Attention aux huis clos du CA | en rappel


Nous avons déjà abordé l’importance d’inscrire un item « huis clos » à l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration. Celui-ci doit normalement être à la fin de la réunion et comporter une limite de temps afin d’éviter que la réunion ne s’éternise… et que les membres de la direction (qui souvent attendent la fin de la rencontre) soient mieux informés.

Ensuite, le président du conseil d’administration (PCA) devrait rencontrer le président et chef de la direction (PCD) en privé, et dans les meilleurs délais, afin de rendre compte des résultats et de la portée du huis clos. Cette responsabilité du PCA est déterminante, car les dirigeants ont de grandes attentes et un souci eu égard aux discussions du huis clos.

Plusieurs dirigeants et membres de conseil m’ont fait part de leurs préoccupations concernant la tenue des huis clos. Il y a des malaises dissimulés en ce qui a trait à cette activité ; il faut donc s’assurer de bien gérer la situation, car les huis clos peuvent souvent avoir des conséquences inattendues, voire contre-productives !

Ainsi, le huis clos :

(1) ne doit pas être une activité imprévue et occasionnelle inscrite à l’ordre du jour

(2) doit comporter une limite de temps

(3) doit être piloté par le PCA

(4) doit comporter un suivi systématique et

(5) doit se dérouler dans un lieu qui permet de préserver la confidentialité absolue des discussions.

J’insiste sur cette dernière condition parce que l’on a trop souvent tendance à la négliger ou à l’oublier, carrément. Dans de nombreux cas, la rencontre du conseil a lieu dans un local inapproprié, et les dirigeants peuvent entendre les conversations, surtout lorsqu’elles sont très animées…

Au début de la séance, les membres sont souvent insoucieux ; avec le temps, certains peuvent s’exprimer très (trop) directement, impulsivement et de manière inconvenante. Si, par mégarde, les membres de la direction entendent les propos énoncés, l’exercice peut prendre l’allure d’une véritable calamité et avoir des conséquences non anticipées sur le plan des relations interpersonnelles entre les membres de la direction et avec les membres du conseil.

 

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L’ajout d’un huis clos à l’ordre du jour témoigne d’une volonté de saine gouvernance, mais, on le comprend, il y a un certain nombre de règles à respecter si on ne veut pas provoquer la discorde. Les OBNL, qui ont généralement peu de moyens, sont particulièrement vulnérables aux manquements à la confidentialité ! Je crois que dans les OBNL, les dommages collatéraux peuvent avoir des incidences graves sur les relations entre employés, et même sur la pérennité de l’organisation.

J’ai à l’esprit plusieurs cas de mauvaise gestion des facteurs susmentionnés et je crois qu’il vaut mieux ne pas tenir le bien-fondé du huis clos pour acquis.

Ayant déjà traité des bienfaits des huis clos lors d’un billet antérieur, je profite de l’occasion pour vous souligner, à nouveau, un article intéressant de Matthew Scott sur le site de Corporate Secretary qui aborde un sujet qui préoccupe beaucoup de hauts dirigeants : le huis clos lors des sessions du conseil d’administration ou de certains comités.

L’auteur explique très bien la nature et la nécessité de cette activité à inscrire à l’ordre du jour du conseil. Voici les commentaires que j’exprimais à cette occasion.

«Compte tenu de la “réticence” de plusieurs hauts dirigeants à la tenue de cette activité, il est généralement reconnu que cet item devrait toujours être présent à l’ordre du jour afin d’éliminer certaines susceptibilités.

Le huis clos est un temps privilégié que les administrateurs indépendants se donnent pour se questionner sur l’efficacité du conseil et la possibilité d’améliorer la dynamique interne; mais c’est surtout une occasion pour les membres de discuter librement, sans la présence des gestionnaires, de sujets délicats tels que la planification de la relève, la performance des dirigeants, la rémunération globale de la direction, les poursuites judiciaires, les situations de conflits d’intérêts, les arrangements confidentiels, etc. On ne rédige généralement pas de procès-verbal à la suite de cette activité, sauf lorsque les membres croient qu’une résolution doit absolument apparaître au P.V.

La mise en place d’une période de huis clos est une pratique relativement récente, depuis que les conseils d’administration ont réaffirmé leur souveraineté sur la gouvernance des entreprises. Cette activité est maintenant considérée comme une pratique exemplaire de gouvernance et presque toutes les sociétés l’ont adoptée.

Notons que le rôle du président du conseil, en tant que premier responsable de l’établissement de l’agenda, est primordial à cet égard. C’est lui qui doit informer le PCD de la position des membres indépendants à la suite du huis clos, un exercice qui demande du tact!

Je vous invite à lire l’article ci-dessous. Vos commentaires sont les bienvenus».

Are you using in-camera meetings ?

Séparation des fonctions de PDG et de président du conseil d’administration | Signe de saine gouvernance !


Selon le modèle de gouvernance des entreprises privées canadiennes et américaines, le PDG (CEO) relève du conseil d’administration (CA) de l’entreprise. En effet, ce sont les actionnaires qui, lors de l’assemblée générale annuelle (AGA), votent pour des administrateurs dont la responsabilité fiduciaire est de les représenter sur le conseil d’administration de l’entreprise.

Ainsi, lors des AGA des entreprises publiques (cotées en bourse), les actionnaires sont appelés à voter sur une recommandation du CA développée par le comité de gouvernance. Il existe également des règles qui permettent aux actionnaires de faire inscrire des candidats sur la liste présentée par le CA.

 

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Le PDG de JPMorgan conforté par les actionnaires mais …

 

Le CA a la responsabilité de veiller aux intérêts supérieurs des actionnaires tout en considérant les intérêts des diverses parties prenantes.

Les actionnaires ne votent pas pour un PDG (CEO) ; ils votent pour des représentants en qui ils ont confiance dans la supervision de leurs affaires, notamment dans le choix du premier dirigeant (PDG – CEO).

Il est clair pour tous que c’est le CA qui a la responsabilité d’embaucher le PDG (CEO), de l’orienter, de le rémunérer, de l’évaluer et de mettre en place un processus de relève et de transition.

Personnellement, je ne crois pas approprié que le PDG soit aussi un administrateur au sein du CA, bien qu’il doive y assister à titre de premier dirigeant, mais sans droit de vote.

Cette prise de position implique, a fortiori, que le PDG ne soit pas désigné comme président (Chairman of the Board) du CA.

Bien que notre mode de gouvernance semble exclure le cumul des fonctions de président du conseil et de PDG, il n’existe aucune obligation juridique à le faire.

Ainsi, comme mentionné dans un billet daté du 5 juillet 2016 (la séparation des fonctions de président du conseil et de président de l’entreprise [CEO] est-elle généralement bénéfique ?), les autorités réglementaires, les firmes spécialisées en votation et les experts en gouvernance suggèrent que les rôles et les fonctions de président du conseil d’administration soient distincts des attributions des PDG (CEO).

En fait, on suppose que la séparation des fonctions, entre la présidence du conseil et la présidence de l’entreprise (CEO), est généralement bénéfique à l’exercice de la responsabilité de fiduciaire des administrateurs, c’est-à-dire que des pouvoirs distincts permettent d’éviter les conflits d’intérêts, tout en rassurant les actionnaires.

Cependant, cette pratique cède trop souvent sa place à la volonté bien arrêtée de plusieurs PDG d’exercer le pouvoir absolu, comme c’est encore le cas pour plusieurs entreprises américaines.

Dans un autre billet daté du 17 novembre (Séparation des fonctions de président du conseil [PCA] et de chef de la direction [PCD] : un retour sur un grand classique !), on note que les études contemporaines démontrent une nette tendance pour la séparation des deux rôles.

Le Canadian Spencer Stuart Board Index estime qu’une majorité de 85 % des 100 plus grandes entreprises canadiennes cotées en bourse a opté pour la dissociation entre les deux fonctions.

Aux États-Unis, en 2013, 45 % des entreprises de l’indice S&P500 dissociaient les rôles de PDG et de président du conseil. Plus de 50 % de ces entreprises combinent les deux fonctions !

L’article d’Yvan Allaire, publié dans le journal Les Affaires du 21 novembre 2016, mentionne « deux arguments invoqués pour appuyer la séparation des rôles » :

1- Le PDG relève du conseil qui doit en évaluer la performance, établir sa rémunération, le remplacer si cette performance est inadéquate, proposer de nouveaux membres pour le conseil ; comment peut-on, comme PDG, présider également le conseil, lequel doit prendre ces décisions critiques pour le PDG ;

Environ 50 % des grandes sociétés américaines sont présidées par un administrateur indépendant, comparativement à 23 % il y a 15 ans.

Toute la question du bien-fondé de la dualité des rôles PDG/Chairman est encore ambiguë, même si les experts de la gouvernance et les actionnaires activistes sont généralement d’accord avec la séparation des fonctions.

2-  En notre époque alors que la gouvernance est plus exigeante, plus prenante de temps et d’énergie pour la société ouverte cotée en Bourse, comment une même personne peut-elle s’acquitter de ces deux rôles sans que l’un soit négligé au profit de l’autre ? Dans le nouveau contexte de gouvernance, postérieur à Sarbanes-Oxley, les exigences pour le PCA sont telles qu’il n’est pas souhaitable qu’une même personne assume ces deux fonctions (PCA et PDG).

En conséquence, 85 % des 100 plus grandes entreprises canadiennes cotées en Bourse se sont donné un président du conseil distinct du PDG, mais dans 38 % des cas ce président du conseil ne se qualifiait pas comme indépendant. (Spencer Stuart, février 2012).

La situation n’est certainement pas limpide, mais la tendance est évidente. L’indépendance du président du conseil ainsi que la séparation du pouvoir entre Chairperson du CA et CEO devrait, selon moi, trouver son application dans tous les types d’organisations : OBNL, sociétés d’État, petites et moyennes entreprises, et coopératives.

Évidemment, chaque organisation a ses particularités, lesquelles sont ancrées dans des pratiques de gouvernance assez diverses. La séparation des rôles n’est pas une panacée; c’est une meilleure assurance d’une saine gouvernance.

Vos commentaires sont les bienvenus

Quelles sont les tendances en gouvernance qui se sont avérées au cours des 4 dernières années ?


Dans un premier temps, j’ai tenté de répondre à cette question en renvoyant le lecteur à deux publications que j’ai faites sur le sujet. C’est du genre check-list !

Puis, dans un deuxième temps, je vous invite à consulter les documents suivants qui me semblent très pertinents pour répondre à la question. Il s’agit en quelque sorte d’une revue de la littérature sur le sujet.

  1. La gouvernance relative aux sociétés en 2017 | Un « Survey » des entreprises du SV 150 et de la S&P 100
  2. Principales tendances en gouvernance à l’échelle internationale en 2017
  3. Séparation des fonctions de PDG et de président du conseil d’administration | Signe de saine gouvernance !
  4. Six mesures pour améliorer la gouvernance des organismes publics au Québec | Yvan Allaire
  5. Cadre de référence pour évaluer la gouvernance des sociétés | Questionnaire de 100 items
  6. La gouvernance française suit-elle la tendance mondiale ?
  7. Enquête mondiale sur les conseils d’administration et la gouvernance

 

J’espère que ces commentaires vous seront utiles, même si mon intervention est colorée par la situation canadienne et américaine !

Bonne lecture !

 

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Gouvernance : 12 tendances à surveiller

 

J’ai réalisé une entrevue avec le Journal des Affaires le 17 mars 2014. Une rédactrice au sein de l’Hebdo des AG, un média numérique qui se consacre au traitement des sujets touchant à la gouvernance des entreprises françaises, m’a contacté afin de connaître mon opinion sur quelles « prédictions » se sont effectivement avérées, et lesquelles restent encore à améliorer.

J’ai préparé quelques réflexions en référence aux douze tendances que j’avais identifiées le 17 mars 2014. J’ai donc revisité les tendances afin de vérifier comment la situation avait évolué en quatre ans. J’ai indiqué en rouge mon point de vue eu égard à ces tendances.

