choix d’administrateurs dont les compétences ne sont pas majoritairement financières
    5. le taux de nouveaux administrateurs pouvant être considérés comme relativement jeune

L’étude indique que pour chacune de ces variables, les conseils d’administration américains font preuve d’une plus grande diversité, sauf pour l’âge des administrateurs qui continue de croître.

Je vous invite à prendre connaissance de cet article pour vous former une idée plus juste des tendances observées sur les conseils d’administration.

Je n’ai pas de données comparables au Canada, mais je crois que la tendance à l’accroissement de la diversité est similaire.

Bonne lecture !

 

U.S. Board Diversity Trends in 2019

 

 

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As the U.S. annual shareholder meeting season is coming to an end, we review the characteristics of newly appointed directors to reveal trends director in nominations. As of May 30, 2019, ISS has profiled the boards of 2,175 Russell 3000 companies (including the boards of 401 members of the S&P 500) with a general meeting of shareholders during the year. These figures represent approximately 75 percent of Russell 3000 companies that are expected to have a general meeting during the year. (A small portion of index constituents may not have a general meeting during a given calendar year due to mergers and acquisitions, new listings, or other extraordinary circumstances).

Based on our review of 19,791 directorships in the Russell 3000, we observe five major trends in new director appointments for 2019, as outlined below.

1. Board renewal rates continue to increase, as board refreshment, director qualifications, and board diversity remain high-priority issues for companies and investors.

2. The percentage of women joining boards reaches a new record high, with 45 percent of new Russell 3000 board seats filled by women in 2019 (compared to only 12 percent in 2008) and 19 percent of all Russell 3000 seats held by women.

3. Ethnic diversity also reached record highs, but has grown at a much slower rate, with approximately 10 percent of Russell 3000 directors currently belonging to an ethnic minority group, while 15 percent of new directors are ethnically diverse.

4. New director appointments focus on non-financial skillsets, with an increased proportion of directors having international experience, ESG expertise, and background in human resources.

5. The average director age continues to increase, as the appointment of younger directors is less frequent than in previous years, with only 7.2 percent of new directorships filled by directors younger than 45 years, compared to 11.5 percent of new directors in 2008.

Board Refreshment

 

After a decline in board renewal rates in the first years after the Great Recessions, boards began to add more new directors starting in 2012 and reached record numbers of board replenishment in 2017 and 2018, as a growing number of investors focused on board refreshment and board diversity. In 2019, the trend of board renewal continued, as we observe relatively higher rates of new director appointments as a percentage of all directorships compared to the beginning of the decade. But overall renewal rates are low. As of May 2019, only 5.3 percent of profiled Russell 3000 board directors were new to their boards, down from the record-high figure of 5.7 percent in 2018.

 

Proposals by Category

 

The surge in new director appointments observed in the past few years can be attributed to a greater emphasis on board gender diversity and board refreshment by many investors and companies. The percentage of companies introducing at least one new board member increased from 34.3 percent in 2018 to 35.6 percent this year. The percentage of companies introducing at least two new directors declined from 11.2 percent in 2018 to 10.2 percent in 2019, consistently above the 10-percent threshold along with the record-setting years of 2017 and 2018.

 

Proposals by Category

Gender Diversity

 

Gender diversity on boards accelerated further this year, breaking another record in terms of the percentage of new directors who are women. In the Russell 3000, 45 percent of new directors are women, up from 34 percent in 2018. Unlike previous years, when the percentage of new female directors was higher at large-capitalization companies, the high rate of new female directors—at almost parity—is consistent across all market segments. Several asset owners and asset managers had voting policies related to gender diversity prior to 2017. However, following State Street’s policy initiative to require at least one female director at every board in 2017, many more large investors have become more vocal about improving gender diversity on boards in the past two years, and many have introduced similar voting policies. We expect this trend to continue, as more investors are beginning to require more than the bare minimum of at least one woman on the board. Proxy advisors also introduced similar policies, with ISS’ policy to make adverse recommendation at all-male boards coming into effect in 2020.

But, more importantly, the push for gender diversity is no longer driven by shareholder engagement and voting only. New regulation in California mandates that all boards of companies headquartered in the state should have at least one woman on their boards in 2019, while at least three women board members are required by 2021 for boards with six members or more. Other states may follow suit, as New Jersey recently introduced legislation modeled after the California law, and Illinois is debating a bill that will require both gender and ethnic diversity on corporate boards.

Given the California mandate (affecting close to 700 public companies) and the continued focus by investors, it is no surprise that smaller firms, where gender diversity has been considerably lower compared to large companies, are revamping their efforts to improve gender diversity.

 

Proposals by Category

 

As a result of the record-setting recruitment of women on boards, 2019 saw the biggest jump in the overall gender diversity. The S&P 500 is well on its way of reaching 30 percent directorships held by women in the next couple of years, much earlier than we had predicted in the beginning of last year using a linear regression analysis. Obviously, female director recruitments has seen exponential growth in the past two years, which has accelerated the trend.

 

Proposals by Category

Ethnic Diversity

 

In 2019, we also see record number of ethnic minorities joining boards as new board members, with more than one-in-five new directorships being filled by non-Caucasian nominees at S&P 500, while approximately 15 percent of new board seats at all Russell 3000 companies are filled by minorities (the figure stands at 13 percent when excluding the S&P 500). As the discussion of diversity moves beyond gender, we may see the trend of higher minority representation on boards continue.

 

Proposals by Category

 

While the trend of increasing ethnic diversity on boards is visible, the rate of change is considerably slower than the trend in board gender diversity. Among board members whose race was identified, non-white Russell 3000 directors crossed the 10-percent threshold for the first time in 2019, compared to approximately 8 percent in 2008. These figures stand well below the proportion of non-White, non-Hispanic population in the U.S. of approximately 40 percent, according to the U.S. census bureau.

 

Proposals by Category

Director Skills

 

But diversity among new directors goes beyond gender and ethnicity. We observe a change in the skillsets disclosed by companies for new directors compared to incumbent directors. The rate of disclosure of skills is generally higher for new directors compared to directors who have served on boards for five years or more. Relative to tenure directors, we observe an increase in the percentage of new directors with expertise in technology (10 percentage points), sales (8 percentage points), international experience (8 percentage points), and strategic planning (6 percentage points). At the same time, we see a decrease in some traditional skills, such as financial and audit expertise, and CEO experience.

 

Proposals by Category

The increase in non-traditional skills becomes more pronounced when we look at the percentage difference in the frequency of each skill for new directors compared to directors with tenure of five years or more. Based on this analysis, international expertise, experience in corporate social responsibility, and human resources expertise all increase by more than 50 percent at new directors compared to their counterparts with tenure on the board of at least five years. As sustainability and corporate culture become focus items for many investors and companies, we expect this trend to continue. The percentage of “other” skills, which do not fall neatly in the established categories, also increases considerably. The list of skills that rank the lowest in terms of change compared to the tenured directors is telling of the increased emphasis in non-traditional skills: CFO experience, financial expertise, CEO experience, government experience, and audit expertise.

Proposals by Category

Age Diversity

 

U.S. boards are getting older. During the past twelve years, the average director age in the Russell 3000 has increased from 59.7 years in 2008 to 62.1 years in 2019. This trend becomes apparent when observing the age groups of newly appointed directors. In 2008, approximately 11.5 percent of new director were younger than 45 years, and this number has dropped to an all-time low of 7.2 percent in 2019. The percentage of newly appointed directors above the age of 67 has also been decreasing in the past five years reaching 6.5 percent in 2019, compared to its peak of 10.8 in 2014.

 

Proposals by Category

 

However, as incumbent directors stay on boards with the passing of time, the overall percentage of directors above the age of 67 years continues to increase, reaching a record high of 31.6 percent of all directorships in 2019, compared to 22.1 percent in 2008. We observe the opposite trend in relation to younger directors, whereby the proportion of directors younger than 45 years has dropped by almost 40 percent from 5.1 percent of directorships in 2008 to 3.2 of directorships in 2019.

 

Proposals by Category

The Changing Landscape for U.S. Boards

The U.S. is experiencing a significant shift in the composition of corporate boards, as the market expects companies to address a new set of challenges and their boards to better reflect developments in society. Board refreshment continues its upward trajectory in 2019, with higher rates of new directors compared to the beginning of the decade. While traditional skillsets remain paramount, we see a greater emphasis on non-financial skills, highlighting the need to focus on corporate culture, sustainability, and technology. At the same time, investors, companies, and regulators recognize the benefits of diversity, as we see record numbers of women and minorities on boards. Experience and qualifications appear more important than ever, which may explain the decline in younger directors in the past decade. These trends will likely continue, as investors continue to focus on board quality and governance as a foremost measure for protecting their investments and managing risk for sustainable growth.

Problématiques de gouvernance communes lors d’interventions-conseils auprès de diverses organisations – Partie I – Relations entre président du CA et DG


Lors de mes consultations en gouvernance des sociétés, je constate que j’interviens souvent sur des problématiques communes à un grand nombre d’organisations et qui sont cruciales pour l’exercice d’une gouvernance exemplaire.

Aujourd’hui, j’aborde l’une des plus grandes difficultés qui confrontent les conseils d’administration : la gestion des relations de pouvoir entre le président du CA (et certains administrateurs) et la direction générale.

 

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Dans des billets ultérieurs, je reviendrai sur plusieurs autres problématiques de gouvernance qui font l’objet de préoccupations par les conseils d’administration :

 

La clarification des rôles et responsabilités des principaux acteurs de la gouvernance : (1) conseil d’administration (2) présidence du conseil d’administration (3) direction générale (4) comités du conseil (5) secrétaire du conseil d’administration.

La composition et les rôles des comités du conseil soutenant la gouvernance : (1) comité de gouvernance et d’éthique (2) comité des ressources humaines et (3) comité d’audit.