 « Si la gouvernance des entreprises a fait beaucoup de chemin depuis quelques années, son évolution se poursuit. Afin d’imaginer la direction qu’elle prendra au cours des prochaines années, nous avons consulté l’expert en gouvernance Jacques Grisé, ex- directeur des programmes du Collège des administrateurs de sociétés, de l’Université Laval. Toujours affilié au Collège, M. Grisé publie depuis plusieurs années le blogue www.jacquesgrisegouvernance.com, un site incontournable pour rester à l’affût des bonnes pratiques et tendances en gouvernance. Voici les 12 tendances dont il faut suivre l’évolution, selon Jacques Grisé »

 

  1. Les conseils d’administration réaffirmeront leur autorité. « Auparavant, la gouvernance était une affaire qui concernait davantage le management », explique M. Grisé. La professionnalisation de la fonction d’administrateur amène une modification et un élargissement du rôle et des responsabilités des conseils. Les CA sont de plus en plus sollicités et questionnés au sujet de leurs décisions et de l’entreprise. Cette affirmation est de plus en plus vraie. La formation certifiée en gouvernance est de plus en plus prisée. Les CA, et notamment les présidents de CA, sont de plus en plus sollicités pour expliquer leurs décisions, leurs erreurs et les problèmes de gestion de crise.
  2. La formation des administrateurs prendra de l’importance. À l’avenir, on exigera toujours plus des administrateurs. C’est pourquoi la formation est essentielle et devient même une exigence pour certains organismes. De plus, la formation continue se généralise ; elle devient plus formelle. Il va de soi que la formation en gouvernance prendra plus d’importance, mais les compétences et les expériences reliées au secteur d’activité de l’entreprise seront toujours très recherchées.
  3. L’affirmation du droit des actionnaires et celle du rôle du conseil s’imposeront. Le débat autour du droit des actionnaires par rapport à celui des conseils d’administration devra mener à une compréhension de ces droits conflictuels. Aujourd’hui, les conseils doivent tenir compte des parties prenantes en tout temps. Il existe toujours une situation potentiellement conflictuelle entre les intérêts des actionnaires et la responsabilité des administrateurs envers toutes les parties prenantes.
  4. La montée des investisseurs activistes se poursuivra. L’arrivée de l’activisme apporte une nouvelle dimension au travail des administrateurs. Les investisseurs activistes s’adressent directement aux actionnaires, ce qui mine l’autorité des conseils d’administration. Est-ce bon ou mauvais ? La vision à court terme des activistes peut être néfaste, mais toutes leurs actions ne sont pas négatives, notamment parce qu’ils s’intéressent souvent à des entreprises qui ont besoin d’un redressement sous une forme ou une autre. Pour bien des gens, les fonds activistes sont une façon d’améliorer la gouvernance. Le débat demeure ouvert. Le débat est toujours ouvert, mais force est de constater que l’actionnariat activiste est en pleine croissance partout dans le monde. Les effets souvent décriés des activistes sont de plus en plus acceptés comme bénéfiques dans plusieurs situations de gestion déficiente.
  5. La recherche de compétences clés deviendra la norme. De plus en plus, les organisations chercheront à augmenter la qualité de leur conseil en recrutant des administrateurs aux expertises précises, qui sont des atouts dans certains domaines ou secteurs névralgiques. Cette tendance est très nette. Les CA cherchent à recruter des membres aux expertises complémentaires.
  6. Les règles de bonne gouvernance vont s’étendre à plus d’entreprises. Les grands principes de la gouvernance sont les mêmes, peu importe le type d’organisation, de la PME à la société ouverte (ou cotée), en passant par les sociétés d’État, les organismes à but non lucratif et les entreprises familiales. Ici également, l’application des grands principes de gouvernance se généralise et s’applique à tous les types d’organisation, en les adaptant au contexte.
  7. Le rôle du président du conseil sera davantage valorisé. La tendance veut que deux personnes distinctes occupent les postes de président du conseil et de PDG, au lieu qu’une seule personne cumule les deux, comme c’est encore trop souvent le cas. Un bon conseil a besoin d’un solide leader, indépendant du PDG. Le rôle du Chairman est de plus en plus mis en évidence, car c’est lui qui représente le conseil auprès des différents publics. Il est de plus en plus indépendant de la direction. Les É.U. sont plus lents à adopter la séparation des fonctions entre Chairman et CEO.
  8. La diversité deviendra incontournable. Même s’il y a un plus grand nombre de femmes au sein des conseils, le déficit est encore énorme. Pourtant, certaines études montrent que les entreprises qui font une place aux femmes au sein de leur conseil sont plus rentables. Et la diversité doit s’étendre à d’autres origines culturelles, à des gens de tous âges et d’horizons divers. La diversité dans la composition des conseils d’administration est de plus en plus la norme. On a fait des progrès remarquables à ce chapitre, mais la tendance à la diminution de la taille des CA ralentit quelque peu l’accession des femmes aux postes d’administratrices.
  9. Le rôle stratégique du conseil dans l’entreprise s’imposera. Le temps où les CA ne faisaient qu’approuver les orientations stratégiques définies par la direction est révolu. Désormais, l’élaboration du plan stratégique de l’entreprise doit se faire en collaboration avec le conseil, en profitant de son expertise. Certes, l’un des rôles les plus importants des administrateurs est de voir à l’orientation de l’entreprise, en apportant une valeur ajoutée aux stratégies élaborées par la direction. Les CA sont toujours sollicités, sous une forme ou une autre, dans la conception de la stratégie.
  10. La réglementation continuera de se raffermir. Le resserrement des règles qui encadrent la gouvernance ne fait que commencer. Selon Jacques Grisé, il faut s’attendre à ce que les autorités réglementaires exercent une surveillance accrue partout dans le monde, y compris au Québec, avec l’Autorité des marchés financiers. En conséquence, les conseils doivent se plier aux règles, notamment en ce qui concerne la rémunération et la divulgation. Les responsabilités des comités au sein du conseil prendront de l’importance. Les conseils doivent mettre en place des politiques claires en ce qui concerne la gouvernance. Les conseils d’administration accordent une attention accrue à la gouvernance par l’intermédiaire de leur comité de gouvernance, mais aussi par leurs comités de RH et d’Audit. Les autorités réglementaires mondiales sont de plus en plus vigilantes eu égard à l’application des principes de saine gouvernance. La SEC, qui donnait souvent le ton dans ce domaine, est en mode révision de la réglementation parce que le gouvernement de Trump la juge trop contraignante pour les entreprises. À suivre !
  11. La composition des conseils d’administration s’adaptera aux nouvelles exigences et se transformera. Les CA seront plus petits, ce qui réduira le rôle prépondérant du comité exécutif, en donnant plus de pouvoir à tous les administrateurs. Ceux-ci seront mieux choisis et formés, plus indépendants, mieux rémunérés et plus redevables de leur gestion aux diverses parties prenantes. Les administrateurs auront davantage de responsabilités et seront plus engagés dans les comités aux fonctions plus stratégiques. Leur responsabilité légale s’élargira en même temps que leurs tâches gagnent en importance. Il faudra donc des membres plus engagés, un conseil plus diversifié, dirigé par un leader plus fort. C’est la voie que les CA ont empruntée. La taille des CA est de plus en plus réduite ; les conseils exécutifs sont en voie de disparition pour faire plus de place aux trois comités statutaires : Gouvernance, Ressources Humaines et Audit. Les administrateurs sont de plus en plus engagés et ils doivent investir plus de temps dans leurs fonctions.
  12. L’évaluation de la performance des conseils d’administration deviendra la norme. La tendance est déjà bien ancrée aux États-Unis, où les entreprises engagent souvent des firmes externes pour mener cette évaluation. Certaines choisissent l’auto-évaluation. Dans tous les cas, le processus est ouvert et si les résultats restent confidentiels, ils contribuent à l’amélioration de l’efficacité des conseils d’administration. Effectivement, l’évaluation de la performance des conseils d’administration est devenue une pratique quasi universelle dans les entreprises cotées. Celles-ci doivent d’ailleurs divulguer le processus dans le rapport aux actionnaires. On assiste à un énorme changement depuis les dix dernières années.

 

À ces 12 tendances, il faudrait en ajouter deux autres qui se sont révélées cruciales pour les conseils d’administration depuis quelques années :

(1) la mise en œuvre d’une politique de gestion des risques, l’identification des risques, l’évaluation des facteurs de risque eu égard à leur probabilité d’occurrence et d’impact sur l’organisation, le suivi effectué par le comité d’audit et par l’auditeur interne.

(2) le renforcement des ressources du conseil par l’ajout de compétences liées à la cybersécurité. La sécurité des données est l’un des plus grands risques des entreprises.

 

Aspects fondamentaux à considérer par les administrateurs dans la gouvernance des organisations

 

 

Récemment, je suis intervenu auprès du conseil d’administration d’une OBNL et j’ai animé une discussion tournant autour des thèmes suivants en affirmant certains principes de gouvernance que je pense être incontournables.

Vous serez certainement intéressé par les propositions suivantes :

(1) Le conseil d’administration est souverain — il est l’ultime organe décisionnel.

(2) Le rôle des administrateurs est d’assurer la saine gestion de l’organisation en fonction d’objectifs établis. L’administrateur a un rôle de fiduciaire, non seulement envers les membres qui les ont élus, mais aussi envers les parties prenantes de toute l’organisation. Son rôle comporte des devoirs et des responsabilités envers celle-ci.

(3) Les administrateurs ont un devoir de surveillance et de diligence ; ils doivent cependant s’assurer de ne pas s’immiscer dans la gestion de l’organisation (« nose in, fingers out »).

(4) Les administrateurs élus par l’assemblée générale ne sont pas porteurs des intérêts propres à leur groupe ; ce sont les intérêts supérieurs de l’organisation qui priment.

(5) Le président du conseil est le chef d’orchestre du groupe d’administrateurs ; il doit être en étroite relation avec le premier dirigeant et bien comprendre les coulisses du pouvoir.

(6) Les membres du conseil doivent entretenir des relations de collaboration et de respect entre eux ; ils doivent viser les consensus et exprimer leur solidarité, notamment par la confidentialité des échanges.

(7) Les administrateurs doivent être bien préparés pour les réunions du conseil et ils doivent poser les bonnes questions afin de bien comprendre les enjeux et de décider en toute indépendance d’esprit. Pour ce faire, ils peuvent tirer profit de l’avis d’experts indépendants.

(8) La composition du conseil devrait refléter la diversité de l’organisation. On doit privilégier l’expertise, la connaissance de l’industrie et la complémentarité.

(9) Le conseil d’administration doit accorder toute son attention aux orientations stratégiques de l’organisation et passer le plus clair de son temps dans un rôle de conseil stratégique.

(10) Chaque réunion devrait se conclure par un huis clos, systématiquement inscrit à l’ordre du jour de toutes les rencontres.

(11) Le président du CA doit procéder à l’évaluation du fonctionnement et de la dynamique du conseil.

(12) Les administrateurs doivent prévoir des activités de formation en gouvernance et en éthique.

 

Voici enfin une documentation utile pour bien appréhender les grandes tendances qui se dégagent dans le monde de la gouvernance aux É.U., au Canada et en France.

 

  1. La gouvernance relative aux sociétés en 2017 | Un « Survey » des entreprises du SV 150 et de la S&P 100
  2. Principales tendances en gouvernance à l’échelle internationale en 2017
  3. Séparation des fonctions de PDG et de président du conseil d’administration | Signe de saine gouvernance !
  4. Six mesures pour améliorer la gouvernance des organismes publics au Québec | Yvan Allaire
  5. Cadre de référence pour évaluer la gouvernance des sociétés | Questionnaire de 100 items
  6. La gouvernance française suit-elle la tendance mondiale ?
  7. Enquête mondiale sur les conseils d’administration et la gouvernance

 

Cadre de référence pour évaluer la gouvernance des sociétés – un questionnaire de 100 items | En rappel


Le Bureau de la vérification interne (BVI) de l’Université de Montréal (UdeM) a récemment développé un cadre de référence novateur pour l’évaluation de la gouvernance. La méthodologie, ainsi que le questionnaire qui en résulte, contribue, à mon avis, à l’avancement des connaissances dans le domaine de l’évaluation des caractéristiques et des pratiques de la gouvernance par les auditeurs internes.

Ayant eu l’occasion de collaborer à la conception de cet instrument de mesure de la gouvernance des sociétés, j’ai obtenu du BVI la permission de publier le résultat de cet exercice.

Cette version du cadre se veut « générique » et peut être utilisée pour l’évaluation de la gouvernance d’un projet, d’une activité, d’une unité ou d’une entité.

De ce fait, les termes, les intervenants ainsi que les structures attendues doivent être adaptés au contexte de l’évaluation. Il est à noter que ce cadre de référence correspond à une application optimale recherchée en matière de gouvernance. Certaines pratiques pourraient ne pas s’appliquer ou ne pas être retenues de façon consciente et transparente par l’organisation.

Le questionnaire se décline en dix thèmes, chacun comportant dix items :

 

 

Thème 1 — Structure et fonctionnement du Conseil

Thème 2 — Travail du président du Conseil

Thème 3 — Relation entre le Conseil et le directeur général (direction)

Thème 4 — Structure et travail des comités du Conseil

Thème 5 — Performance du Conseil et de ses comités

Thème 6 — Recrutement, rémunération et évaluation du rendement du directeur général

Thème 7 — Planification stratégique

Thème 8 — Performance et reddition de comptes

Thème 9 — Gestion des risques

Thème 10 — Éthique et culture organisationnelle

 


 

On retrouvera en Annexe une représentation graphique du cadre conceptuel qui permet d’illustrer les liens entre les thèmes à évaluer dans le présent référentiel.

L’évaluation s’effectue à l’aide d’un questionnaire de type Likert (document distinct du cadre de référence). L’échelle de Likert est une échelle de jugement par laquelle la personne interrogée exprime son degré d’accord ou de désaccord eu égard à une affirmation ou une question.

 

  1. Tout à fait d’accord
  2. D’accord
  3. Ni en désaccord ni d’accord
  4. Pas d’accord
  5. Pas du tout d’accord
  6. Ne s’applique pas (S.O.)

 

Une section commentaire est également incluse dans le questionnaire afin que les participants puissent exprimer des informations spécifiques à la question. L’audit interne doit réaliser son évaluation à l’aide de questionnaires ainsi que sur la base de la documentation qui lui sera fournie.

 

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Thème 1 — Structure et fonctionnement du Conseil

(Questions destinées au président du comité de gouvernance [PCG] et/ou au président du Conseil [PC])

 

1.       Le Conseil compte-t-il une proportion suffisante de membres indépendants pour lui permettre d’interagir de manière constructive avec la direction ?
2.       La taille du Conseil vous semble-t-elle raisonnable compte tenu des objectifs et de la charge de travail actuel ? (dans une fourchette idéale de 9 à 13 membres, avec une moyenne d’environ 10 membres)
3.       La composition du Conseil est-elle guidée par une politique sur la diversité des membres ?
4.       Le Conseil a-t-il conçu un processus rigoureux de recrutement de ses membres, basé sur une matrice des compétences complémentaires ?
5.       Le président et les membres du comité responsable du recrutement (comité de gouvernance) ont-ils clairement exprimé aux candidats potentiels les attentes de l’organisation en matière de temps, d’engagement et de contributions reliés avec leurs compétences ?
6.       Les réunions sont-elles bien organisées et structurées ? (durée, PV, taux de présence, documentation pertinente et à temps, etc.)
7.       Les échanges portent-ils sur surtout sur des questions stratégiques, sans porter sur les activités courantes (qui sont davantage du ressort de l’équipe de direction) ?
8.       Les membres sont-ils à l’aise d’émettre des propos qui vont à contre-courant des idées dominantes ?
9.       Une séance à huis clos est-elle systématiquement prévue à la fin de chacune des réunions afin de permettre aux membres indépendants de discuter des sujets sensibles ?
10.    Les membres ont-ils accès à la planification des rencontres sur une période idéale de 18 mois en y incluant certains items ou sujets récurrents qui seront abordés lors des réunions du Conseil (plan de travail) ?

 

 

Thème 2 — Travail du président du Conseil 

(Questions destinées à un administrateur indépendant, au PC [auto-évaluation] et au président du comité de gouvernance [PCG])

 

1.       Le président s’assure-t-il de former un solide tandem avec le directeur général et de partager avec lui une vision commune de l’organisation ?
2.       Le président promeut-il de hauts standards d’efficacité et d’intégrité afin de donner le ton à l’ensemble de l’organisation ?
3.       Le président, de concert avec le directeur général, prépare-t-il adéquatement les réunions du Conseil ?
4.       Le président préside-t-il avec compétence et doigté les réunions du Conseil ?
5.       Le président s’assure-t-il que les échanges portent surtout sur des questions stratégiques et que les réunions du Conseil ne versent pas dans la micro gestion ?
6.       Le président s’investit-il pleinement dans la sélection des présidents et des membres des comités du Conseil ?
7.       Le président s’assure-t-il de l’existence d’une formation et d’une trousse d’accueil destinées aux nouveaux membres afin qu’ils soient opérationnels dans les plus brefs délais ?
8.       Le président s’assure-t-il de l’existence d’un processus d’évaluation du rendement du Conseil et de ses membres ?
9.       Le président prend-il la peine d’aborder les membres non performants pour les aider à trouver des solutions ?
10.    Le président s’assure-t-il que les membres comprennent bien leurs devoirs de fiduciaire, c’est-à-dire qu’ils doivent veiller aux meilleurs intérêts de l’organisation et non aux intérêts de la base dont ils sont issus ?

 

 

Thème 3 — Relation entre le Conseil et le directeur général (direction)

(Questions destinées au PC et au Directeur général [DG])

 

1.       Le président du Conseil et le directeur général ont-ils des rencontres régulières et statutaires pour faire le point entre les réunions du Conseil ?
2.       Le président du Conseil et le directeur général maintiennent-ils une communication franche et ouverte ? (équilibre entre une saine tension et des relations harmonieuses et efficaces)
3.       Le Conseil résiste-t-il à la tentation de faire de la micro gestion lors de ses réunions et s’en tient-il à assumer les responsabilités qui lui incombent ?
4.       Le Conseil agit-il de façon respectueuse à l’endroit du directeur général lors des réunions du Conseil et cherche-t-il à l’aider à réussir ?
5.       Le Conseil procède-t-il à une évaluation annuelle du rendement du directeur général (par le comité de GRH) basée sur des critères objectifs et mutuellement acceptés ?
6.       Les membres du Conseil s’abstiennent-ils de donner des ordres ou des directives aux employés qui relèvent de l’autorité du directeur général ?
7.       Le président comprend-il que le directeur général ne relève pas de lui, mais plutôt du Conseil, et agit-il en conséquence ?
8.       Le directeur général aide-t-il adéquatement le président dans la préparation des réunions du Conseil, fournit-il aux membres l’information dont ils ont besoin et répond-il à leurs questions de manière satisfaisante ?
9.       Le directeur général s’assure-t-il de ne pas embourber les réunions du Conseil de sujets qui relèvent de sa propre compétence ?
10.    Le directeur général accepte-t-il de se rallier aux décisions prises par le Conseil, même dans les cas où il a exprimé des réserves ?

 

 

Thème 4 — Structure et travail des comités du Conseil

 (Questions destinées au PC et au président d’un des comités)

 

1.       Existe-t-il, au sein de votre organisation, les comités du Conseil suivants :

·         Audit ?

·         Gouvernance ?

·         Ressources humaines ?

·         Gestion des risques ?

·         Sinon, a-t-on inclus les responsabilités de ces comités dans le mandat du Conseil ou d’une autre instance indépendante ?

·         Autres comités reliés à la recherche (ex. éthique, scientifique) ?

 

2.       Les recommandations des comités du Conseil aident-elles le Conseil à bien s’acquitter de son rôle ?
3.       Les comités du Conseil sont-ils actifs et présentent-ils régulièrement des rapports au Conseil ?
4.       Estimez-vous que les comités créent de la valeur pour votre organisation ?
5.       Les comités du Conseil s’abstiennent-ils de s’immiscer dans la sphère de responsabilité du directeur général ?
6.       À l’heure actuelle, la séparation des rôles et responsabilités respectifs du Conseil, des comités et de la direction est-elle officiellement documentée, généralement comprise et mise en pratique ?
7.       Les membres qui siègent à un comité opérationnel comprennent-ils qu’ils travaillent sous l’autorité du directeur général ?
8.       Le directeur général est-il invité à assister aux réunions des comités du Conseil ?
9.       Chacun des comités et des groupes de travail du Conseil dispose-t-il d’un mandat clair et formulé par écrit ?
10.    S’il existe un comité exécutif dans votre organisation, son existence est-elle prévue dans le règlement de régie interne et, si oui, son rôle est-il clairement défini ?

 

 

Thème 5 — Performance du Conseil et de ses comités 

(Questions destinées au PC et au président du comité de gouvernance [PCG])

 

1.       Est-ce que la rémunération des membres du Conseil a été déterminée par le comité de gouvernance ou avec l’aide d’un processus indépendant ? (Jetons de présence ?)
2.       Par quels processus s’assure-t-on que le Conseil consacre suffisamment de temps et d’attention aux tendances émergentes et à la prévision des besoins futurs de la collectivité qu’il sert ?
3.       Est-ce que l’on procède à l’évaluation de la performance du Conseil, des comités et de ses membres au moins annuellement ?
4.       Est-ce que la logique et la démarche d’évaluation ont été expliquées aux membres du Conseil, et ceux-ci ont-ils pu donner leur point de vue avant de procéder à l’évaluation ?
5.       A-t-on convenu préalablement de la façon dont les données seront gérées de manière à fournir une garantie sur la confidentialité de l’information recueillie ?
6.       Est-ce que le président de Conseil croit que le directeur général et la haute direction font une évaluation positive de l’apport des membres du Conseil ?
7.       L’évaluation du Conseil et de ses comités mène-t-elle à un plan d’action réaliste pour prendre les mesures nécessaires selon leur priorité ?
8.       L’évaluation du Conseil permet-elle de relever les lacunes en matière de compétences et d’expérience qui pourraient être comblées par l’ajout de nouveaux membres ?
9.       Est-ce que les membres sont évalués en fonction des compétences et connaissances qu’ils sont censés apporter au Conseil ?
10.    Les membres sont-ils informés par le président du Conseil de leurs résultats d’évaluation dans le but d’aboutir à des mesures de perfectionnement ?

 

 

Thème 6 — Recrutement, rémunération et évaluation du rendement du DG

(Questions destinées au PC, au DG [auto-évaluation] et au président du comité des RH)

 

1.       Existe-t-il une description du poste de directeur général ? Cette description a-t-elle servi au moment de l’embauche du titulaire du poste ?
2.       Un comité du Conseil (comité de GRH) ou un groupe de membres indépendants est-il responsable de l’évaluation du rendement du directeur général (basé sur des critères objectifs) ?
3.       Le président du Conseil s’est-il vu confier un rôle prépondérant au sein du comité responsable de l’évaluation du rendement du directeur général afin qu’il exerce le leadership que l’on attend de lui ?
4.       Le comité responsable de l’évaluation du rendement et le directeur général ont-ils convenu d’objectifs de performance sur lesquels ce dernier sera évalué ?
5.       Le rendement du directeur général est-il évalué au moins une fois l’an en fonction de ces objectifs ?
6.       Les objectifs de rendement du directeur général sont-ils liés au plan stratégique ?
7.       Le comité responsable de l’évaluation du rendement s’est-il entretenu avec le directeur général en cours d’année pour lui donner une rétroaction préliminaire ?
8.       La rémunération du directeur général est-elle équitable par rapport à l’ensemble des employés et a-t-elle fait l’objet d’une analyse comparative avec le marché des organisations afin d’assurer un certain degré de compétitivité ?
9.       Les hausses salariales du directeur général sont-elles uniquement accordées en fonction de l’évaluation de son rendement ?
10.    Est-ce que le Conseil consacre l’attention nécessaire à la succession du directeur général et dispose-t-il d’un processus robuste d’identification d’un nouveau premier dirigeant, tant pour les transitions planifiées que non planifiées ?

 

 

Thème 7 — Planification stratégique 

(Questions destinées au PC et au DG)

 

1.       Votre organisation possède-t-elle un plan stratégique incluant notamment :

·         le contexte dans lequel évoluent la société et les principaux enjeux auxquels elle fait face ?

·         les objectifs et les orientations stratégiques de la société ?

·         les résultats visés au terme de la période couverte par le plan ?

·         les indicateurs de performance utilisés pour mesurer l’atteinte des résultats ?

2.       Le plan stratégique porte-t-il sur une période cohérente avec la mission et l’environnement dans lequel il œuvre ?
3.       La mission, les valeurs et l’énoncé de vision de l’organisation ont-ils été déterminés et réévalués périodiquement ?
4.       Est-ce qu’il y a eu une analyse Forces/faiblesses et opportunités/menaces ?
5.       L’ensemble des parties prenantes de l’organisation a-t-il été consulté notamment au moyen de sondages et d’entrevues, et lors d’un atelier de planification stratégique ?
6.       Les membres ont-ils été engagés dans le processus, notamment par la création d’un comité ad hoc chargé de piloter l’exercice et par des rapports périodiques aux réunions du Conseil ?
7.       Le Conseil évalue-t-il la stratégie proposée, notamment les hypothèses clés, les principaux risques, les ressources nécessaires et les résultats cibles, et s’assure-t-il qu’il traite les questions primordiales telles que l’émergence de la concurrence et l’évolution des préférences des clients ?
8.       Le président du Conseil s’assure-t-il que le plan stratégique soit débattu lors de réunions spéciales et que le Conseil dispose de suffisamment de temps pour être efficace ?
9.       Le Conseil est-il satisfait des plans de la direction pour la mise en œuvre de la stratégie approuvée ?
10.    Le Conseil surveille-t-il la viabilité permanente de la stratégie, et est-elle ajustée, si nécessaire, pour répondre aux évolutions de l’environnement ?

 

 

Thème 8 — Performance et reddition de comptes

 (Questions destinées au Président du comité d’audit ou au PC, au DG et au secrétaire corporatif)

 

1.       S’assure-t-on que les indicateurs de performance utilisés par la direction et présentés au Conseil sont reliés à la stratégie de l’organisation et aux objectifs à atteindre ?
2.       S’assure-t-on que les indicateurs de la performance sont équilibrés entre indicateurs financiers et non financiers, qu’ils comprennent des indicateurs prévisionnels et permettent une comparaison des activités similaires ?
3.       A-t-on une assurance raisonnable de la fiabilité des indicateurs de performance qui sont soumis au Conseil ?
4.       Utilise-t-on des informations de sources externes afin de mieux évaluer la performance de l’organisation ?
5.       Le Conseil et les comités réexaminent-ils régulièrement la pertinence de l’information qu’il reçoit ?
6.       Le Conseil examine-t-il d’un œil critique les informations à fournir aux parties prenantes ?
7.       Le Conseil est-il satisfait du processus de communication de crise de la société et est-il à même de surveiller de près son efficacité si une crise survient ?
8.       Le Conseil est-il satisfait de son implication actuelle dans la communication avec les parties prenantes externes et comprend-il les évolutions susceptibles de l’inciter à modifier son degré de participation ?
9.       Est-ce que la direction transmet suffisamment d’information opérationnelle au Conseil afin que celui-ci puisse bien s’acquitter de ses responsabilités de surveillance ?
10.    Est-ce que le Conseil s’assure que les informations sont fournies aux parties prenantes telles que les organismes réglementaires, les organismes subventionnaires et les partenaires d’affaires ?