La révision de la composition du conseil d’administration : nombre d’administrateurs, profils de compétences, types de représentation, durée et nombre de mandats, indépendance des administrateurs, etc.

La réévaluation du rôle du comité exécutif afin de mieux l’arrimer aux activités des autres comités.

L’importance du rôle du secrétaire du conseil eu égard à son travail, avant, pendant et après les réunions du conseil.

L’évaluation du processus de gestion des réunions du CA qui met l’accent sur l’amélioration de la dynamique d’équipe et la justification d’un huis clos productif et efficace.

La raison d’être d’un processus d’évaluation annuelle de l’efficacité du conseil et la proposition d’instruments d’auto-évaluation des administrateurs.

Les caractéristiques d’une bonne reddition de compte de la part de la direction générale.

L’intégration des nouveaux administrateurs afin de les rendre opérationnels rapidement.

L’adoption d’un code d’éthique des administrateurs exemplaire.

 

Le maintien de relations harmonieuses et continues entre le président du conseil et le directeur général est, selon mon expérience, absolument essentiel à l’exercice d’une saine gouvernance.

Selon de nombreux auteurs sur l’efficacité des conseils d’administration, il est important que le président ait la légitimité et la crédibilité requises pour gérer une saine tension entre les administrateurs et la direction générale de l’organisation.

Il n’y a pas de place pour la complaisance au conseil. Les administrateurs doivent bien comprendre que leur rôle est de veiller aux « intérêts supérieurs » de la société, et non aux intérêts propres à certains groupes de membres. Les administrateurs ont également la responsabilité de tenir compte des parties prenantes lors de leurs délibérations.

Le directeur général (DG) de la société est embauché par le CA pour gérer et exécuter la mission de l’organisation, en réalisant une stratégie liée à son modèle d’affaires. Lui aussi doit travailler en fonction des intérêts de la société, mais c’est la responsabilité fiduciaire du conseil d’administration de s’en assurer en mettant en place les mécanismes de surveillance appropriés.

La théorie dite de « l’agence », sur laquelle reposent les règles de gouvernance, stipule que le conseil d’administration représente l’autorité souveraine de l’organisation (puisqu’il possède la légitimité que lui confèrent les membres en assemblée générale).

Le CA confie à un DG qui, avec son équipe de gestionnaires, a la responsabilité de réaliser les objectifs stratégiques retenus. Les deux parties — le CA et la direction générale — doivent bien comprendre leurs rôles respectifs, et trouver les bons moyens pour gérer la tension inhérente à l’exercice de la gouvernance et de la gestion.

Les administrateurs doivent s’efforcer d’apporter une valeur ajoutée à la gestion en conseillant la direction sur les meilleures orientations à adopter, ainsi qu’en instaurant un climat d’ouverture, de soutien et de transparence propice à la réalisation de performances élevées.

Il est important de noter que l’organisation s’attend à la loyauté des administrateurs ainsi qu’à leur indépendance d’esprit face à la direction. Les administrateurs sont imputables envers la société. C’est la raison pour laquelle le conseil d’administration doit absolument mettre en place un processus d’évaluation de son fonctionnement et divulguer sa méthodologie.

De plus, il est important de noter qu’à l’instar des administrateurs, le président élu doit loyauté envers l’organisation et le conseil d’administration, et non envers les membres ou les actionnaires.

Les experts en gouvernance suggèrent que les rôles et les fonctions de président de l’organisation soient distincts de ceux du DG. Ils affirment que la séparation des fonctions entre la présidence et la direction générale est généralement bénéfique à l’exercice de la responsabilité de fiduciaire des administrateurs, c’est-à-dire que des pouvoirs différents permettent d’éviter les conflits d’intérêts, tout en assurant la légitimité du processus de gouvernance.

L’un des documents fondamentaux pour un président de CA est la publication  » La présidence du conseil d’administration d’une société d’État  » a été rendue possible grâce à l’appui du ministère du Conseil exécutif du Québec et des partenaires fondateurs du Collège des administrateurs de sociétés (CAS).

Dans ce document, très complet, on retrouve toute l’information essentielle concernant les rôles et les responsabilités des présidents de conseil, notamment à l’égard du directeur général. En voici la table des matières :

 

    1. Quel est le rôle du président envers le CA ?
    2. Quel est le rôle du président à l’égard des membres du CA ?
    3. Quel est le rôle du président d’un CA d’une société d’État à l’égard de son président-directeur général ?
    4. Quel est le rôle du président à l’égard du ministre responsable, de son ministère et des parlementaires ?
    5. Quelle est la responsabilité du président quant à la gouvernance du CA ?
    6. Le président a-t-il une responsabilité particulière quant à l’éthique de l’organisation ?
    7. Quelle est la responsabilité du président quant au recrutement, à l’accueil et au perfectionnement des membres du CA ?
    8. Comment le président peut-il planifier le travail du CA ?
    9. Quelle est la responsabilité du président quant à l’information fournie aux membres du CA ?
    10. Quelle est la responsabilité du président quant aux réunions du CA ?
    11. Quelle est la responsabilité du président à l’égard des comités du CA ?
    12. Quelle est la responsabilité du président relativement à la solidarité des membres et aux possibles dissensions au sein du CA ?
    13. Quelle est la responsabilité du président quant à la performance de l’organisation ?
    14. Quelle est la responsabilité du président du CA à l’égard de la représentation externe de l’organisation ?
    15. Le président a-t-il une responsabilité particulière à l’égard des risques et des crises ?
    16. Quelle est la responsabilité du président dans l’évaluation du conseil d’administration et du PDG ?
    17. Quelle responsabilité le président a-t-il dans la reddition de comptes tant externe qu’interne de son organisation ?
    18. Quelle est la responsabilité du président du CA quant à la relève éventuelle du PDG et à sa propre succession ?
    19. Quelles sont les caractéristiques personnelles et administratives d’un président de CA ?

 

Ce document présente toutes les définitions de fonctions de la présidence ainsi que tous les pouvoirs qui lui sont conférés. Il serait, à mon avis, essentiel que celui-ci serve de base à la rédaction du règlement général. Il pourrait en faire partie intégrante puisque ce texte a été conçu pour les présidents de conseil d’administration en général.

Voici, à titre d’exemple, un extrait de la section 3 portant sur le rôle du président d’un CA à l’égard de son directeur général.

En ce qui a trait à la relation entre le président du CA et le DG, le principe fondamental est simple : le président dirige le CA qui, lui-même, a autorité sur le DG.

« Le président s’assure que le conseil joue pleinement son rôle, notamment à l’égard de l’approbation des orientations stratégiques, de la gestion de la performance et des risques ainsi que de la surveillance effective de la direction.

Par sa position, le président est amené à faire en sorte que la responsabilité de supervision du CA ne s’exerce pas au détriment de celles plus opérationnelles de la direction générale. En effet, le DG est le prolongement du CA dans l’organisation et, à ce titre, c’est lui qui a autorité sur la haute direction et l’effectif de l’organisation ; il n’appartient pas aux membres du CA d’intervenir dans la gestion interne, sauf lorsque la loi le prévoit. Le président du CA doit lui-même respecter, et faire respecter par chacun des membres du conseil, cette limitation de leur champ de responsabilité.

Étant plus fréquemment que les autres membres du CA en contact avec le DG, le président est à même d’appuyer l’action de ce dernier. Pour ce faire, il doit s’assurer que les orientations et les décisions du CA lui laissent la marge de manœuvre et l’autorité qu’il lui faut. Il doit aussi, avec la collaboration du comité des ressources humaines, procéder à l’évaluation de la performance du DG selon le processus et les balises déterminés et en fonction des attentes formulées par le CA.

Des rencontres régulières entre le président du CA et le DG sont indispensables au maintien d’une relation empreinte de confiance. Cette relation privilégiée est d’autant plus importante que, généralement et dans tous les organismes et sociétés assujettis à la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État, le DG est d’office membre du conseil d’administration. Tous deux ont avantage à avoir la même compréhension de leur rôle respectif, à partager l’information dont ils disposent avec la plus grande transparence, à faire preuve d’une grande franchise dans leurs échanges et à se soutenir mutuellement dans l’accomplissement de leurs tâches respectives.

Cependant, vu la différence des rôles qu’ils ont à jouer, leur relation ne doit laisser place à aucune complaisance. Ainsi conduite, cette relation devient le gage d’une action globale efficace ».

Au cours des prochaines semaines, j’aborderai les autres problématiques vécues lors de mes interventions-conseils.

Bonne lecture. Vos commentaires sont les bienvenus.

Tendances observées eu égard à la diversité des conseils d’administration américains en 2019


L’article publié par Subodh Mishra, directrice générale de Institutional Shareholder Services (ISS), paru sur le site du forum de Harvard Law School montre clairement que les tendances eu égard à la diversité des Boards américains sont remarquables.

Qu’entend-on par la diversité des conseils d’administration ?

  1. le taux de remplacement des administrateurs sur le conseil
  2. le pourcentage de femmes qui accèdent à des conseils
  3. la diversité ethnique sur les conseils
  4. le choix d’administrateurs dont les compétences ne sont pas majoritairement financières
  5. le taux de nouveaux administrateurs pouvant être considérés comme relativement jeune

 

L’étude indique que pour chacune de ces variables, les conseils d’administration américains font preuve d’une plus grande diversité, sauf pour l’âge des administrateurs qui continue de croître.

Je vous invite à prendre connaissance de cet article pour vous former une idée plus juste des tendances observées sur les conseils d’administration.

Je n’ai pas de données comparables au Canada, mais je crois que la tendance à l’accroissement de la diversité est similaire.

Bonne lecture !