 

 

Thème 9 — Gestion des risques

 (Questions destinées au PC et au Président du comité de Gestion des risques ou au Président du comité d’audit)

 

1.       L’organisation a-t-elle une politique de gestion des risques et obtient-elle l’adhésion de l’ensemble des dirigeants et des employés ?
2.       L’organisation a-t-elle identifié et évalué les principaux risques susceptibles de menacer sa réputation, son intégrité, ses programmes et sa pérennité ainsi que les principaux mécanismes d’atténuation ?
3.       L’organisation a-t-elle un plan de gestion de la continuité advenant un sinistre ?
4.       Est-ce que les risques les plus élevés font l’objet de mandats d’audit interne afin de donner un niveau d’assurance suffisant aux membres du Conseil ?
5.       L’organisation se penche-t-elle occasionnellement sur les processus de contrôle des transactions, par exemple l’autorisation des dépenses, l’achat de biens et services, la vérification et l’approbation des factures et des frais de déplacement, l’émission des paiements, etc. ?
6.       Existe-t-il une délégation d’autorité documentée et comprise par tous les intervenants ?
7.       Le Conseil a-t-il convenu avec la direction de l’appétit pour le risque ? (le niveau de risque que l’organisation est prête à assumer)
8.       Le Conseil est-il informé en temps utile lors de la matérialisation d’un risque critique et s’assure-t-il que la direction les gère convenablement ?
9.       S’assure-t-on que la direction entretient une culture qui encourage l’identification et la gestion des risques ?
10.   Le Conseil s’est-il assuré que la direction a pris les mesures nécessaires pour se prémunir des risques émergents, notamment ceux reliés à la cybersécurité et aux cyberattaques ?

 

Thème 10 — Éthique et culture organisationnelle

 (Questions destinées au DG et au PC)

 

1.       Les politiques de votre organisation visant à favoriser l’éthique sont-elles bien connues et appliquées par ses employés, partenaires et bénévoles ?
2.       Le Conseil de votre organisation aborde-t-il régulièrement la question de l’éthique, notamment en recevant des rapports sur les plaintes, les dénonciations ?
3.       Le Conseil et l’équipe de direction de votre organisation participent-ils régulièrement à des activités de formation visant à parfaire leurs connaissances et leurs compétences en matière d’éthique ?
4.       S’assure-t-on que la direction générale est exemplaire et a développé une culture fondée sur des valeurs qui se déclinent dans l’ensemble de l’organisation ?
5.       S’assure-t-on que la direction prend au sérieux les manquements à l’éthique et les gère promptement et de façon cohérente ?
6.       S’assure-t-on que la direction a élaboré un code de conduite efficace auquel elle adhère, et veille à ce que tous les membres du personnel en comprennent la teneur, la pertinence et l’importance ?
7.       S’assure-t-on de l’existence de canaux de communication efficaces (ligne d’alerte téléphonique dédiée, assistance téléphonique, etc.) pour permettre aux membres du personnel et partenaires de signaler les problèmes ?
8.       Le Conseil reconnaît-il l’impact sur la réputation de l’organisation du comportement de ses principaux fournisseurs et autres partenaires ?
9.       Est-ce que le président du Conseil donne le ton au même titre que le DG au niveau des opérations sur la culture organisationnelle au nom de ses croyances, son attitude et ses valeurs ?
10.    Est-ce que l’organisation a la capacité d’intégrer des changements à même ses processus, outils ou comportements dans un délai raisonnable ?

 

 

Annexe

Présentation du schéma conceptuel

 

 

Thème (1) — Structure et fonctionnement du Conseil

Thème (2) — Travail du président du Conseil

Thème (3) — Relation entre le Conseil et le directeur général (direction)

Thème (4) — Structure et travail des comités du Conseil

Thème (5) — Performance du Conseil et de ses comités

Thème (6) — Recrutement, rémunération et évaluation du rendement du directeur général

Thème (7) — Planification stratégique

Thème (8) — Performance et reddition de comptes

Thème (9) — Gestion des risques

Thème (10) — Éthique et culture organisationnelle

Le comité exécutif et le conseil d’administration


Voici une discussion très intéressante paru sur le groupe de discussion LinkedIn Board of Directors Society, et initiée par Jean-François Denaultconcernant la nécessité de faire appel à un comité exécutif.

Je vous invite à lire les commentaires présentés sur le fil de discussion du groupe afin de vous former une opinion.

Personnellement, je crois que le comité exécutif est beaucoup trop souvent impliqué dans des activités de nature managériale.

Dans plusieurs cas, le CA pourrait s’en passer et reprendre l’initiative !

Qu’en pensez-vous ?

____________________________________________________

 

La situation exposée par  est la suivante (en anglais) :

I’m looking for feedback for a situation I encountered.
I am a board member for a non-profit. Some of us learned of an issue, and we brought it up at the last meeting for an update.
We were told that it was being handled by the Executive Committee, and would not be brought up in board meetings.
It is my understanding that the executive committee’s role is not to take issues upon themselves, but to act in interim of board meetings. It should not be discussing issues independently from the board.
Am I correct in thinking this? Should all issues be brought up to the board, or can the executive committee handle situations that it qualifies as « sensitive »?

 

Résultats de recherche d'images pour « comité exécutif »

 

The Role of the Executive Committee versus the main board of directors

 

Alan Kershaw

Chair of Regulatory Board

Depends whether it’s an operational matter I guess – e.g. a staffing issue below CEO/Director level. If it’s a matter of policy or strategy, or impacts on them, then the Board is entitled to be kept informed, surely, and to consider the matter itself.

 

John Dinner

John T,  Dinner Board Governance Services

Helping boards improve their performance and contributionI’ll respond a bit more broadly, Jean-François. While I am not opposed to the use of executive committees, a red flag often goes up when I conduct a governance review for clients and review their EC mandate and practices. There is a slippery slope where such committees find themselves assuming more accountability for the board’s work over time. Two classes of directors often form unintentionally as a result. Your situation is an example where the executive committee has usurped the board’s final authority. While I don’t recommend one approach, my inclination is to suggest that boards try to function without an executive committee because of the frequency that situations similar to the one you describe arise at boards where such committees play an active role. There are pros and cons, of course, for having these committees, but I believe the associated risk often warrants reconsideration of their real value and need.

 

Chuck Molina

Chief Technology Officer at DHI

I currently sit on the EC and have been in that role with other boards. Although I can see the EC working on projects as a subset of the board we Always go back to the full board and disclose those projects and will take items to the full board for approval. The board as a whole is accountable for decisions! There has to be transparency on the board! I found this article for you. http://www.help4nonprofits.com/BrainTeaser/BrainTeaser-Role_of_Executive_Committee.htm , which concurs to John’s comment. If used correctly the EC or a subset of the board can work on board issues more efficiently then venting through the full board, but they should always go back to the Full board for consideration or approval.  

 

Dave Chapman

CHM and CEO of NorthPoint ERM

I have experienced couple of EB’s and unless the company is in deep financial or legal trouble for the most part the took away from the main board and in the whole worked ok but not great. If the board has over 10 to 15 board members it is almost a requirement but the board them is there for optics more than or effective and efficient decision making

Experienced CEO & Board member of Domestic and European companies.

I think Mr. Dinner, Mr. Molina, and Mr. Chapman summed it up beautifully:
– You cannot have two classes of Directors
– You have to have transparency and every Board member is entitled to the same information
– A Board of 10-15 members is inefficient and may need committees, but that does not change the fact that all Board members are entitled to have input into anything that the Board decides as a body.
– An Executive Committee is a sub-committee of the entire Board, not an independent body with extraordinary powers.

 

Al Errington

Entrepreneur & Governance Advocate

I agree with John, executive committees tend to be a slippery slope to bad governance. The board of directors has the responsibility of direction and oversight of the business or organization. If anything goes substantially wrong, the board of directors will also be accountable, legally. The rules of thumb for any and all committees is
– Committees must always be accountable to the board of directors, not the other way around.
– Committees must always have limits defined by the board of directors on authority and responsibility, and should have limits on duration.
– Committees should always have a specific reason to exist and that reason should be to support the board of directors in addressing it’s responsibilities. 

 

Emerson Galfo

Consulting CFO/COO / Board Member/Advisor

Judging from the responses, we need to clearly define the context of what an Executive Committee is. Every organization can have it’s own function/view of what an Executive Committee is.

From my experience, an Executive Committee is under the CEO and reflects a group of trusted C-level executives that influence his decisions. I have had NO experience with Executive Boards other than the usual specific Board Committees dealing with specific realms of the organization.

So coming from this perspective, the Executive Committee is two steps down from the organizational pecking order and should be treated or viewed in that context.. 

 

Terry Tormey

President & CEO at Prevention Pharmaceuticals Inc.

I concur with Mr. James Clouser (above).
They should be avoided except in matters involving a performance question regarding C-Level Executive Board member, where a replacement may be sought.

 

John Baily

Board of Directors at RLI Corp

James hit the nail on the head. Executive committees are a throwback to times when we didn’t have the communication tools we do now. They no longer have a reason for their existence. All directors, weather on a not for profit or a corporate board have equal responsibilities and legal exposures. There is no room or reason for a board within a board in today’s world.

 

Chinyere Nze

Chief Executive Officer

My experience is; Board members have the last say in all policy issues- especially when it concerns operational matter. But in this case, where there is Executive Committee, what it sounds like is that, the organization in question has not clearly identified, nor delineated the roles of each body- which seem to have brought up the issue of ‘conflict’ in final decision- making. Often Executive Committees are created to act as a buffer or interim to the Board, this may sometime cause some over-lapping in executive decision-making.

My suggestion is for the organization to assess and evaluate its current hierarchy- clearly identify & define roles-benefits for creating and having both bodies, and how specific policies/ protocol would benefit the organization. In other words, the CEO needs to define the goals or benefits of having just a Board or having both bodies, and to avoid role conflict or over-lap, which may lead to confusion, as it seems to have been the case here. 

 

STEPHEN KOSMALSKI

CEO / PRESIDENT/BOARD OF DIRECTORS /PRIVATE EQUITY OPERATING PARTNER known for returning growth to stagnant businesses

The critical consideration for all board members is ‘ fiduciary accountability’ of all bod members. With that exposure , all bod members should be aware of key issues . 

 

Thomas Brattle « Toby » Gannett

President and CEO at BCR Managment

I think for large organizations, that executive committees still have an important role as many board members have a great deal going on and operational matters may come up from time to time that need to be handled in a judicial manner. While I think that the Executive committee has an important, at times critical role for a BOD, it is also critical that trust is built between the executive Committee and the BOD. This is only done when the executive committee is transparent, and pushes as many decisions that it can to the full board. If the committee does not have time to bring a matter to the full BOD, then they must convey to the BOD the circumstances why and reasoning for their decision. It is the executive committees responsibility to build that trust with the BOD and work hard to maintain it. All strategic decisions must be made by the full BOD. It sounds like you either have a communication failure, governance issue, or need work with your policies and procedures or a combination of issues.

 

Comment se comporter correctement lorsque l’on siège à un conseil d’administration ?


À chaque semaine je donne la parole à Johanne Bouchard* qui agit à titre d’auteure invitée sur mon blogue en gouvernance. Ce billet est une reprise de son article publié le 29 juin 2015.

L’auteure a une solide expérience d’interventions de consultation auprès de conseils d’administration de sociétés américaines et d’accompagnements auprès de hauts dirigeants de sociétés publiques. Dans ce billet, elle aborde ce que, selon elle, doivent être les qualités des bons administrateurs.

Quels conseils, simples et concrets, une personne qui connaît bien la nature des conseils d’administration, peut-elle prodiguer aux administrateurs eu égard aux qualités et aux comportements à adopter dans leurs rôles de fiduciaires ?

Bonne lecture ! Vos commentaires sont les bienvenus.

Siéger à un conseil d’administration : comment exceller ?

par

Johanne Bouchard

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En 2014, Bryan Stolle, un des contributeurs de la revue Forbes, également investisseur au Mohr Davidow Ventures, a examiné le sujet dans un billet de son blogue. Il a écrit : « L’excellence d’un conseil d’administration est le résultat de l’excellence de chacun de ses membres ». Il poursuit en soulignant ce qu’il considère en être les principaux attributs. Je suis d’accord avec lui mais j’aimerais ajouter ce qui, selon moi, fait la grandeur et la qualité exceptionnelle d’un membre de conseil d’administration.

Intention

D’abord et avant tout, être un excellent membre de conseil d’administration commence avec « l’intention » d’en être un, avec l’intention d’être bienveillant, et pas uniquement avec l’intention de faire partie d’un conseil d’administration. Malheureusement, trop de membres ne sont pas vraiment résolus et déterminés dans leur volonté de devenir membres d’un conseil.

La raison de se joindre à un conseil doit être authentique, avec un désir profond de bien servir l’entité. Être clair sur les raisons qui vous poussent à vous joindre au conseil est absolument essentiel, et cela aide à poser les jalons de votre réussite comme administrateur. En adhérant à un conseil d’administration, votre devoir, ainsi que celui de vos collègues administrateurs, est de créer une valeur ajoutée pour les actionnaires.

Attentes

Ensuite, vous devez comprendre ce que l’on attend de vous et du rôle que vous serez appelé à jouer au sein du conseil d’administration. Trop de membres d’un conseil ne comprennent pas leur rôle et saisissent mal les attentes liées à leur charge. Souvent, le président du conseil et le chef de la direction ne communiquent pas suffisamment clairement leurs attentes concernant leur rôle.