 

U.S. Board Diversity Trends in 2019

 

 

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As the U.S. annual shareholder meeting season is coming to an end, we review the characteristics of newly appointed directors to reveal trends director in nominations. As of May 30, 2019, ISS has profiled the boards of 2,175 Russell 3000 companies (including the boards of 401 members of the S&P 500) with a general meeting of shareholders during the year. These figures represent approximately 75 percent of Russell 3000 companies that are expected to have a general meeting during the year. (A small portion of index constituents may not have a general meeting during a given calendar year due to mergers and acquisitions, new listings, or other extraordinary circumstances).

Based on our review of 19,791 directorships in the Russell 3000, we observe five major trends in new director appointments for 2019, as outlined below.

1. Board renewal rates continue to increase, as board refreshment, director qualifications, and board diversity remain high-priority issues for companies and investors.

2. The percentage of women joining boards reaches a new record high, with 45 percent of new Russell 3000 board seats filled by women in 2019 (compared to only 12 percent in 2008) and 19 percent of all Russell 3000 seats held by women.

3. Ethnic diversity also reached record highs, but has grown at a much slower rate, with approximately 10 percent of Russell 3000 directors currently belonging to an ethnic minority group, while 15 percent of new directors are ethnically diverse.

4. New director appointments focus on non-financial skillsets, with an increased proportion of directors having international experience, ESG expertise, and background in human resources.

5. The average director age continues to increase, as the appointment of younger directors is less frequent than in previous years, with only 7.2 percent of new directorships filled by directors younger than 45 years, compared to 11.5 percent of new directors in 2008.

Board Refreshment

 

After a decline in board renewal rates in the first years after the Great Recessions, boards began to add more new directors starting in 2012 and reached record numbers of board replenishment in 2017 and 2018, as a growing number of investors focused on board refreshment and board diversity. In 2019, the trend of board renewal continued, as we observe relatively higher rates of new director appointments as a percentage of all directorships compared to the beginning of the decade. But overall renewal rates are low. As of May 2019, only 5.3 percent of profiled Russell 3000 board directors were new to their boards, down from the record-high figure of 5.7 percent in 2018.

 

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The surge in new director appointments observed in the past few years can be attributed to a greater emphasis on board gender diversity and board refreshment by many investors and companies. The percentage of companies introducing at least one new board member increased from 34.3 percent in 2018 to 35.6 percent this year. The percentage of companies introducing at least two new directors declined from 11.2 percent in 2018 to 10.2 percent in 2019, consistently above the 10-percent threshold along with the record-setting years of 2017 and 2018.

 

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Gender Diversity

 

Gender diversity on boards accelerated further this year, breaking another record in terms of the percentage of new directors who are women. In the Russell 3000, 45 percent of new directors are women, up from 34 percent in 2018. Unlike previous years, when the percentage of new female directors was higher at large-capitalization companies, the high rate of new female directors—at almost parity—is consistent across all market segments. Several asset owners and asset managers had voting policies related to gender diversity prior to 2017. However, following State Street’s policy initiative to require at least one female director at every board in 2017, many more large investors have become more vocal about improving gender diversity on boards in the past two years, and many have introduced similar voting policies. We expect this trend to continue, as more investors are beginning to require more than the bare minimum of at least one woman on the board. Proxy advisors also introduced similar policies, with ISS’ policy to make adverse recommendation at all-male boards coming into effect in 2020.

But, more importantly, the push for gender diversity is no longer driven by shareholder engagement and voting only. New regulation in California mandates that all boards of companies headquartered in the state should have at least one woman on their boards in 2019, while at least three women board members are required by 2021 for boards with six members or more. Other states may follow suit, as New Jersey recently introduced legislation modeled after the California law, and Illinois is debating a bill that will require both gender and ethnic diversity on corporate boards.

Given the California mandate (affecting close to 700 public companies) and the continued focus by investors, it is no surprise that smaller firms, where gender diversity has been considerably lower compared to large companies, are revamping their efforts to improve gender diversity.

 

Proposals by Category

 

As a result of the record-setting recruitment of women on boards, 2019 saw the biggest jump in the overall gender diversity. The S&P 500 is well on its way of reaching 30 percent directorships held by women in the next couple of years, much earlier than we had predicted in the beginning of last year using a linear regression analysis. Obviously, female director recruitments has seen exponential growth in the past two years, which has accelerated the trend.

 

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Ethnic Diversity

 

In 2019, we also see record number of ethnic minorities joining boards as new board members, with more than one-in-five new directorships being filled by non-Caucasian nominees at S&P 500, while approximately 15 percent of new board seats at all Russell 3000 companies are filled by minorities (the figure stands at 13 percent when excluding the S&P 500). As the discussion of diversity moves beyond gender, we may see the trend of higher minority representation on boards continue.

 

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While the trend of increasing ethnic diversity on boards is visible, the rate of change is considerably slower than the trend in board gender diversity. Among board members whose race was identified, non-white Russell 3000 directors crossed the 10-percent threshold for the first time in 2019, compared to approximately 8 percent in 2008. These figures stand well below the proportion of non-White, non-Hispanic population in the U.S. of approximately 40 percent, according to the U.S. census bureau.

 

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Director Skills

 

But diversity among new directors goes beyond gender and ethnicity. We observe a change in the skillsets disclosed by companies for new directors compared to incumbent directors. The rate of disclosure of skills is generally higher for new directors compared to directors who have served on boards for five years or more. Relative to tenure directors, we observe an increase in the percentage of new directors with expertise in technology (10 percentage points), sales (8 percentage points), international experience (8 percentage points), and strategic planning (6 percentage points). At the same time, we see a decrease in some traditional skills, such as financial and audit expertise, and CEO experience.

 

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The increase in non-traditional skills becomes more pronounced when we look at the percentage difference in the frequency of each skill for new directors compared to directors with tenure of five years or more. Based on this analysis, international expertise, experience in corporate social responsibility, and human resources expertise all increase by more than 50 percent at new directors compared to their counterparts with tenure on the board of at least five years. As sustainability and corporate culture become focus items for many investors and companies, we expect this trend to continue. The percentage of “other” skills, which do not fall neatly in the established categories, also increases considerably. The list of skills that rank the lowest in terms of change compared to the tenured directors is telling of the increased emphasis in non-traditional skills: CFO experience, financial expertise, CEO experience, government experience, and audit expertise.

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Age Diversity

 

U.S. boards are getting older. During the past twelve years, the average director age in the Russell 3000 has increased from 59.7 years in 2008 to 62.1 years in 2019. This trend becomes apparent when observing the age groups of newly appointed directors. In 2008, approximately 11.5 percent of new director were younger than 45 years, and this number has dropped to an all-time low of 7.2 percent in 2019. The percentage of newly appointed directors above the age of 67 has also been decreasing in the past five years reaching 6.5 percent in 2019, compared to its peak of 10.8 in 2014.

 

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However, as incumbent directors stay on boards with the passing of time, the overall percentage of directors above the age of 67 years continues to increase, reaching a record high of 31.6 percent of all directorships in 2019, compared to 22.1 percent in 2008. We observe the opposite trend in relation to younger directors, whereby the proportion of directors younger than 45 years has dropped by almost 40 percent from 5.1 percent of directorships in 2008 to 3.2 of directorships in 2019.

 

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The Changing Landscape for U.S. Boards

The U.S. is experiencing a significant shift in the composition of corporate boards, as the market expects companies to address a new set of challenges and their boards to better reflect developments in society. Board refreshment continues its upward trajectory in 2019, with higher rates of new directors compared to the beginning of the decade. While traditional skillsets remain paramount, we see a greater emphasis on non-financial skills, highlighting the need to focus on corporate culture, sustainability, and technology. At the same time, investors, companies, and regulators recognize the benefits of diversity, as we see record numbers of women and minorities on boards. Experience and qualifications appear more important than ever, which may explain the decline in younger directors in the past decade. These trends will likely continue, as investors continue to focus on board quality and governance as a foremost measure for protecting their investments and managing risk for sustainable growth.

Les actions multivotantes sont populaires aux États-Unis. Les entreprises canadiennes devraient-elles emboîter le pas ?


Je vous recommande la lecture de cet article d’Yvan Allaire*, président exécutif du conseil d’administration de l’IGOPP, paru dans le Financial Post le 6 mars 2019.

Comme je l’indiquais dans un précédent billet, Les avantages d’une structure de capital composée d’actions multivotantes, celles-ci « n’ont pas la cote au Canada ! Bien que certains arguments en faveur de l’exclusion de ce type de structure de capital soient, de prime abord, assez convaincants, il existe plusieurs autres considérations qui doivent être prises en compte avant de les interdire et de les fustiger ».

Cependant, comme l’auteur le mentionne dans son article, cette structure de capital est de plus en plus populaire dans le cas d’entreprises entrepreneuriales américaines.

Il y a de nombreux avantages de se prévaloir de la formule d’actions multivotantes. Selon Allaire, les entreprises canadiennes, plus particulièrement les entreprises québécoises, devraient en profiter pour se joindre au mouvement.

J’ai reproduit, ci-dessous, l’article publié dans le Financial Post. Quelle est votre opinion sur ce sujet controversé ?

Bonne lecture ! Vos commentaires sont les bienvenus.

 

Dual-class shares are hot in the U.S. again. Canada should join in

 

 

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Some 69 dual-class companies are now listed on the Toronto Stock Exchange, down from 100 in 2005. Peter J. Thompson/National Post 

American fund managers are freaking out about the popularity of multiple voting shares among entrepreneurs going for an initial public offering (IPO). In recent years, some 20 per cent of American IPOs (and up to a third among tech entrepreneurs) have adopted a dual-class structure. Fund managers are working overtime to squelch this trend.

In Canada, this form of capital structure has been the subject of unrelenting attacks by some fund managers, proxy-advisory firms and, to a surprising degree, by academics. Some 69 dual-class companies are now listed on the Toronto Stock Exchange, down from 100 in 2005. Since 2005, only 23 Canadian companies went public with dual-class shares and 16 have since converted to a single-class.

A dual class of shares provides some measure of protection from unwanted takeovers as well as from the bullying that has become a feature of current financial markets. (The benefits of homegrown champions, controlled by citizens of the country and headquartered in that country need no elaboration. Not even the U.S. tolerates a free-for-all takeover regime, but Canada does!)

These 69 dual-class companies have provided 19 of Canada’s industrial champions as well as 12 of the 50 largest Canadian employers. The 54 companies (out of the 69 that were listed on the TSX 10 years ago) provided investors with a mean annual compounded return of 8.98 per cent (median 9.62 per cent) as compared to 5.06 per cent for the S&P/TSX Index and 6.0 per cent for the TSX 60 index (as per calculations by the Institute for Governance of Private and Public Organizations).

As for the quality of their governance, by the standards set by The Globe and Mail for its annual governance scoring of TSX-listed companies, the average governance score of companies without a dual-class of shares is 66.15 while the score of companies with multiple voting shares, once the penalty (up to 10 points) imposed on dual-class companies is removed, is 60.1, a barely significant difference.

 

*Cet article a été et rédigé par Yvan Allaire, Ph. D. (MIT), MSRC, président exécutif du conseil d’administration de l’IGOPP.

Dix erreurs que les conseils peuvent éviter sur les droits de l’homme


Voici un article publié par MAZAR* sur les erreurs les plus fréquentes que commettent les conseils eu égard aux risques associés aux droits de la personne.

Selon les auteurs, la plus grande erreur est de ne pas reconnaître la gravité des risques, mais ce n’est pas le seul danger !

L’article a été publié en anglais. J’ai utilisé le traducteur de Chrome pour produire le texte français ci-dessous. La qualité de la traduction est très bonne et cela facilitera la vie des francophones !

Voici dix erreurs que les conseils peuvent éviter.

Bonne lecture !

Dix erreurs que les conseils peuvent éviter sur les droits de l’homme

 

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  1. Identifier et comprendre les risques

Les conseils échouent souvent à identifier et à comprendre les risques graves pour les droits de la personne, tels que les conditions de travail abusives liées aux salaires, aux contrats, à la sécurité, à la santé et au recours au travail des enfants, au travail forcé et à la traite des personnes. Ces pratiques abusives peuvent entraîner des dommages juridiques, financiers et de réputation.

  1. Soyez prêt

Attendre que quelque chose se passe mal avant de s’attaquer aux responsabilités en matière de droits de l’homme sur le lieu de travail et dans les chaînes d’approvisionnement est une voie sûre pour les gros problèmes. Il est essentiel d’établir un plan clair sur la manière de relever les défis et de fournir suffisamment de ressources pour le faire.

  1. Chercher de l’aide par le haut

Essayer de mettre en place de bonnes normes en matière de droits de l’homme dans la culture et la prise de décision de l’entreprise dans toutes les opérations et dans tous les lieux géographiques sans obtenir le soutien des plus grands directeurs échouera.

  1. Réaliser des audits réguliers

Ne présumez pas que les droits de la personne sont respectés dans vos chaînes d’approvisionnement, chez vous ou à l’étranger. Les conseils doivent veiller à ce que des audits et des revues des chaînes soient régulièrement effectués afin de garantir le respect des bonnes pratiques en matière de droits de l’homme. L’exposition tragique des conditions épouvantables des travailleurs de l’industrie textile au Bangladesh et dans d’autres pays a trop souvent fait les gros titres ces dernières années.

  1. Obtenez un expert à bord

Évitez toute attitude arrogante en matière de droits de l’homme et nommez au conseil une personne possédant une solide expertise, notamment en ce qui concerne le respect des exigences réglementaires nationales et internationales, ou formez un membre du conseil à diriger.

  1. Établir des canaux appropriés

Le fait de ne pas mettre en place les canaux adéquats pour permettre aux personnes internes ou externes à l’entreprise de faire part de leurs préoccupations concernant les droits de l’homme et leurs conséquences pour atteindre le conseil d’administration et la haute direction est une erreur courante.

  1. S’attaquer aux fautes professionnelles

Ne soyez pas tenté de nier ou de cacher toute malversation révélée, mais résolvez-le et apportez le changement de manière efficace grâce aux meilleures pratiques.

  1. Assurer l’engagement des parties prenantes

Il faut éviter un faible engagement avec les parties prenantes, car il est important de communiquer clairement sur la manière dont le conseil d’administration traite ses problèmes de droits de l’homme, en particulier si des problèmes se sont posés. Les actionnaires, en particulier, se posent davantage de questions sur les processus de gestion des risques liés aux droits de l’homme et sur la manière dont l’entreprise relève les défis et mesure les progrès.

  1. Ne prenez pas de raccourcis

Il est préférable de ne pas prendre de raccourcis pour remplir les exigences en matière de rapports réglementaires, telles que donner une réponse rapide ou répéter le contenu du rapport de l’année dernière. Les Principes directeurs des Nations Unies indiquent clairement comment rendre compte des questions relatives aux droits de l’homme dans un rapport annuel ou un rapport sur le développement durable.

  1. Évitez la complaisance

Devenir complaisant face au bilan de votre entreprise en matière de droits de l’homme n’est pas une option. De nouveaux systèmes tels que la Workforce Disclosure Initiative dirigée par des investisseurs, qui appelle à davantage de transparence sur la manière dont les entreprises gèrent leurs employés et les employés de la chaîne d’approvisionnement, se développent et mettent les entreprises à la loupe.

*Cet article a été produit par Board Agenda en collaboration avec Mazars, un partenaire de Board Agenda.

Vague de déréglementation des sociétés américaines sous l’administration Trump | Est-ce judicieux ?


Aujourd’hui, un article publié par Mark Lebovitch et Jacob Spaid de la firme Bernstein Litowitz Berger & Grossmann, paru dans HLS Forum, a attiré mon attention.

En effet, l’article décrit les gestes posés par l’administration Trump qui sont susceptibles d’avoir un impact significatif sur les marchés financiers en réduisant la transparence et la reddition de compte des grandes entreprises publiques soumises à la réglementation de la SEC.

Les auteurs brossent un portrait plutôt sombre des attaques portées à la SEC par l’administration en place.

« Several administration priorities are endangering financial markets by reducing corporate accountability and transparency.

Nearly two years into the Trump presidency, extensive deregulation is raising risks for investors. Several of the administration’s priorities are endangering financial markets by reducing corporate accountability and transparency. SEC enforcement actions under the Administration continue to lag previous years. The Trump administration has also instructed the SEC to study reducing companies’ reporting obligations to investors, including by abandoning a hallmark of corporate disclosure: the quarterly earnings report. Meanwhile, President Trump and Congress have passed new legislation loosening regulations on the same banks that played a central role in the Great Recession. It is important for institutional investors to stay abreast of these emerging developments as they contemplate the risk of their investments amid stark changes in the regulatory landscape ».

L’article s’intitule « In Corporations We Trust : Ongoing Deregulation and Government Protections ». Les auteurs mettent en lumière les actions menées par les autorités réglementaires américaines pour réaffirmer les prérogatives des entreprises.

La SEC fait-elle fausse route en amoindrissant la réglementation des entreprises ? Quel est votre point de vue ?

 

In Corporations We Trust: Ongoing Deregulation and Government Protections

 

 

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The number of SEC actions against public companies is plummeting

 

The number of SEC actions enforcing the federal securities laws is now lower than in previous administrations. In 2016, before President Trump took office, the SEC filed 868 enforcement actions and recovered $4.08 billion in settlements. These figures declined to 754 enforcement actions and $3.78 billion in settlements in 2017. Enforcement actions against public companies in particular dropped by a third, from 92 actions in 2016 to just 62 in 2017. The first half of 2018 witnessed an even more precipitous decline in SEC enforcement actions. Compared to the same six-month period in 2017, enforcement actions against public companies have dropped by 66 percent, from 45 such actions to just 15. More importantly, recoveries against public companies over the same time period were down a stunning 93.5 percent.

The most recently released data confirms the SEC’s retreat from enforcement. On November 2, 2018, the SEC released its fiscal year 2018 Annual Report: Division of Enforcement, which shows that the SEC’s enforcement efforts and results during the first 20 months under the Trump administration pale in comparison to those of the same period under the Obama administration, with the SEC (1) charging far fewer high-profile defendants, including less than half as many banks and approximately 40 percent fewer public companies; (2) shifting its focus from complex, market-manipulation cases involving large numbers of investors, to simpler, less time-intensive cases involving fewer investors, such as actions against investment advisors accused of lying and stealing; (3) recovering nearly $1 billion less; and (4) returning approximately 62 percent less to investors ($1.7 billion compared to $5 billion).

The enforcement numbers with regard to public companies are consistent with Chairman Jay Clayton’s stated intention to change the SEC’s focus away from enforcement actions against large companies that commit fraud. During his first speech as SEC Chairman, Clayton expressly rejected the enforcement philosophy of former SEC Chair Mary Jo White, who had pushed the SEC to be “aggressive and creative” in pursuing penalties against all wrongdoers to ensure that the SEC would “have a presence everywhere and be perceived to be everywhere.” Clayton stated that “the SEC cannot be everywhere” and that “increased disclosure and other burdens” on public companies “are, in two words, not good.” Rather than utilizing SEC enforcement powers to protect investors and deter fraud, Clayton’s priority is to provide information to investors so they can protect themselves. As Clayton explained, his “short but important message” for investors is that “the best way to protect yourself is to check out who you are dealing with, and the SEC wants to make that easier.” This comment comes dangerously close to “caveat emptor.”