Ne tenez rien pour acquis concernant le temps que vous devrez consacrer à cette fonction et ce qu’on attendra de votre collaboration. Est-ce qu’on s’attend à ce que vous soyez présent à toutes les réunions, que vous siégiez à un comité ou que vous participiez aux conférences téléphoniques entre les réunions normalement prévues ? Votre réseau suffit-il, à ce stade-ci de la croissance de l’entreprise, pour répondre au recrutement de nouveaux talents et pour créer des partenariats ? Est-ce que votre expérience de l’industrie est adéquate; comment serez-vous un joueur-clé lors des discussions ? Y aura-t-il un programme d’accueil et d’intégration des nouveaux administrateurs pour faciliter votre intégration au sein du conseil. De plus, comment prévoyez-vous atteindre un niveau suffisant de connaissance des stratégies commerciales de l’entreprise? Soyez clairs en ce qui concerne les attentes.

Exécution

Vous devez honorer les engagements associés à votre responsabilité de membre du conseil d’administration. Cela signifie :

Être préparé : se présenter à une réunion du conseil d’administration sans avoir lu l’ordre du jour au préalable ainsi que les documents qui l’accompagnent est inacceptable. Cela peut paraître évident, mais vous seriez surpris du nombre de membres de conseils coupables d’un tel manque de préparation. De même, le chef de la direction, soucieux d’une gestion efficace du temps, a la responsabilité de s’assurer que le matériel soit adéquatement préparé et distribué à l’avance à tous les administrateurs.

Respecter le calendrier : soyez à l’heure et assistez à toutes les réunions du conseil d’administration.

Participation

Écoutez, questionnez et ne prenez la parole qu’au moment approprié. Ne cherchez pas à provoquer la controverse uniquement dans le but de vous faire valoir, en émettant un point de vue qui n’est ni opportun, ni pertinent. N’intervenez pas inutilement, sauf si vous avez une meilleure solution ou des choix alternatifs à proposer.

Bonnes manières

Il est important de faire preuve de tact, même lorsque vous essayez d’être directs. Évitez les manœuvres d’intimidation; le dénigrement et le harcèlement n’ont pas leur place au sein d’une entreprise, encore moins dans une salle du conseil. Soyez respectueux, en particulier pendant la présentation du comité de direction. Placez votre cellulaire en mode discrétion. La pratique de bonnes manières, notamment les comportements respectueux, vous permettront de gagner le respect des autres.

Faites valoir vos compétences

Vos compétences sont uniques. Cherchez à les présenter de manière à ce que le conseil d’administration puisse en apprécier les particularités. En mettant pleinement à profit vos compétences et en participant activement aux réunions, vous renforcerez la composition du conseil et vous participerez également à la réussite de l’entreprise en créant une valeur ajoutée pour les actionnaires.

Ne soyez pas timide

Compte tenu de la nature stratégique de cette fonction, vous devez avoir le courage de faire connaître votre point de vue. Un bon membre de conseil d’administration ne doit pas craindre d’inciter les autres membres à se tenir debout lorsque qu’il est conscient des intérêts en cause, ni d’être celui qui saura clairement faire preuve de discernement. Un bon membre de conseil d’administration doit être prêt à accomplir les tâches les plus délicates, y compris celles qui consistent à changer la direction de l’entreprise et le chef de la direction, quand c’est nécessaire, et avant qu’il ne soit trop tard.

Évitez les réclamations monétaires non justifiées

Soyez conscients des émoluments d’administrateur qu’on vous paie. N’abusez pas des privilèges. Les conséquences sont beaucoup trop grandes pour vous, pour la culture de l’entreprise et pour la réputation du conseil. Si vous voulez que je sois plus précise, je fais référence aux déclarations de certaines dépenses que vous devriez payer vous-même. Sachez que quelqu’un du service de la comptabilité examine vos comptes de dépenses, et que cela pourrait facilement ternir votre réputation si vous soumettiez des dépenses inacceptables.

Faites preuve de maturité

Vous vous joignez à un conseil qui agit au plus haut niveau des entreprises (privée, publique ou à but non lucratif), dont les actions et les interventions ont une grande incidence sur les collectivités en général. Gardez confidentiel ce qui est partagé lors des réunions du conseil, et ne soyez pas la source d’une fuite.

Maintenez une bonne conduite

Le privilège de siéger au sein d’un conseil d’administration vous expose à une grande visibilité. Soyez conscients de votre comportement lors des réunions du conseil d’administration et à l’extérieur de la salle de réunion; évitez de révéler certains de vos comportements inopportuns.

Confiance et intégrité

Faites ce que vous avez promis de faire. Engagez-vous à respecter ce que vous promettez. Tenez votre parole et soyez toujours à votre meilleur et fier d’être un membre respectable du conseil d’administration.

Valeurs

Un bon membre de conseil d’administration possède des valeurs qu’il ne craint pas de révéler. Il est confiant que ses agissements reflètent ses valeurs.

Un bon membre de conseil est un joueur actif et, comme Stolle l’a si bien noté, de bons administrateurs constituent l’assise d’un bon conseil d’administration. Ce conseil d’administration abordera sans hésiter les enjeux délicats, tels que la rémunération du chef de la direction et la planification de la relève – des éléments qui sont trop souvent négligés.

Un bon membre du conseil d’administration devrait se soucier d’être un modèle et une source d’inspiration en exerçant sa fonction, que ce soit à titre d’administrateur indépendant, de président, de vice-président, de président du conseil, d’administrateur principal, de président d’un comité – quel que soit son rôle – il devrait avoir la maturité et la sagesse nécessaires pour se retirer d’un conseil d’administration avec grâce, quand vient le temps opportun de le faire.

Enfin, prenez soin de ne pas être un membre dysfonctionnel, ralentissant les progrès du conseil d’administration. Bien qu’étant un administrateur indépendant, chacun a le même devoir qu’un joueur d’équipe.

Je vous invite à aspirer à être un bon membre de conseil d’administration et à respecter vos engagements. Siéger à un trop grand nombre de conseils ne fera pas de vous un meilleur membre.

Je conduis des évaluations du rendement des conseils d’administration, et, je vous avoue, en toute sincérité, que de nombreux administrateurs me font remarquer que certains de leurs collègues semblent se disperser et qu’ils ne sont pas les administrateurs auxquels on est en droit de s’attendre. Vous ne pouvez pas vous permettre de trop « étirer l’élastique » si vous voulez pleinement honorer vos engagements. Rappelez-vous que c’est acceptable de dire « non » à certaines demandes, d’être sélectif quant à ce que vous souhaitez faire, mais il est vital de bien accomplir votre charge dans le rôle que vous tenez.

______________________________

*Johanne Bouchard est maintenant consultante auprès de conseils d’administration, de chefs de la direction et de comités de direction. Johanne a développé une expertise au niveau de la dynamique et la de composition d’un conseil d’administration. Après l’obtention de son diplôme d’ingénieure en informatique, sa carrière l’a menée à œuvrer dans tous les domaines du secteur de la technologie, du marketing et de la stratégie à l’échelle mondiale.

Pour en connaître plus sur le site de Johanne Bouchard

Cinq (5) principes simples et universels de saine gouvernance | En rappel


Quels sont les principes fondamentaux de la bonne gouvernance ? Voilà un sujet bien d’actualité, une question fréquemment posée, qui appelle, trop souvent, des réponses complexes et peu utiles pour ceux qui siègent à des conseils d’administration.

L’article de Jo Iwasaki, paru sur le site du NewStateman, a l’avantage de résumer très succinctement les cinq (5) grands principes qui doivent animer et inspirer les administrateurs de sociétés.

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Les principes évoqués dans l’article sont simples et directs ; ils peuvent même paraître simplistes, mais, à mon avis, ils devraient servir de puissants guides de référence à tous les administrateurs de sociétés.

Les cinq principes retenus dans l’article sont les suivants :

Un solide engagement du conseil (leadership) ;

Une grande capacité d’action liée au mix de compétences, expertises et savoir-être ;

Une reddition de compte efficace envers les parties prenantes ;

Un objectif de création de valeur et une distribution équitable entre les principaux artisans de la réussite ;

De solides valeurs d’intégrité et de transparence susceptibles de faire l’objet d’un examen minutieux de la part des parties prenantes.

« What board members need to remind themselves is that they are collectively responsible for the long-term success of their company. This may sound obvious but it is not always recognised ».

 

What are the fundamental principles of corporate governance ?

« Our suggestion is to get back to the fundamental principles of good governance which board members should bear in mind in carrying out their responsibilities. If there are just a few, simple and short principles, board members can easily refer to them when making decisions without losing focus. Such a process should be open and dynamic.

In ICAEW’s  recent paper (The Institute of Chartered Accountants in England and Wales) What are the overarching principles of corporate governance?, we proposed five such principles of corporate governance.

Leadership

An effective board should head each company. The Board should steer the company to meet its business purpose in both the short and long term.

Capability

The Board should have an appropriate mix of skills, experience and independence to enable its members to discharge their duties and responsibilities effectively.

Accountability

The Board should communicate to the company’s shareholders and other stakeholders, at regular intervals, a fair, balanced and understandable assessment of how the company is achieving its business purpose and meeting its other responsibilities.

Sustainability

The Board should guide the business to create value and allocate it fairly and sustainably to reinvestment and distributions to stakeholders, including shareholders, directors, employees and customers.

Integrity

The Board should lead the company to conduct its business in a fair and transparent manner that can withstand scrutiny by stakeholders.

We kept them short, with purpose, but we also kept them aspirational. None of them should be a surprise – they might be just like you have on your board. Well, why not share and exchange our ideas – the more we debate, the better we remember the principles which guide our own behaviour ».

De son côté, l’Ordre des administrateurs agréés du Québec (OAAQ a retenu six (6) valeurs fondamentales qui devraient guider les membres dans l’accomplissement de leurs tâches de professionnels. Il est utile de les rappeler dans ce billet :

Transparence 

La transparence laisse paraître la réalité tout entière, sans qu’elle soit altérée ou biaisée. Il n’existe d’autre principe plus vertueux que la transparence de l’acte administratif par l’administrateur qui exerce un pouvoir au nom de son détenteur ; celui qui est investi d’un pouvoir doit rendre compte de ses actes à son auteur.

Essentiellement, l’administrateur doit rendre compte de sa gestion au mandant ou autre personne ou groupe désigné, par exemple, à un conseil d’administration, à un comité de surveillance ou à un vérificateur. L’administrateur doit également agir de façon transparente envers les tiers ou les préposés pouvant être affectés par ses actes dans la mesure où le mandant le permet et qu’il n’en subit aucun préjudice.

Continuité

La continuité est ce qui permet à l’administration de poursuivre ses activités sans interruption. Elle implique l’obligation du mandataire de passer les pouvoirs aux personnes et aux intervenants désignés pour qu’ils puissent remplir leurs obligations adéquatement.

La continuité englobe aussi une perspective temporelle. L’administrateur doit choisir des avenues et des solutions qui favorisent la survie ou la croissance à long terme de la société qu’il gère. En ce qui concerne la saine gestion, l’atteinte des objectifs à court terme ne doit pas menacer la viabilité d’une organisation à plus long terme.

Efficience

L’efficience allie efficacité, c’est-à-dire, l’atteinte de résultats et l’optimisation des ressources dans la pose d’actes administratifs. L’administrateur efficient vise le rendement optimal de la société dont il a la charge et maximise l’utilisation des ressources à sa disposition, dans le respect de l’environnement et de la qualité de vie.

Conscient de l’accès limité aux ressources, l’administrateur met tout en œuvre pour les utiliser avec diligence, parcimonie et doigté dans le but d’atteindre les résultats anticipés. L’absence d’une utilisation judicieuse des ressources constitue une négligence, une faute qui porte préjudice aux commettants.

Équilibre

L’équilibre découle de la juste proportion entre force et idées opposées, d’où résulte l’harmonie contributrice de la saine gestion des sociétés. L’équilibre se traduit chez l’administrateur par l’utilisation dynamique de moyens, de contraintes et de limites imposées par l’environnement en constante évolution.

Pour atteindre l’équilibre, l’administrateur dirigeant doit mettre en place des mécanismes permettant de répartir et balancer l’exercice du pouvoir. Cette pratique ne vise pas la dilution du pouvoir, mais bien une répartition adéquate entre des fonctions nécessitant des compétences et des habiletés différentes.

Équité

L’équité réfère à ce qui est foncièrement juste. Plusieurs applications relatives à l’équité sont enchâssées dans la Charte canadienne des droits et libertés de la Loi canadienne sur les droits de la personne et dans la Charte québécoise des droits et libertés de la personne. L’administrateur doit faire en sorte de gérer en respect des lois afin de prévenir l’exercice abusif ou arbitraire du pouvoir.

Abnégation

L’abnégation fait référence à une personne qui renonce à tout avantage ou intérêt personnel autres que ceux qui lui sont accordés par contrat ou établis dans le cadre de ses fonctions d’administrateur.