A recent appointee to the SEC under President Trump, Commissioner Hester M. Peirce, is also an advocate for limiting enforcement. Peirce views civil penalties against corporations not as an effective regulatory tool, but rather as an “area of concern” that justifies her vetoing enforcement actions. Commissioner Peirce has also publicly admitted (perhaps touted) that the current SEC is not inclined to bring any cases that involve novel issues that might “push the bounds of authority,” such as those involving “overly broad interpretations of ‘security’ or extraterritorial impositions of the law.” Far from focusing on the interests of investors whose capital literally keeps our markets at the forefront of the global economy, Peirce has expressed concern for the “psychological toll” that an SEC investigation can take on suspected perpetrators of fraud.

Given the SEC’s stark departure from its previous stance in favor of pursuing enforcement actions to protect investors, investors should take extra measures to stay informed about the companies in which they are invested. Investors should also demand increased transparency in corporate reporting, and evaluate their rights in the face of suspected fraud.

 

President Trump directs the SEC to consider eliminating quarterly reporting requirements

 

For generations, investors in the US stock markets have relied on quarterly reports to apprise them of companies’ financial condition, recent developments, and business prospects. Such quarterly reports have been required by the SEC since 1970, and are now widely considered part of the bedrock of corporate transparency to investors. Even before 1970, more than half of the companies listed on the New York Stock Exchange voluntarily issued quarterly reports.

Consistent with a focus on protecting companies, some of whom may well violate SEC rules and regulations, at the expense of the investing public, in August 2018, President Trump instructed the SEC to study whether eliminating quarterly reporting requirements will “allow greater flexibility and save money” and “make business (jobs) even better.” President Trump stated that he based his instruction on advice from “some of the world’s top business leaders,” but provided no evidence of that assertion.

While eliminating quarterly reporting would certainly “allow greater flexibility” for corporations doing the reporting, investors would suffer from the resulting lack of transparency. Unsurprisingly, some of the world’s most prominent financial leaders, including Warren Buffett and Jamie Dimon, have criticized the suggested elimination of quarterly reporting. Buffett and Dimon have explained that such reporting is necessary for corporate transparency and “an essential aspect of US public markets.” This makes sense for numerous reasons, including that without quarterly reports, significant corporate events that took place in between reporting periods could go unreported. Notably, Buffett and Dimon acknowledge that quarterly earnings guidance can over-emphasize short-term profits at the expense of long-term focus and growth. Yet they still favor the transparency and accountability offered by quarterly reporting over a world in which companies can effectively “go dark” for extended periods of time.

It is unclear how quickly the SEC may move to review President Trump’s suggested elimination of quarterly reporting. In October 2018, SEC Chairman Clayton explained that quarterly reporting will remain in effect. But days later, the SEC announced that it may, in fact, draft a notice for public feedback on the proposed change.

Meanwhile, Congress is moving forward with legislation that could lead to the elimination of quarterly reporting. In July 2018, the House of Representatives passed the JOBS and Investor Confidence Act of 2018 (aka “JOBS Act 3.0”). If enacted into law, the Act would require that the SEC provide to Congress a cost-benefit analysis of quarterly reporting requirements, as well as recommendations of ways to decrease corporate reporting costs. The harm to investors from decreased reporting is not necessarily a focus of Congress’s request. The Senate is expected to consider the JOBS 3.0 in the near term.

Congress and regulators weaken banking regulations

 

The Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act (Dodd-Frank) is the landmark legislation passed in response to the high-risk, predatory and fraudulent banking practices that led to the Great Recession, and which has as a primary focus on increasing regulation of the financial services industry. President Trump, however, has referred to Dodd-Frank as a “disaster” that has prevented many “friends of [his], with nice businesses” from borrowing money. President Trump made promises on the campaign trail that he would “kill” Dodd-Frank and repeated the same vow early in his presidency, stating that he would “do a big number on” Dodd-Frank.

Making good on his promises, on May 24, 2018, President Trump signed into law Senator Mike Crapo’s Economic Growth, Regulatory Relief and Consumer Protection Act (the Crapo Bill). The Crapo Bill removes many mandatory oversight measures put in place to ensure that banks engage in transparent and safe lending, investing, and leverage activities, striking a significant blow to Dodd-Frank protections and placing investors’ assets at risk. As Senator Elizabeth Warren stated, despite the Crapo Bill being sold as one that will relieve “small” banks from “big” bank regulation, it puts “American consumers at greater risk.” The Crapo Bill rolled back certain regulations for banks with less than $250 billion in assets under management and rolled back additional regulations for banks with less than $10 billion in assets under management.

For example, the Crapo Bill raises from $50 to $250 billion the threshold at which a bank is considered a systemically important financial institution (SIFI)—the point at which the Federal Reserve’s heightened prudential standards become mandatory (e.g., mandatory stress tests that measure a bank’s ability to withstand a financial downturn). At the time Dodd-Frank was enacted, approximately 40 banks were considered SIFIs. Only 12 banks would now meet that standard. Moreover, proponents of the bill refer to the $250 billion threshold as an “arbitrary” benchmark to assess a bank’s systemic risk, arguing that over sight should be lessened even for banks with more than $250 billion. In short, the Crapo Bill essentially opens the door for the same type of high-risk, predatory and fraudulent banking practices that led to the financial crisis and threatens the stability and prominence of the United States’ financial markets.

A new direction at the Office of the Comptroller of the Currency (OCC) similarly invites banks to increase their leverage and thus threatens the stability of the financial system. OCC head Joseph Otting, a former CEO of OneWest Bank, recently instructed financial institutions that they should not feel bound by OCC leverage regulations, encouraging them to “do what you want as long as it does not impair safety and soundness. It’s not our position to challenge that.” Far from “challenging” the financial entities that the OCC is tasked with regulating, Otting instead has told bankers that they are the OCC’s “customers” and the Trump administration is “very banker-supportive.”

 

Institutional investors are the last line of defense

 

Congress and federal regulators have taken significant steps to change the regulatory landscape, and new efforts are underway to weaken well-established norms from SEC enforcement to quarterly reporting requirements. The core philosophy of those running the SEC and other critical regulators seems to abandon historic concern for investors in favor of a view that government should exist to protect and benefit corporations (whether or not they comply with the law). The institutional investor community should continue to speak out in favor of corporate transparency and help ensure the continued health and prominence of the United States’ financial

Les avantages d’une structure de capital composée d’actions multivotantes


C’est avec ravissement que je vous recommande la lecture de cette onzième prise de position d’Yvan Allaire* au nom de l’IGOPP.

Au Canada, mais aussi dans plusieurs pays, les actions multivotantes n’ont pas la cote ! Bien que certains arguments en faveur de l’exclusion de ce type de structure de capital soient de prime abord assez convaincantes, il existe plusieurs autres considérations qui doivent être prises en compte avant de les interdire et de les fustiger.

Comme l’auteur le mentionne dans ses recommandations, l’analyse attentive de ce type d’action montre les nombreux avantages à se doter de cet instrument.

J’ai reproduit, ci-dessous, le sommaire exécutif du document ainsi que les recommandations. Pour plus de détails, je vous invite à lire le texte au complet.

Bonne lecture ! Vos commentaires sont les bienvenus. Ils orienteront les nouvelles exigences en matière de gouvernance.

 

Prise de position en faveur des actions multivotantes

 

 

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Sommaire exécutif

 

En 2018, 69 sociétés ayant des actions à droit de vote supérieur (ADVS) étaient inscrites à la bourse de Toronto alors qu’elles étaient 100 en 2005. De 2005 à 2018, 38 n’avaient plus d’ADVS suite à des fusions, acquisitions, faillites et autres, 16 sociétés avaient converti leurs ADVS en actions à droit de vote unique et 23 nouvelles sociétés ayant des ADVS s’étaient inscrites à la bourse de Toronto
en émettant des ADVS.

Les arguments pour ou contre ce type de structure de capital-actions sont nombreux et, à certains égards, persuasifs. D’une part, certains fonds « proactifs » (notamment les fonds de couverture « activistes ») insistent auprès de conseils et des directions de sociétés publiques ciblées pour que soient prises des mesures et des décisions, qui selon eux feraient accroître le prix de l’action, quand ce n’est pas carrément de chercher à imposer la vente prématurée de l’entreprise au plus offrant. Évidemment, ce phénomène a renforcé la détermination des entrepreneurs à se protéger contre de telles pressions en adoptant lors de leur premier appel public à l’épargne des actions ayant différents droits de vote (davantage aux USA qu’au Canada).

D’autre part, les fonds indiciels et les fonds négociés en bourse (FNB ou ETF en anglais), désormais des investisseurs importants et en croissance, mais obligés de refléter soigneusement dans leurs placements la composition et la valeur des titres des indices boursiers, ne peuvent donc pas simplement manifester leurs insatisfactions en vendant leurs actions. Ils doivent exercer leur influence sur la direction d’une société par l’exercice de leur droit de vote (lequel est restreint dans les sociétés ayant des ADVS) et en exprimant haut et fort leur frustration et leurs désaccords. C’est sans surprise que ces fonds sont farouchement opposés aux actions à droit de vote supérieur, exhortant avec succès les fournisseurs d’indices (ex. : Dow-Jones, et autres) à exclure toutes nouvelles sociétés ayant des actions à droit de vote supérieur.

Ils font aussi campagne, avec moins de succès à ce jour, auprès de la Securities and Exchange Commission des États-Unis (SEC) afin qu’elle interdise cette structure de capital-actions. Leur dernier stratagème en date, promu par le Council of Institutional Investors (CII), serait d’imposer une clause crépusculaire temporelle obligatoire rentrant en vigueur 7 ans après un PAPE3. Bien entendu, ce terme pourrait être renouvelé par un vote majoritaire de  l’ensemble des actionnaires (quels que soient leurs droits de vote).