Articles reliés au sujet :

Effective Governance | Top Ten Steps to Improving Corporate Governance | Effective Governance (jacquesgrisegouvernance.com)

Vous vous préparez à occuper un poste d’administrateur d’une entreprise ? (jacquesgrisegouvernance.com)

Corporate Governance Quick Read – The role of the board is to govern (togovern.wordpress.com)

Fact and Fiction in Corporate Law and Governance (blogs.law.harvard.edu)

Rôle du CA dans l’établissement d’une forte culture organisationnelle | Une référence essentielle


Vous trouverez, ci-dessous, un document partagé par Joanne Desjardins*, qui porte sur le rôle du CA dans l’établissement d’une solide culture organisationnelle.

C’est certainement l’un des guides les plus utiles sur le sujet. Il s’agit d’une référence essentielle en matière de gouvernance.

Je vous invite à lire le sommaire exécutif. Vos commentaires sont appréciés.

 

Managing Culture | A good practical guide – December 2017

 

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Executive summary

 

In Australia, the regulators Australian Prudential Regulation Authority (APRA) and Australian Securities and Investments Commission (ASIC) have both signalled that there are significant risks around poor corporate culture. ASIC recognises that culture is at the heart of how an organisation and its staff think and behave, while APRA directs boards to define the institution’s risk appetite and establish a risk management strategy, and to ensure management takes the necessary steps to monitor and manage material risks. APRA takes a broad approach to ‘risk culture’ – includingrisk emerging from a poor culture.

Regulators across the globe are grappling with the issue of risk culture and how best to monitor it. While regulators generally do not dictate a cultural framework, they have identified common areas that may influence an organisation’s risk culture: leadership, good governance, translating values and principles into practices, measurement and accountability, effective communication and challenge, recruitment and incentives. Ultimately, the greatest risk lies in organisations that are believed to be hypocritical when it comes to the espoused versus actual culture.

The board is ultimately responsible for the definition and oversight of culture. In the US, Mary Jo White, Chair of the Securities and Exchange Commission (SEC), recognised that a weak risk culture is the root cause of many large governancefailures, and that the board must set the ‘tone at the top’.

Culture also has an important role to play in risk management and risk appetite, and can pose significant risks that may affect an organisation’s long-term viability.

However, culture is much more about people than it is about rules. This guide argues that an ethical framework – which is different from a code of ethics or a code of conduct – should sit at the heart of the governance framework of an organisation. An ethical framework includes a clearly espoused purpose, supported by values and principles.

There is no doubt that increasing attention is being given to the ethical foundations of an organisation as a driving force of culture, and one method of achieving consistency of organisational conduct is to build an ethical framework in which employees can function effectively by achieving clarity about what the organisation deems to be a ‘good’ or a ‘right’ decision.

Culture can be measured by looking at the extent to which the ethical framework of the organisation is perceived to be or is actually embedded within day-to-day practices. Yet measurement and evaluation of culture is in its early stages, and boards and senior management need to understand whether the culture they have is the culture they want.

In organisations with strong ethical cultures, the systems and processes of the organisation will align with the ethical framework. And people will use the ethical framework in the making of day-to-day decisions – both large and small.

Setting and embedding a clear ethical framework is not just the role of the board and senior management – all areas can play a role. This publication provides high-level guidance to these different roles:

The board is responsible for setting the tone at the top. The board should set the ethical foundations of the organisation through the ethical framework. Consistently, the board needs to be assured that the ethical framework is embedded within the organisation’s systems, processes and culture.

Management is responsible for implementing and monitoring the desired culture as defined and set by the board. They are also responsible for demonstrating leadership of the culture.

Human resources (HR) is fundamental in shaping, reinforcing and changing corporate culture within an organisation. HR drives organisational change programs that ensure cultural alignment with the ethical framework of the organisation. HR provides alignment to the ethical framework through recruitment, orientation, training, performance management, remuneration and other incentives.

Internal audit assesses how culture is being managed and monitored, and can provide an independent view of the current corporate culture.

External audit provides an independent review of an entity’s financial affairs according to legislative requirements, and provides the audit committee with valuable, objective insight into aspects of the entity’s governance and internal controls including its risk management.

 

 


*Joanne Desjardins est administratrice de sociétés et consultante en gouvernance. Elle possède plus de 18 années d’expérience comme avocate et comme consultante en gouvernance, en stratégie et en gestion des ressources humaines. Elle est constamment à l’affût des derniers développements en gouvernance et publie des articles sur le sujet.

Quelles sont les tendances eu égard à l’évaluation des conseils d’administration à l’échelle internationale ?


Voici un article très intéressant sur les tendances en évaluation des CA à l’échelle internationale.

Les auteurs, Mark Fenwick* et Erik P. M. Vermeulen, ont étudié l’état de la situation de l’évaluation des conseils dans 20 juridictions différentes qu’ils ont classifiées en 5 groupes, allant d’absence de législation, à des réglementations détaillées et explicites.

Dans l’ensemble, l’étude montre que les juridictions qui sont explicites eu égard aux meilleures pratiques en matière d’évaluation des conseils sont plus susceptibles d’adopter des processus d’évaluation efficaces. La législation et la réglementation ont un grand pouvoir d’influence sur les pratiques exemplaires.

Les auteurs retiennent un certain nombre de constats sur les meilleures pratiques en évaluation des CA :

 

(1) Although there is “no one-size-fits-all” solution, and the design of the evaluation should be tailored to meet the needs of the individual company and the particular circumstances of that company, board evaluation needs to be a continuous and on-going process rather than a periodic event.

(2) Evaluation should include not only compliance and risk-management competencies, but also skills and experience in business-related and organization-related areas, such as strategy, innovation, marketing, globalization, and growth.

(3) Regulator-issued “best practice” principles and guidelines should provide enough detail to offer genuine help to companies in implementing and evaluation processes, but also leave enough flexibility for companies to tailor the process to their specific needs. Additional guidelines need to provide more information about the criteria, methods, and form of the evaluation process (without compelling companies to make use of them).

(4) The board member or committee responsible for driving the evaluation process should actively involve external experts if, and when, necessary. In addition, “Legal Tech”, specifically board evaluation software and application, can help facilitate the assessment process.

(5) Boards should engage in a more open and detailed form of communication and disclosure about the evaluation process and its outcomes.

 

Bonne lecture !

 

Board Evaluation: International Practice

 

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Corporate Governance Practice Framework

 

 

Although there is a broad consensus that we need “better corporate governance,” there is often less agreement as to what this actually means or how we might achieve it. Such uncertainties are hardly surprising. Contemporary corporate governance frameworks were significantly re-worked in the 2000s in response to a series of high-profile scandals. But these reforms appear to have had little effect on the performance of listed companies during the 2008 Financial Crisis. Moreover, the number, scale, and damage of corporate scandals and economic failures do not appear to be diminishing.

One possible reason for the poor performance of corporate governance measures has been an over-emphasis on the regulatory design of “checks-and-balances” in listed companies, rather than on the equally important question of how governance structures can add value to a firm. Our new paper, Evaluating the Board of Directors: International Practice, explores this latter issue, with particular reference to the role of boards and board evaluation.

In the conventional “checks and balances” model of corporate governance, authority and empowerment flow “downwards” from the shareholders (the legal and moral owners of a company) through the board of directors/supervisory board to the management and, eventually, employees. Corporate governance mechanisms are intended to curtail agency problems, notably those that arise between (potentially) self-interested management and investor-owners.

Since management is responsible to the board of directors or supervisory board that, in turn, owes a responsibility to the shareholders or owners of the firm, board members have also been heavily affected by the regulations that have been implemented over the last two decades. In particular, policymakers have emphasized the monitoring and oversight role of “independent” or “outside” directors as crucial in protecting shareholder interests and preventing self-interested transactions. In countries with controlling shareholders, which is common in Europe and Asia, board members are also expected to protect the interests of “minority investors” and other stakeholders in the company. This is deemed necessary because controlling block shareholders may engage in activities that are detrimental to the interests of minority shareholders or other stakeholders in the company.

As such, the dominant view of policymakers has been to treat the board as supervisor/monitors of the senior managers. In consequence, the board of directors has tended to focus on the control of management behavior and the monitoring of company past-performance and sustainability.

An alternative way of framing the issue, however, would be to move beyond a control perspective and recognize that a well-balanced board can be a competitive advantage for a company looking to create value and build its capacity for delivering innovation. Such a broader view can be found in the G20/OECD Principles of Corporate Governance, for instance, or, more recently, The New Paradigm, A Roadmap for an Implicit Corporate Governance Partnership Between Corporations and Investors to Achieve Sustainable Long-Term Investment and Growth, issued on 2 September 2016 by the World Economic Forum.

Moreover, companies themselves, as well as their investors, now recognize that the “monitoring” role is no longer sufficient and that the model of board supervision and independence constitutes a missed opportunity. Instead, more innovative firms have integrated a diverse range of individuals onto their boards in the expectation that they will work in collaboration with the firm’s CEO and other senior managers in developing new business strategies. These directors can help a firm stay relevant via the inclusion of diverse perspectives that are directly relevant to a company’s core business operation. A more collaborative model of the relationship between the board and senior management (and the companies’ investors) ensures that these different perspectives are properly integrated into the decision-making processes in a way that can add genuine value to a firm’s business performance.

It is in this context that policymakers, regulators and companies seek to understand better the factors that impact the effectiveness of board performance. As a consequence, board evaluation and evaluation processes have become a key point of interest. In particular, many boards have recognized that it is vital for them to evaluate and assess the effectiveness of their performance on a regular basis. This has resulted in more attention to board evaluations in many jurisdictions. Again, this trend can be seen in the G20/OECD Corporate Governance Principles which recommend including regular board evaluations in a country’s corporate governance framework

As is often the case, however, the risk of regulatory initiatives aimed at forcing or “nudging” changes in corporate behavior is that it merely encourages “box-ticking” in which managing the appearance of compliance becomes the overriding objective. Resources devoted to managing an image of compliance and not substantive compliance are wasted, and the potential gains from meaningful compliance—in this case, effective board evaluation—are never realized.

Our paper, therefore, aims to evaluate regulatory measures aimed at promoting meaningful board evaluation. An empirical study of twenty different jurisdictions was conducted employing multiple criteria. The jurisdictions were classified into five groups ranging from no legal provision for board evaluation to jurisdictions with detailed rules and procedures.

The evidence presented in our paper seems to indicate that companies that are listed in countries with more specific principles and rules, as well as substantive guidance on “best practice” do tend to adopt more meaningful and open forms of board evaluation practice than their counterparts in jurisdictions with no or less detailed requirements, i.e., there seems to be evidence that “law matters” in this context.

As to what constitutes “best practice” in board evaluation the paper makes a number of findings and suggestions. Crucial amongst them are the suggestions that (1) Although there is “no one-size-fits-all” solution, and the design of the evaluation should be tailored to meet the needs of the individual company and the particular circumstances of that company, board evaluation needs to be a continuous and on-going process rather than a periodic event. (2) Evaluation should include not only compliance and risk-management competencies, but also skills and experience in business-related and organization-related areas, such as strategy, innovation, marketing, globalization, and growth. (3) Regulator-issued “best practice” principles and guidelines should provide enough detail to offer genuine help to companies in implementing and evaluation processes, but also leave enough flexibility for companies to tailor the process to their specific needs. Additional guidelines need to provide more information about the criteria, methods, and form of the evaluation process (without compelling companies to make use of them). (4) The board member or committee responsible for driving the evaluation process should actively involve external experts if—and when—necessary. In addition, “Legal Tech”—specifically board evaluation software and applications—can help facilitate the assessment process. (5) Boards should engage in a more open and detailed form of communication and disclosure about the evaluation process and its outcomes.

“Done right”, board evaluation has the potential to enhance a board’s supervisory functions but—just as importantly—it can allow a firm to identify (and fill) expertise gaps on the board and leverage the expertise of board members to improve firm performance by building strategic partnerships with executives and senior management.

The complete paper is available for download here.


*Mark Fenwick is a Professor at Kyushu University Graduate School of Law and Erik P. M. Vermeulen is Professor of Business & Financial Law at Tilburg University. This post is based on a recent paper by Professor Fenwick and Professor Vermeulen.

Quand les opinions d’un président de compagnie deviennent-elles un sujet de préoccupation pour le CA ? | Un cas pratique


Voici un cas publié, sur le site de Julie Garland McLellan, qui met l’accent sur une problématique particulière pouvant ébranler la réputation d’une entreprise.

Quand une déclaration d’un président sur les médias sociaux (notamment Facebook) constitue-t-elle une entorse à la saine gestion d’une entreprise ? Comment un président peut-il faire connaître son point de vue sur une politique gouvernementale sans affecter la réputation de l’entreprise ?

Qui est responsable de proposer une stratégie pour réparer les pots cassés. Dans ce cas, à mon avis, le président du conseil est appelé à intervenir pour éviter les débordements sur la place publique et résorber une crise potentielle de réputation, le président sortant Finneas a également un rôle important à jouer.

Le cas est bref, mais présente la situation de manière assez explicite ; puis, trois experts se prononcent sur le dilemme que vit le président du conseil.

Bonne lecture ! Vos commentaires sont toujours les bienvenus.

 

Risques associés aux communications publiques des CEO sur les réseaux sociaux | un cas pratique

 

 

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Finneas chairs a medium-sized listed company board. He has been with the company through a very successful CEO transition and is enjoying the challenge of helping the new CEO to hone his leadership of the company.

The CEO has proved a good choice and the staff are settled and productive. Recently the government announced a new policy that will most likely increase the cost of doing business and decrease export competitiveness.

The CEO is rightly concerned. He has already made some personal statements opposing the policy – calling it ‘Stupid and short-sighted industrial vandalism’ – on his Facebook page. Fortunately, the CEO keeps his Facebook account mainly for friends and family so Finneas felt the comments hadn’t attracted much attention.

At his most recent meeting with the CEO, Finneas heard that a journalist had seen the comments and called the CEO asking if he would be prepared to participate in an interview. The CEO is excited at the opportunity to stimulate public debate about the issue. Finneas is more concerned that the CEO will cause people to think poorly of himself, as a harsh critic, and of the company. There are a couple of days before the scheduled interview.

How should Finneas proceed?

Voir les réponses de trois experts de la gouvernance | http://www.mclellan.com.au/archive/dilemma_201811.html

L’activisme actionnarial sans frontières et sans limites


L’activisme actionnarial est de plus en plus en vogue dans les grandes entreprises publiques, partout à l’échelle de la planète.

Selon François Dauphin, ce phénomène mondial est dommageable à plusieurs titres. Son article soulève plusieurs exemples d’organisations qui ont été la cible d’attaques de la part de fonds de couverture (hedge funds).

Les effets négatifs de ce mouvement sont encore trop méconnus des Québécois et plusieurs grandes entreprises ne sont pas suffisamment vigilantes à cet égard. L’auteur mentionne les cas d’entreprises de chez nous qui ont été ciblées.

Les recherches qu’il a menées avec Yvan Allaire de l’IGOPP ont démontré « que les rendements obtenus par les activistes n’étaient pas supérieurs à ceux d’un groupe d’entreprises comparables, sauf lorsque les entreprises ciblées étaient vendues. Lorsque des améliorations opérationnelles étaient constatées, celles-ci provenaient essentiellement de la vente d’actifs, d’une réduction des investissements en capital ou en recherche et développement, de rachat d’actions ou d’une réduction du nombre d’employés. Bref, les avantages sur le plan du rendement financier s’expliquaient par des manœuvres à courte vue ».

François a accepté d’agir en tant qu’auteur invité dans mon blogue en gouvernance. Voici donc son article ; vos commentaires sont les bienvenus.

Bonne lecture !

 

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Qu’est-ce que l’activisme actionnarial ? Définition d’une pratique aux multiples visages

 

L’activisme actionnarial sans frontières et sans limites

par François Dauphin*

Chargé de cours ESG-UQAM

 

 

Dans le cadre d’une conférence donnée à New York le 9 octobre dernier, Bill Ackman a dévoilé, dans son style habituel, que le fonds de couverture qu’il dirige, Pershing Square, a fait l’acquisition de 15,2 millions d’actions de Starbucks (une valeur de près de 900 millions de dollars). Après l’annonce, l’action a grimpé de 5 %, avant de clôturer la séance en hausse de 1,5 %, et le prix est demeuré relativement stable depuis, malgré la correction subie par les marchés durant la même période.

Les coups d’éclat se multiplient chaque année. Aux États-Unis, l’emblématique Campbell Soup est actuellement aux prises avec l’activiste Dan Loeb, de Third Point, qui menace de renverser le conseil d’administration au complet afin de prendre le contrôle de la compagnie. Le conseil en place se défend, accusant l’activiste de souhaiter faire vendre la compagnie en totalité ou en pièces détachées. L’ultime jury, composé des actionnaires de la compagnie, tranchera le 29 novembre prochain au moment de l’élection des 12 membres du conseil lors de l’assemblée annuelle.

Le phénomène de l’activisme actionnarial demeure relativement méconnu au Québec. Pourtant, des sociétés canadiennes ont fait l’objet d’attaques, parfois répétées, de ces actionnaires aux objectifs résolument à court terme. Seulement au cours de la dernière année, des sociétés comme HBC, Power Corp, Open Text et Aimia ont été ciblées. Elles s’ajoutent aux Canadien Pacifique, Tim Hortons et autres sociétés qui ont été profondément transformées par le passage d’un investisseur activiste au sein de leur actionnariat.

Le phénomène ne s’essouffle pas, bien au contraire. Selon les données compilées par la firme américaine Lazard, 62 milliards de dollars ont été déployés par 108 activistes dans le cadre de 193 campagnes activistes en 2017 (dans des entreprises ciblées ayant des capitalisations boursières de 500 millions de dollars ou plus [1]). Après 6 mois en 2018, 145 campagnes ciblant 136 entreprises ont déjà été enregistrées, un nouveau record.

Et ces campagnes portent fruit… Au cours de l’année 2017, les activistes ont ainsi gagné 100 sièges aux conseils d’administration d’entreprises ciblées, et un total de 551 administrateurs auront été déboulonnés au cours des cinq dernières années en conséquence d’attaques activistes. Voilà une statistique qui devrait faire réfléchir tout administrateur qui se croit en position immuable, incluant nos administrateurs québécois qui pourraient se croire à l’abri de telles agitations.

L’activisme actionnarial n’est plus limité à l’Amérique du Nord. Après diverses incursions au Japon au cours des dernières années, on voit maintenant de plus en plus de sociétés européennes ciblées par ces campagnes, incluant des entreprises que l’on croyait à l’épreuve de telles manœuvres. En effet, Nestlé (vives critiques sur la stratégie, avec une demande de recentrer les activités) et Crédit Suisse (demande de scission de la banque en trois entités), par exemple, ont été au cœur de campagnes virulentes. 33 campagnes activistes européennes ont déjà été entamées au cours du premier semestre de 2018.

Les rendements justifient-ils cette recrudescence de cas ?

Dans une étude menée par l’IGOPP [2], il avait été démontré que les rendements obtenus par les activistes n’étaient pas supérieurs à ceux d’un groupe d’entreprises comparables, sauf lorsque les entreprises ciblées étaient vendues. Lorsque des améliorations opérationnelles étaient constatées, celles-ci provenaient essentiellement de la vente d’actifs, d’une réduction des investissements en capital ou en recherche et développement, de rachat d’actions ou d’une réduction du nombre d’employés. Bref, les avantages sur le plan du rendement financier s’expliquaient par des manœuvres à courte vue. Ces constats ont été maintes fois observés dans des études subséquentes, mais une divergence idéologique demeure profondément ancrée dans certains milieux académiques (et financiers) soutenant sans réserve les bienfaits de l’activisme actionnarial.

Les rendements réels des fonds activistes font également réfléchir sur le bien-fondé de cette excitation qui perturbe grandement les activités des entreprises ciblées. Pershing Square, le fonds dirigé par Ackman, est une société inscrite à la bourse et publie donc des résultats annuellement. Les rendements nets du fonds : -20,5 %, -13,5 % et -4,0 % en 2015, 2016 et 2017 respectivement. Ces rendements sont comparés à ceux du S&P 500 qui ont été de 1,4 %, 11,9 % et 21,8 % pour les trois mêmes années. Peu impressionnant.

Les 16 hauts dirigeants du fonds Pershing Square se sont néanmoins partagé la modique somme de 81,6 millions de dollars en rémunération en 2017, soit une moyenne de 5,1 millions par individu. Il est vrai qu’il s’agissait là d’une importante réduction comparativement aux dernières années, dont 2015, alors que les 18 membres de la haute direction s’étaient partagé 515,4 millions de dollars (une moyenne de 28,6 millions par individu).

Si les bienfaits pour les entreprises ciblées demeurent à prouver, le bénéfice pour les activistes eux-mêmes n’est assurément plus à démontrer. Pourtant, de nombreux administrateurs de régimes de retraite se laissent tenter à investir dans ces fonds de couverture activistes sous le mirage de rendements alléchants, alors que, ironiquement, les conséquences des campagnes activistes affectent généralement en premier lieu les travailleurs pour lesquels ils administrent cet argent, un fait souvent décrié par Leo E. Strine Jr., juge en chef de la Cour Suprême du Delaware. Ces travailleurs, paradoxalement, fourbissent donc eux-mêmes l’arme de leur bourreau en épargnant dans des régimes collectifs. Les administrateurs de tels régimes qui appuient les activistes devraient réviser leur stratégie de placement à la lumière d’un nécessaire examen de conscience.

[1] Selon Activist Insight, l’année 2017 a été marquée par 805 campagnes activistes en faisant abstraction du critère de la taille des entreprises ciblées.

[2] Allaire Y, et F. Dauphin, « The game of activist hedge funds: Cui bono ? », International Journal of Disclosure and Governance, Vol. 13, no 4, novembre 2016, pp.279-308.

 


*François Dauphin, MBA, CPA, CMA

François est actuellement vice-président directeur pour Ellix Gestion Condo, une firme spécialisée dans la gestion de syndicats de copropriété de grande envergure au centre-ville de Montréal. Auparavant, François était Directeur de la recherche de l’Institut sur la gouvernance d’organisations privées et publiques (IGOPP) où il était notamment responsable des activités de recherche et de publication sur des sujets reliés la gouvernance corporative et à la réglementation financière. Avant de se joindre à l’IGOPP, François a travaillé pour l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (CPA) dans le cadre du programme de formation continue en management et en comptabilité de management; il demeure impliqué auprès de l’Ordre à titre de membre du Groupe de travail en gouvernance et planification stratégique. François cumule une expérience professionnelle de plus d’une vingtaine d’années en entreprise, dont plusieurs à des fonctions de haute direction. Il a toujours maintenu un lien avec l’enseignement en parallèle à ses activités professionnelles; il est chargé de cours à l’UQAM où il enseigne la stratégie des affaires depuis 2008. Membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec, François détient un MBA de l’Université du Québec à Montréal.

Quelles tendances en gouvernance, identifiées en 2014, se sont avérées au 20 octobre 2018


Dans un premier temps, j’ai tenté de répondre à cette question en renvoyant le lecteur à deux publications que j’ai faites sur le sujet. C’est du genre check-list !

Puis, dans un deuxième temps, je vous invite à consulter les documents suivants qui me semblent très pertinents pour répondre à la question. Il s’agit en quelque sorte d’une revue de la littérature sur le sujet.

  1. La gouvernance relative aux sociétés en 2017 | Un « Survey » des entreprises du SV 150 et de la S&P 100
  2. Principales tendances en gouvernance à l’échelle internationale en 2017
  3. Séparation des fonctions de PDG et de président du conseil d’administration | Signe de saine gouvernance !
  4. Six mesures pour améliorer la gouvernance des organismes publics au Québec | Yvan Allaire
  5. Cadre de référence pour évaluer la gouvernance des sociétés | Questionnaire de 100 items
  6. La gouvernance française suit-elle la tendance mondiale ?
  7. Enquête mondiale sur les conseils d’administration et la gouvernance

 

J’espère que ces commentaires vous seront utiles, même si mon intervention est colorée par la situation canadienne et américaine !

Bonne lecture !

 

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Gouvernance : 12 tendances à surveiller

 

J’ai réalisé une entrevue avec le Journal des Affaires le 17 mars 2014. Une rédactrice au sein de l’Hebdo des AG, un média numérique qui se consacre au traitement des sujets touchant à la gouvernance des entreprises françaises, m’a contacté afin de connaître mon opinion sur quelles « prédictions » se sont effectivement avérées, et lesquelles restent encore à améliorer.

J’ai préparé quelques réflexions en référence aux douze tendances que j’avais identifiées le 17 mars 2014. J’ai donc revisité les tendances afin de vérifier comment la situation avait évolué en quatre ans. J’ai indiqué en rouge mon point de vue eu égard à ces tendances.