La question des « clauses crépusculaires » est ainsi devenue un enjeu névralgique. Certains investisseurs institutionnels, les agences de conseils en vote et autres gendarmes de la gouvernance ainsi qu’un certain nombre de chercheurs académiques proposent de restreindre, de contrôler et d’imposer un temps limite à la liberté relative que procurent aux entrepreneurs et aux entreprises familiales les actions à droits de vote supérieurs.

Au cours des dernières années, un vif débat s’est engagé, particulièrement aux États-Unis, entre les apôtres du dogme « une action, un vote » et les hérétiques qui estiment bénéfiques les actions ayant des droits de vote inégaux.

 

Recommandations

 

Les sociétés ayant des ADVS et les entreprises familiales comportent de grands avantages à la condition que soient bien protégés les porteurs d’actions ayant des droits de vote inférieurs.

La clause d’égalité de traitement (« coattail ») imposée depuis 1987 par la Bourse de Toronto, une caractéristique uniquement canadienne, doit être conservée pour les sociétés qui ont émis ou voudraient émettre des actions ayant différents droits de vote.

Comme l’IGOPP l’a fait en 2006, il recommande à nouveau en 2018 que le ratio des droits de vote des ADVS soit plafonné à 4:1, ce qui signifie qu’il est nécessaire de détenir 20 % de la valeur des capitaux propres de la société pour en détenir le contrôle absolu (50 % des votes et plus).

La bourse TSX de Toronto devrait plafonner le ratio des droits de vote des ADVS à 10:1.

Les actions sans droit de vote devraient être interdites ; en effet, il est impossible d’accorder le droit d’élire un tiers des membres du conseil à des actionnaires qui n’ont aucun droit de vote ; ou encore d’assurer un décompte distinct des votes sur les propositions des actionnaires et pour l’élection des membres du conseil à une classe d’actionnaires sans droit de vote !

Nous recommandons fortement un décompte distinct des voix pour chaque classe d’actions et de rendre les résultats publics, tant pour l’élection des membres du conseil d’administration que pour toute autre proposition soumise au vote des actionnaires.

Les actionnaires disposant de droits de vote inférieurs devraient avoir le droit d’élire un tiers des membres du conseil d’administration, dont les candidatures seraient proposées par le conseil. Jumelée au décompte distinct des voix pour chaque classe d’actions, cette mesure inciterait le conseil et les gestionnaires à sélectionner des candidats susceptibles de s’attirer les faveurs des actionnaires « minoritaires ». Évidemment, tous les membres du conseil d’administration ne doivent agir que dans l’intérêt de la société.

Pour les raisons citées précédemment et expliquées par la suite dans la position, l’IGOPP s’oppose résolument à l’imposition de clauses crépusculaires temporelles pour les sociétés ayant des ADVS. Nous sommes aussi contre les clauses crépusculaires déclenchées par un événement précis ainsi que par celles déclenchées en fonction de l’âge du fondateur, de l’entrepreneur ou de l’actionnaire de contrôle.

Toutefois, l’IGOPP recommande qu’à l’avenir une clause crépusculaire basée sur un seuil de propriété (dilution sunset) soit incluse lors du PAPE d’une société faisant usage d’ADVS.

Dans la suite logique de notre démonstration de la valeur économique et sociale des entreprises familiales, l’IGOPP est favorable à une grande latitude de transférabilité du contrôle aux membres de la famille du fondateur.

Également dans la suite de notre appui aux ADVS comme rempart contre les visées à court terme et l’influence indue de certains types de spéculateurs, nous recommandons que le contrôle de ces sociétés puisse aussi être transmis à une fiducie dirigée par une majorité de fiduciaires indépendants au bénéfice des héritiers du fondateur.

Lorsqu’un parent ou un descendant de l’actionnaire de contrôle est candidat pour le poste de PDG, les administrateurs indépendants, conseillés adéquatement, devraient discuter des mérites des divers candidats avec l’actionnaire de contrôle et faire rapport de la démarche adoptée par le conseil pour arrêter son choix à l’assemblée annuelle des actionnaires suivant l’entrée en fonction d’un nouveau chef de la direction.

L’IGOPP est favorable à l’adoption d’une forme d’ADVS comportant des droits de vote supérieurs que pour l’élection de la majorité (ou la totalité) des membres du conseil.

« L’examen approfondi des arguments et des controverses à propos d’actions multivotantes nous mène à la conclusion que les avantages de cette structure l’emportent haut la main sur ses inconvénients.

Non seulement de plus en plus d’études confortent leur performance économique, mais le fait de combiner la propriété familiale et les actions à droit de vote supérieur résulte en une plus grande longévité de l’entreprise, en une meilleure intégration dans les collectivités hôtes, à moins de vulnérabilité aux pressions des actionnaires de court terme et à moins de susceptibilité aux « modes » stratégiques et financières.

Cette précieuse forme de propriété doit être assortie de mesures assurant le respect et la protection des droits des actionnaires minoritaires. Nous avons formulé un certain nombre de recommandations à cette fin. Nous encourageons les sociétés ayant présentement des ADVS et les entrepreneurs qui souhaiteront demain inscrire une société en bourse et émettre des ADVS à adopter nos recommandations ».

 

*Ce document a été préparé et rédigé par Yvan Allaire, Ph. D. (MIT), MSRC, président exécutif du conseil d’administration de l’IGOPP.

Dissension au conseil d’administration et violation de confidentialité


Voici un cas publié sur le site de Julie Garland McLellan qui expose un sérieux problème de gouvernance auquel plusieurs conseils d’administration sont confrontés, surtout dans les OBNL.

Certains administrateurs ont beaucoup de difficulté à soutenir les prises de position du conseil lorsqu’ils sont en profond désaccord avec les décisions du CA.

Comment un président de CA doit-il agir afin de s’assurer que les décisions prises au conseil sont confidentielles et que les administrateurs sont tenus d’y adhérer, même s’ils ne sont pas de l’avis du CA ?

Et comment le président du CA doit-il se comporter lorsque la situation dégénère lourdement comme dans le cas exposé ci-dessous ?

À tout le moins, le membre dissident ne devrait pas défendre son point de vue dissident sur la place publique !

Le cas présente une situation bien réelle et plus fréquente que l’on pense ; puis, trois experts se prononcent de façon relativement unanime sur le dilemme que vit Henry, le président du CA. Il s’agit de :

Jane Davel is a non-executive director and consultant. She is based in Auckland, New Zealand

Julie Garland McLellan is a non-executive director and board consultant based in Sydney, Australia

Lauren Smith is President of the Florida Chapter of NACD and a director on five boards. She is based in Miami, Florida, USA

Je vous invite donc à prendre connaissance de ces avis, en cliquant sur le lien ci-dessous, et me faire part de vos commentaires, si vous le souhaitez.

Bonne lecture !

 

Dissension au conseil d’administration et violation de confidentialité

 

 

 

 

Henry chairs a not-for-profit company and usually finds it a gratifying experience. Recently the company has been through hard times as the government ceased funding some activities although the community still needs them.

Henry and his board worked hard to develop new income streams to support continuing the company’s work. They achieved some success, but not enough to avoid having to discontinue some work and reduce headcount. All directors regretted having to make long-serving and loyal staff redundant. However, they had to find a balance of activity and income that would be sustainable; this was a necessary part of the strategy for success.

One director was vehemently opposed to the changes, preferring to run at a loss, eat into reserves, and hope for a change of heart from the government. When it was clear that this director would never agree, Henry took the matter to a vote and the cuts were approved with only one dissenter. Henry reminded the board that board decisions were ‘board decisions’ and all agreed that they would publicly support the approved course of action.

Since then the CEO has complained to Henry that the dissenting director has spoken to staff suggesting they ‘lawyer up’ to protect themselves from redundancies, oppose the closure of the unsustainable activities, and start a Facebook campaign to ‘shame the government into resuming funding’. Henry has also heard from friends that his dissenter is complaining publicly about the decision even though board policy is that the CEO or Chair are the two authorised spokesmen.

How can Henry handle this dissident director?

Une revue de l’activisme actionnarial


Excellente revue de l’activisme actionnarial en 2018 par Jim Rossman, directeur de Shareholder Advisory de la firme Lazard. L’article a été publié sur le forum de la Harvard Law School aujourd’hui.

Vous trouverez ci-dessous les faits marquants de l’année. Je vous encourage à prendre connaissance des nombreuses illustrations infographiques dans la version complète.

Bonne lecture !

2018 Review of Shareholder Activism

 

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1. A New High-Water Mark for Global Activist Activity

  1. A record 226 companies were targeted in 2018, as compared to 188 companies in 2017
  2. $65.0bn of capital deployed in 2018, up from $62.4bn in 2017
  3. In spite of significant market volatility, Q4 2018 was the most active Q4 on record both by campaign volume and capital deployed
  4. Against the backdrop of a robust M&A market, 33% of 2018 activist campaigns were M&A related

2. Broadening Use of Activism as a Tactic

  1. A record 131 investors engaged in activism in 2018, reflecting the continued expansion of activism as a tactic
  2. 40 “first timers” launched activist campaigns in 2018, as compared to 23 “first timers” in 2017
  3. Nine of the top 10 activists (by current activist positions [1]) invested more than $1bn in 2018 (60 new campaigns in aggregate)
  4. Elliott continued to be the most prolific activist, with 22 new campaigns launched in 2018

3. Activism Is Reshaping Boardrooms

  1. 161 Board seats won in 2018, [2] up 56% from 2017 and 11% higher than the previous record of 145 seats in 2016
  2. Starboard led the way in 2018, winning 29 seats exclusively through negotiated settlements
  3. Activists continue to name accomplished candidates, with 27% of activist appointees having public company CEO/CFO experience
  4. However, only 18% of activist appointees in 2018 were female, as compared to 40% of new S&P 500 directors in 2018 [3]

4. Activism Has Global Reach

  1. Activist campaigns in Europe and APAC accounted for 23% and 12% of companies targeted, respectively
  2. 58 European campaigns and 30 APAC campaigns in 2018 were each record highs
  3. National champions, iconic family owned companies and regulated industries featured prominently among targeted companies

5. Traditional Active Managers Are the “New Vocalists”

  1. Traditional active managers are increasingly comfortable sharing their views on major activist campaigns in private interactions with
    management and more public forums
  2. Traditional managers like T. Rowe Price, Janus Henderson and GBL publicly voiced their opinions on major activist campaigns

6. Shareholder Dynamics Are Attracting Scrutiny

  1. BlackRock’s Larry Fink set the tone for the year, calling on companies to identify and follow through on their social purpose
  2. Stakeholder duties, employee Board representation and capital allocation / share buybacks became political issues
  3. Voting power of index funds remains a highly debated topic, and regulators have begun to explore the influence of proxy advisory firms and the proxy voting process itself

The complete publication, including Appendix, is available here.

La prévalence de l’activisme actionnarial en 2019


Voici une mise à jour de Martin Lipton*, associé fondateur de la firme Wachtell, Lipton, Rosen & Katz, qui se spécialise dans les politiques et stratégies organisationnelles ayant un impact sur la gouvernance des entreprises. L’article a été publié aujourd’hui sur le site de HLS Forum sur la gouvernance.

En 2019, les auteurs prédisent que la menace de l’activisme sera encore plus prévalente.

Bonne lecture !

 

Activism: The State of Play at Year-End 2018

 

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As we noted [in 2018], the threat of activism continues to be high, and has become a global phenomenon. The conclusion of a volatile and dynamic 2018 prompts a brief update of the state of play.

  1. Activist assets under management remain at elevated levels, encouraging continued attacks on large successful companies in the U.S. and abroad. In many cases, activists have been taking advantage of recent stock market declines to achieve attractive entry points for new positions. These trends have been highlighted in several recent media reports, including in The Wall Street Journal and Bloomberg.
  2. While the robust M&A environment of much of 2018 has recently subsided, deal-related activism remains prevalent, with activists instigating deal activity, challenging announced transactions (e.g., the “bumpitrage” strategy of pressing for a price increase) and/or pressuring the target into a merger or a private equity deal with the activist itself.
  3. “Short” activists, who seek to profit from a decline in the target’s market value, remain highly aggressive in both the equity and corporate debt markets. In debt markets, we have also recently seen a rise in “default activism,” where investors purchase debt on the theory that a borrower is already in default and then actively seek to enforce that default in a manner by which they stand to profit.
  4. Elliott Management was the most active and in many cases aggressive activist of 2018. The Wall Street Journal noted that Elliott has publicly targeted 24 companies in 2018, with Icahn and Starboard runners-up with nine public targets each. The New Yorker published a lengthy profile of Paul Singer and Elliott in August, “Paul Singer, Doomsday Investor”. “Singer has excelled in this field in part because of a canny ability to discern his opponents’ weaknesses and a seeming imperviousness to public disapproval.”
  5. Enhanced ESG disclosure remains a topic of great interest to institutional investors and the corporate governance community. In October, two prominent business law professors, supported by investors and other entities with over $5 trillion in assets under management, filed a petition for rulemaking calling for the SEC to “develop a comprehensive framework requiring issuers to disclose identified environmental, social, and governance (ESG) aspects of each public-reporting company’s operations.” In November, the Embankment Project of the Coalition for Inclusive Capitalism issued its report outlining proposed ways to measure long-term sustainable value creation beyond financial results. And earlier this month, ESG disclosure was the subject of a lively discussion at a meeting of the SEC’s Investor Advisory Committee, with various views expressed regarding the merits of regulatory efforts versus private ordering in this area.

It has become increasingly evident that the activism-driven corporate world is relatively fragile and is proving to be unsustainable, particularly when viewed in the broader context of rapidly changing political and social norms and increasing divisiveness across many planes of the social contract. A number of initiatives have been underway to establish a modern corporate governance framework that is calibrated to the current environment. For our part, at the request of the World Economic Forum, we prepared a paper titled, The New Paradigm: A Roadmap for an Implicit Corporate Governance Partnership Between Corporations and Investors to Achieve Sustainable Long-Term Investment and Growth, which was issued in September 2016 and most recently updated in our memo, Some Thoughts for Boards of Directors in 2019.

In essence, The New Paradigm conceives of corporate governance as a collaboration among corporations, shareholders and other stakeholders working together to achieve long-term value and resist short-termism. While we have seen considerable interest in The New Paradigm and similar initiatives from major institutional investors and other key stakeholders, until such a framework is widely adopted, it is unlikely that absent legislation, there will be any decrease in activism. Accordingly, companies should regularly review and adjust their plans to avoid an activist attack and to successfully deal with an activist attack if one should occur. Effective engagement with major shareholders is the essential element of activist defense.

____________________________________________________________

*Martin Lipton is a founding partner of Wachtell, Lipton, Rosen & Katz, specializing in mergers and acquisitions and matters affecting corporate policy and strategy, and Zachary S. Podolsky is a corporate associate. This post is based on a Wachtell Lipton memorandum authored by Mr. Lipton and Mr. Podolsky. Related research from the Program on Corporate Governance includes The Long-Term Effects of Hedge Fund Activism by Lucian Bebchuk, Alon Brav, and Wei Jiang (discussed on the Forum here); Dancing with Activists by Lucian Bebchuk, Alon Brav, Wei Jiang, and Thomas Keusch (discussed on the Forum here); and Who Bleeds When the Wolves Bite? A Flesh-and-Blood Perspective on Hedge Fund Activism and Our Strange Corporate Governance System by Leo E. Strine, Jr. (discussed on the Forum here).

Une saine tension entre le CA et la direction : Gage d’une bonne gouvernance | Billet revisité


Dans son édition d’avril 2016, le magazine Financier Worldwide présente une excellente analyse de la dynamique d’un conseil d’administration efficace.

Pour l’auteur, il est important que le président du conseil soit habileté à exercer un niveau de saine tension entre les administrateurs et la direction de l’entreprise.

Il n’y a pas de place pour la complaisance au conseil. Les membres doivent comprendre que leur rôle est de veiller aux « intérêts supérieurs » de l’entreprise, notamment des propriétaires-actionnaires, mais aussi d’autres parties prenantes.

Le PDG de l’entreprise est recruté par le CA pour faire croître l’entreprise et exécuter une stratégie liée à son modèle d’affaires. Lui aussi doit travailler en fonction des intérêts des actionnaires… mais c’est la responsabilité fiduciaire du CA de s’en assurer en mettant en place les mécanismes de surveillance appropriés.

La théorie de l’agence stipule que le CA représente l’autorité souveraine de l’entreprise (puisqu’il possède la légitimité que lui confèrent les actionnaires). Le CA confie à un PDG (et à son équipe de gestion) le soin de réaliser les objectifs stratégiques retenus. Les deux parties — le Board et le Management — doivent bien comprendre leurs rôles respectifs, et trouver les bons moyens pour gérer la tension inhérente à l’exercice de la gouvernance et de la gestion.

Les administrateurs doivent s’efforcer d’apporter une valeur ajoutée à la gestion en conseillant la direction sur les meilleures orientations à adopter, et en instaurant un climat d’ouverture, de soutien et de transparence propice à la réalisation de performances élevées.

Il est important de noter que les actionnaires s’attendent à la loyauté des administrateurs ainsi qu’à leur indépendance d’esprit face à la direction. Les administrateurs sont élus par les actionnaires et sont donc imputables envers eux. C’est la raison pour laquelle le conseil d’administration doit absolument mettre en place un processus d’évaluation de ces membres et divulguer sa méthodologie.

Également, comme mentionné dans un billet daté du 5 juillet 2016 (la séparation des fonctions de président du conseil et de président de l’entreprise [CEO] est-elle généralement bénéfique ?), les autorités réglementaires, les firmes spécialisées en votation et les experts en gouvernance suggèrent que les rôles et les fonctions de président du conseil d’administration soient distincts des attributions des PDG (CEO).

En fait, on suppose que la séparation des fonctions, entre la présidence du conseil et la présidence de l’entreprise (CEO), est généralement bénéfique à l’exercice de la responsabilité de fiduciaire des administrateurs, c’est-à-dire que des pouvoirs distincts permettent d’éviter les conflits d’intérêts, tout en rassurant les actionnaires.

Cependant, cette pratique cède trop souvent sa place à la volonté bien arrêtée de plusieurs PDG d’exercer le pouvoir absolu, comme c’est encore le cas pour plusieurs entreprises américaines. Pour plus d’information sur ce sujet, je vous invite à consulter l’article suivant : Séparation des fonctions de PDG et de président du conseil d’administration | Signe de saine gouvernance !

Le Collège des administrateurs de sociétés (CAS) offre une formation spécialisée de deux jours sur le leadership à la présidence.

 

Banque des ASC
Gouvernance et leadership à la présidence

 

Vous trouverez, ci-dessous, l’article du Financier Worldwide qui illustre assez clairement les tensions existantes entre le CA et la direction, ainsi que les moyens proposés pour assurer la collaboration entre les deux parties.

J’ai souligné en gras les passages clés.

Bonne lecture ! Vos commentaires sont appréciés.

 

In this age of heightened risk, the need for effective governance has caused a dynamic shift in the role of the board of directors. Cyber security, rapid technological growth and a number of corporate scandals resulting from the financial crisis of 2008, all underscore the necessity of boards working constructively with management to ensure efficient oversight, rather than simply providing strategic direction. This is, perhaps, no more critical than in the middle market, where many companies often don’t have the resources larger organisations have to attract board members, but yet their size requires more structure and governance than smaller companies might need.

Following the best practices of high-performing boards can help lead to healthy tension between management and directors for improved results and better risk management. We all know conflict in the boardroom might sometimes be unavoidable, as the interests of directors and management don’t necessarily always align. Add various personalities and management styles to the mix, and discussions can sometimes get heated. It’s important to deal with situations when they occur in order to constructively manage potential differences of opinion to create a healthy tension that makes the entire organisation stronger.

Various conflict management styles can be employed to ensure that any potential boardroom tension within your organisation is healthy. If an issue seems minor to one person but vital to the rest of the group, accommodation can be an effective way to handle tension. If minor issues arise, it might be best to simply avoid those issues, whereas collaboration should be used with important matters. Arguably, this is the best solution for most situations and it allows the board to effectively address varying opinions. If consensus can’t be reached, however, it might become necessary for the chairman or the lead director to use authoritarian style to manage tension and make decisions. Compromise might be the best approach when the board is pressed for time and needs to take immediate action.

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The board chairperson can be integral to the resolution process, helping monitor and manage boardroom conflict. With this in mind, boards should elect chairs with the proven ability to manage all personality types. The chairperson might also be the one to initiate difficult conversations on topics requiring deeper scrutiny. That said, the chairperson cannot be the only enforcer; directors need to assist in conflict resolution to maintain a proper level of trust throughout the group. And the CEO should be proactive in raising difficult issues as well, and boards are typically most effective when the CEO is confident, takes the initiative in learning board best practices and works collaboratively.

Gone are the days of the charismatic, autocratic CEO. Many organisations have separated the role of CEO and chairperson, and have introduced vice chairs and lead directors to achieve a better balance of power. Another way to ensure a proper distribution of authority is for the board to pay attention to any red flags that might be raised by the CEO’s behaviour. For example, if a CEO feels they have all the answers, doesn’t respect the oversight of the board, or attempts to manage or marginalise the board, the chairperson and board members will likely need to be assertive, rather than simply following the CEO’s lead. Initially this might seem counterintuitive, however, in the long-run, this approach will likely create a healthier tension than if they simply ‘followed the leader’.

Everyone in the boardroom needs to understand their basic functions for an effective relationship -executives should manage, while the board oversees. In overseeing, the board’s major responsibilities include approving strategic plans and goals, selecting a CEO, determining a mission or purpose, identifying key risks, and providing oversight of the compliance of corporate policies and regulations. Clearly understanding the line between operations and strategy is also important.

Organisations with the highest performing boards are clear on the appropriate level of engagement for the companies they represent – and that varies from one organisation to the next. Determining how involved the board will be and what type of model the board will follow is key to effective governance and a good relationship with management. For example, an entity that is struggling financially might require a more engaged board to help put it back on track.

Many elements, such as tension, trust, diversity of thought, gender, culture and expertise can impact the delicate relationship between the board and management. Good communication is vital to healthy tension. Following best practices for interaction before, during and after board meetings can enhance conflict resolution and board success.

Before each board meeting, management should prepare themselves and board members by distributing materials and the board package in a timely manner. These materials should be reviewed by each member, with errors or concerns forwarded to the appropriate member of management, and areas of discussion highlighted for the chair. An agenda focused on strategic issues and prioritised by importance of matters can also increase productivity.

During the meeting, board members should treat one another with courtesy and respect, holding questions held until after presentations (or as the presenter directs). Board-level matters should be discussed and debated if necessary, and a consensus reached. Time spent on less strategic or pressing topics should be limited to ensure effective meetings. If appropriate, non-board-level matters might be handed to management for follow-up.

Open communication should also continue after board meetings. Sometimes topics discussed during board meetings take time to digest. When this happens, board members should connect with appropriate management team members to further discuss or clarify. There are also various board committee meetings that need to occur between board meetings. Board committees should be doing the ‘heavy lifting’ for the full board, making the larger group more efficient and effective. Other more informal interactions can further strengthen the relationship between directors and management.

Throughout the year, the board’s engagement with management can be broadened to include discussions with more key players. Gaining multiple perspectives by interacting with other areas of the organisation, such as general counsels, external and internal auditors, public relations and human resources, can help the board identify and address key risks. By participating in internal and external company events, board members get to know management and the company’s customers on a first-hand basis.

Of course, a strategy is necessary for the board as well, as regulatory requirements have increased, leading to greater pressure for high-quality performance. Effective boards maintain a plan for development and succession. They also implement CEO and board evaluation processes to ensure goals are being met and board members are performing optimally. In addition to the evaluation process, however, board members must hold themselves totally accountable for instilling trust in the boardroom.

Competition in today’s increasingly global and complex business environment is fierce, and calls for new approaches for success. Today’s boards need to build on established best practices and create good relationships with management to outperform competitors. The highest performing boards are clear on their functions, and understand the level of engagement appropriate for the companies they support. They are accountable and set the right tone, while being able to discern true goals and aspirations from trendiness. They are capable of understanding and dealing with the ‘big issues’ and are strategic in their planning and implementation of approaches that work for the companies they serve. With the ever-changing risk universe, the ability to work with the right amount of healthy tension is essential to effective governance.

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Hussain T. Hasan is on the Consulting Leadership team as well as a board member at RSM US LLP.

Attention aux huis clos du CA | en rappel


Nous avons déjà abordé l’importance d’inscrire un item « huis clos » à l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration. Celui-ci doit normalement être à la fin de la réunion et comporter une limite de temps afin d’éviter que la réunion ne s’éternise… et que les membres de la direction (qui souvent attendent la fin de la rencontre) soient mieux informés.

Ensuite, le président du conseil d’administration (PCA) devrait rencontrer le président et chef de la direction (PCD) en privé, et dans les meilleurs délais, afin de rendre compte des résultats et de la portée du huis clos. Cette responsabilité du PCA est déterminante, car les dirigeants ont de grandes attentes et un souci eu égard aux discussions du huis clos.

Plusieurs dirigeants et membres de conseil m’ont fait part de leurs préoccupations concernant la tenue des huis clos. Il y a des malaises dissimulés en ce qui a trait à cette activité ; il faut donc s’assurer de bien gérer la situation, car les huis clos peuvent souvent avoir des conséquences inattendues, voire contre-productives !

Ainsi, le huis clos :

(1) ne doit pas être une activité imprévue et occasionnelle inscrite à l’ordre du jour

(2) doit comporter une limite de temps

(3) doit être piloté par le PCA

(4) doit comporter un suivi systématique et

(5) doit se dérouler dans un lieu qui permet de préserver la confidentialité absolue des discussions.

J’insiste sur cette dernière condition parce que l’on a trop souvent tendance à la négliger ou à l’oublier, carrément. Dans de nombreux cas, la rencontre du conseil a lieu dans un local inapproprié, et les dirigeants peuvent entendre les conversations, surtout lorsqu’elles sont très animées…

Au début de la séance, les membres sont souvent insoucieux ; avec le temps, certains peuvent s’exprimer très (trop) directement, impulsivement et de manière inconvenante. Si, par mégarde, les membres de la direction entendent les propos énoncés, l’exercice peut prendre l’allure d’une véritable calamité et avoir des conséquences non anticipées sur le plan des relations interpersonnelles entre les membres de la direction et avec les membres du conseil.

 

registre-conseils-d-administration

 

L’ajout d’un huis clos à l’ordre du jour témoigne d’une volonté de saine gouvernance, mais, on le comprend, il y a un certain nombre de règles à respecter si on ne veut pas provoquer la discorde. Les OBNL, qui ont généralement peu de moyens, sont particulièrement vulnérables aux manquements à la confidentialité ! Je crois que dans les OBNL, les dommages collatéraux peuvent avoir des incidences graves sur les relations entre employés, et même sur la pérennité de l’organisation.

J’ai à l’esprit plusieurs cas de mauvaise gestion des facteurs susmentionnés et je crois qu’il vaut mieux ne pas tenir le bien-fondé du huis clos pour acquis.

Ayant déjà traité des bienfaits des huis clos lors d’un billet antérieur, je profite de l’occasion pour vous souligner, à nouveau, un article intéressant de Matthew Scott sur le site de Corporate Secretary qui aborde un sujet qui préoccupe beaucoup de hauts dirigeants : le huis clos lors des sessions du conseil d’administration ou de certains comités.

L’auteur explique très bien la nature et la nécessité de cette activité à inscrire à l’ordre du jour du conseil. Voici les commentaires que j’exprimais à cette occasion.

« Compte tenu de la “réticence” de plusieurs hauts dirigeants à la tenue de cette activité, il est généralement reconnu que cet item devrait toujours être présent à l’ordre du jour afin d’éliminer certaines susceptibilités.

Le huis clos est un temps privilégié que les administrateurs indépendants se donnent pour se questionner sur l’efficacité du conseil et la possibilité d’améliorer la dynamique interne ; mais c’est surtout une occasion pour les membres de discuter librement, sans la présence des gestionnaires, de sujets délicats tels que la planification de la relève, la performance des dirigeants, la rémunération globale de la direction, les poursuites judiciaires, les situations de conflits d’intérêts, les arrangements confidentiels, etc. On ne rédige généralement pas de procès-verbal à la suite de cette activité, sauf lorsque les membres croient qu’une résolution doit absolument apparaître au P.V.

La mise en place d’une période de huis clos est une pratique relativement récente, depuis que les conseils d’administration ont réaffirmé leur souveraineté sur la gouvernance des entreprises. Cette activité est maintenant considérée comme une pratique exemplaire de gouvernance et presque toutes les sociétés l’ont adoptée.

Notons que le rôle du président du conseil, en tant que premier responsable de l’établissement de l’agenda, est primordial à cet égard. C’est lui qui doit informer le PCD de la position des membres indépendants à la suite du huis clos, un exercice qui demande du tact !

Je vous invite à lire l’article ci-dessous. Vos commentaires sont les bienvenus ».

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