 « Si la gouvernance des entreprises a fait beaucoup de chemin depuis quelques années, son évolution se poursuit. Afin d’imaginer la direction qu’elle prendra au cours des prochaines années, nous avons consulté l’expert en gouvernance Jacques Grisé, ex- directeur des programmes du Collège des administrateurs de sociétés, de l’Université Laval. Toujours affilié au Collège, M. Grisé publie depuis plusieurs années le blogue www.jacquesgrisegouvernance.com, un site incontournable pour rester à l’affût des bonnes pratiques et tendances en gouvernance. Voici les 12 tendances dont il faut suivre l’évolution, selon Jacques Grisé »

 

  1. Les conseils d’administration réaffirmeront leur autorité. « Auparavant, la gouvernance était une affaire qui concernait davantage le management », explique M. Grisé. La professionnalisation de la fonction d’administrateur amène une modification et un élargissement du rôle et des responsabilités des conseils. Les CA sont de plus en plus sollicités et questionnés au sujet de leurs décisions et de l’entreprise. Cette affirmation est de plus en plus vraie. La formation certifiée en gouvernance est de plus en plus prisée. Les CA, et notamment les présidents de CA, sont de plus en plus sollicités pour expliquer leurs décisions, leurs erreurs et les problèmes de gestion de crise.
  2. La formation des administrateurs prendra de l’importance. À l’avenir, on exigera toujours plus des administrateurs. C’est pourquoi la formation est essentielle et devient même une exigence pour certains organismes. De plus, la formation continue se généralise ; elle devient plus formelle. Il va de soi que la formation en gouvernance prendra plus d’importance, mais les compétences et les expériences reliées au secteur d’activité de l’entreprise seront toujours très recherchées.
  3. L’affirmation du droit des actionnaires et celle du rôle du conseil s’imposeront. Le débat autour du droit des actionnaires par rapport à celui des conseils d’administration devra mener à une compréhension de ces droits conflictuels. Aujourd’hui, les conseils doivent tenir compte des parties prenantes en tout temps. Il existe toujours une situation potentiellement conflictuelle entre les intérêts des actionnaires et la responsabilité des administrateurs envers toutes les parties prenantes.
  4. La montée des investisseurs activistes se poursuivra. L’arrivée de l’activisme apporte une nouvelle dimension au travail des administrateurs. Les investisseurs activistes s’adressent directement aux actionnaires, ce qui mine l’autorité des conseils d’administration. Est-ce bon ou mauvais ? La vision à court terme des activistes peut être néfaste, mais toutes leurs actions ne sont pas négatives, notamment parce qu’ils s’intéressent souvent à des entreprises qui ont besoin d’un redressement sous une forme ou une autre. Pour bien des gens, les fonds activistes sont une façon d’améliorer la gouvernance. Le débat demeure ouvert. Le débat est toujours ouvert, mais force est de constater que l’actionnariat activiste est en pleine croissance partout dans le monde. Les effets souvent décriés des activistes sont de plus en plus acceptés comme bénéfiques dans plusieurs situations de gestion déficiente.
  5. La recherche de compétences clés deviendra la norme. De plus en plus, les organisations chercheront à augmenter la qualité de leur conseil en recrutant des administrateurs aux expertises précises, qui sont des atouts dans certains domaines ou secteurs névralgiques. Cette tendance est très nette. Les CA cherchent à recruter des membres aux expertises complémentaires.
  6. Les règles de bonne gouvernance vont s’étendre à plus d’entreprises. Les grands principes de la gouvernance sont les mêmes, peu importe le type d’organisation, de la PME à la société ouverte (ou cotée), en passant par les sociétés d’État, les organismes à but non lucratif et les entreprises familiales. Ici également, l’application des grands principes de gouvernance se généralise et s’applique à tous les types d’organisation, en les adaptant au contexte.
  7. Le rôle du président du conseil sera davantage valorisé. La tendance veut que deux personnes distinctes occupent les postes de président du conseil et de PDG, au lieu qu’une seule personne cumule les deux, comme c’est encore trop souvent le cas. Un bon conseil a besoin d’un solide leader, indépendant du PDG. Le rôle du Chairman est de plus en plus mis en évidence, car c’est lui qui représente le conseil auprès des différents publics. Il est de plus en plus indépendant de la direction. Les É.U. sont plus lents à adopter la séparation des fonctions entre Chairman et CEO.
  8. La diversité deviendra incontournable. Même s’il y a un plus grand nombre de femmes au sein des conseils, le déficit est encore énorme. Pourtant, certaines études montrent que les entreprises qui font une place aux femmes au sein de leur conseil sont plus rentables. Et la diversité doit s’étendre à d’autres origines culturelles, à des gens de tous âges et d’horizons divers. La diversité dans la composition des conseils d’administration est de plus en plus la norme. On a fait des progrès remarquables à ce chapitre, mais la tendance à la diminution de la taille des CA ralentit quelque peu l’accession des femmes aux postes d’administratrices.
  9. Le rôle stratégique du conseil dans l’entreprise s’imposera. Le temps où les CA ne faisaient qu’approuver les orientations stratégiques définies par la direction est révolu. Désormais, l’élaboration du plan stratégique de l’entreprise doit se faire en collaboration avec le conseil, en profitant de son expertise. Certes, l’un des rôles les plus importants des administrateurs est de voir à l’orientation de l’entreprise, en apportant une valeur ajoutée aux stratégies élaborées par la direction. Les CA sont toujours sollicités, sous une forme ou une autre, dans la conception de la stratégie.
  10. La réglementation continuera de se raffermir. Le resserrement des règles qui encadrent la gouvernance ne fait que commencer. Selon Jacques Grisé, il faut s’attendre à ce que les autorités réglementaires exercent une surveillance accrue partout dans le monde, y compris au Québec, avec l’Autorité des marchés financiers. En conséquence, les conseils doivent se plier aux règles, notamment en ce qui concerne la rémunération et la divulgation. Les responsabilités des comités au sein du conseil prendront de l’importance. Les conseils doivent mettre en place des politiques claires en ce qui concerne la gouvernance. Les conseils d’administration accordent une attention accrue à la gouvernance par l’intermédiaire de leur comité de gouvernance, mais aussi par leurs comités de RH et d’Audit. Les autorités réglementaires mondiales sont de plus en plus vigilantes eu égard à l’application des principes de saine gouvernance. La SEC, qui donnait souvent le ton dans ce domaine, est en mode révision de la réglementation parce que le gouvernement de Trump la juge trop contraignante pour les entreprises. À suivre !
  11. La composition des conseils d’administration s’adaptera aux nouvelles exigences et se transformera. Les CA seront plus petits, ce qui réduira le rôle prépondérant du comité exécutif, en donnant plus de pouvoir à tous les administrateurs. Ceux-ci seront mieux choisis et formés, plus indépendants, mieux rémunérés et plus redevables de leur gestion aux diverses parties prenantes. Les administrateurs auront davantage de responsabilités et seront plus engagés dans les comités aux fonctions plus stratégiques. Leur responsabilité légale s’élargira en même temps que leurs tâches gagnent en importance. Il faudra donc des membres plus engagés, un conseil plus diversifié, dirigé par un leader plus fort. C’est la voie que les CA ont empruntée. La taille des CA est de plus en plus réduite ; les conseils exécutifs sont en voie de disparition pour faire plus de place aux trois comités statutaires : Gouvernance, Ressources Humaines et Audit. Les administrateurs sont de plus en plus engagés et ils doivent investir plus de temps dans leurs fonctions.
  12. L’évaluation de la performance des conseils d’administration deviendra la norme. La tendance est déjà bien ancrée aux États-Unis, où les entreprises engagent souvent des firmes externes pour mener cette évaluation. Certaines choisissent l’auto-évaluation. Dans tous les cas, le processus est ouvert et si les résultats restent confidentiels, ils contribuent à l’amélioration de l’efficacité des conseils d’administration. Effectivement, l’évaluation de la performance des conseils d’administration est devenue une pratique quasi universelle dans les entreprises cotées. Celles-ci doivent d’ailleurs divulguer le processus dans le rapport aux actionnaires. On assiste à un énorme changement depuis les dix dernières années.

 

À ces 12 tendances, il faudrait en ajouter deux autres qui se sont révélées cruciales pour les conseils d’administration depuis quelques années :

(1) la mise en œuvre d’une politique de gestion des risques, l’identification des risques, l’évaluation des facteurs de risque eu égard à leur probabilité d’occurrence et d’impact sur l’organisation, le suivi effectué par le comité d’audit et par l’auditeur interne.

(2) le renforcement des ressources du conseil par l’ajout de compétences liées à la cybersécurité. La sécurité des données est l’un des plus grands risques des entreprises.

 

Aspects fondamentaux à considérer par les administrateurs dans la gouvernance des organisations

 

 

Récemment, je suis intervenu auprès du conseil d’administration d’une OBNL et j’ai animé une discussion tournant autour des thèmes suivants en affirmant certains principes de gouvernance que je pense être incontournables.

Vous serez certainement intéressé par les propositions suivantes :

(1) Le conseil d’administration est souverain — il est l’ultime organe décisionnel.

(2) Le rôle des administrateurs est d’assurer la saine gestion de l’organisation en fonction d’objectifs établis. L’administrateur a un rôle de fiduciaire, non seulement envers les membres qui les ont élus, mais aussi envers les parties prenantes de toute l’organisation. Son rôle comporte des devoirs et des responsabilités envers celle-ci.

(3) Les administrateurs ont un devoir de surveillance et de diligence ; ils doivent cependant s’assurer de ne pas s’immiscer dans la gestion de l’organisation (« nose in, fingers out »).

(4) Les administrateurs élus par l’assemblée générale ne sont pas porteurs des intérêts propres à leur groupe ; ce sont les intérêts supérieurs de l’organisation qui priment.

(5) Le président du conseil est le chef d’orchestre du groupe d’administrateurs ; il doit être en étroite relation avec le premier dirigeant et bien comprendre les coulisses du pouvoir.

(6) Les membres du conseil doivent entretenir des relations de collaboration et de respect entre eux ; ils doivent viser les consensus et exprimer leur solidarité, notamment par la confidentialité des échanges.

(7) Les administrateurs doivent être bien préparés pour les réunions du conseil et ils doivent poser les bonnes questions afin de bien comprendre les enjeux et de décider en toute indépendance d’esprit. Pour ce faire, ils peuvent tirer profit de l’avis d’experts indépendants.

(8) La composition du conseil devrait refléter la diversité de l’organisation. On doit privilégier l’expertise, la connaissance de l’industrie et la complémentarité.

(9) Le conseil d’administration doit accorder toute son attention aux orientations stratégiques de l’organisation et passer le plus clair de son temps dans un rôle de conseil stratégique.

(10) Chaque réunion devrait se conclure par un huis clos, systématiquement inscrit à l’ordre du jour de toutes les rencontres.

(11) Le président du CA doit procéder à l’évaluation du fonctionnement et de la dynamique du conseil.

(12) Les administrateurs doivent prévoir des activités de formation en gouvernance et en éthique.

 

Voici enfin une documentation utile pour bien appréhender les grandes tendances qui se dégagent dans le monde de la gouvernance aux É.U., au Canada et en France.

 

  1. La gouvernance relative aux sociétés en 2017 | Un « Survey » des entreprises du SV 150 et de la S&P 100
  2. Principales tendances en gouvernance à l’échelle internationale en 2017
  3. Séparation des fonctions de PDG et de président du conseil d’administration | Signe de saine gouvernance !
  4. Six mesures pour améliorer la gouvernance des organismes publics au Québec | Yvan Allaire
  5. Cadre de référence pour évaluer la gouvernance des sociétés | Questionnaire de 100 items
  6. La gouvernance française suit-elle la tendance mondiale ?
  7. Enquête mondiale sur les conseils d’administration et la gouvernance

 

Le conseil d’administration est garant de la bonne conduite éthique de l’organisation | Rendez-vous à un colloque inspirant !


La considération de l’éthique et des valeurs d’intégrité sont des sujets de grande actualité dans toutes les sphères de la vie organisationnelle*. À ce propos, le Réseau d’éthique organisationnelle du Québec (RÉOQ) tient son colloque annuel les 25 et 26 octobre 2018 à l’hôtel Marriott Courtyard Montréal Centre-Ville et il propose plusieurs conférences qui traitent de l’éthique au quotidien. Je vous invite à consulter le programme du colloque et y participer.

 

 

Ne vous méprenez pas, la saine gouvernance des entreprises repose sur l’attention assidue accordée aux questions éthiques par le président du conseil, par le comité de gouvernance et d’éthique, ainsi que par tous les membres du conseil d’administration. Ceux-ci ont un devoir inéluctable de respect de la charte éthique approuvée par le CA.

Les défaillances en ce qui a trait à l’intégrité des personnes et les manquements de nature éthique sont souvent le résultat d’un conseil d’administration qui n’exerce pas un fort leadership éthique et qui n’affiche pas de valeurs transparentes à ce propos. Ainsi, il faut affirmer haut et fort que les comportements des employés sont largement tributaires de la culture de l’entreprise, des pratiques en cours, des contrôles internes… Et que les administrateurs sont les fiduciaires de ces valeurs qui font la réputation de l’entreprise !

Cette affirmation implique que tous les membres d’un conseil d’administration doivent faire preuve de comportements éthiques exemplaires : « Tone at the Top ». Les administrateurs doivent se donner les moyens d’évaluer cette valeur au sein de leur conseil, et au sein de l’organisation.

C’est la responsabilité du conseil de veiller à ce que de solides valeurs d’intégrité soient transmises à l’échelle de toute l’organisation, que la direction et les employés connaissent bien les codes de conduites et que l’on s’assure d’un suivi adéquat à cet égard.

Mais là où les CA achoppent trop souvent dans l’établissement d’une solide conduite éthique, c’est (1) dans la formulation de politiques probantes (2) dans la mise en place de l’instrumentalisation requise (3) dans le recrutement de personnes qui adhèrent aux objectifs énoncés et (4) dans l’évaluation et le suivi du climat organisationnel.

Les administrateurs doivent poser les bonnes questions sur la situation existante et prendre le recul nécessaire pour envisager les divers points de vue des parties prenantes dans le but d’assurer la transmission efficace du code de conduite de l’entreprise.

Les préconceptions et les préjugés sont coriaces, mais ils doivent être confrontés lors des échanges de vues au CA ou lors des huis clos. Les administrateurs doivent aborder les situations avec un esprit ouvert et indépendant.

Vous aurez compris que le président du conseil a un rôle clé à cet égard. C’est lui qui doit incarner le leadership en matière d’éthique et de culture organisationnelle. L’une de ses tâches est de s’assurer qu’il consacre le temps approprié aux questionnements éthiques. Pour ce faire, le président du CA doit poser des gestes concrets (1) en plaçant les considérations éthiques à l’ordre du jour (2) en s’assurant de la formation des administrateurs (3) en renforçant le rôle du comité de gouvernance et (4) en mettant le comportement éthique au cœur de ses préoccupations.

Le choix du premier dirigeant (PDG) est l’une des plus grandes responsabilités des conseils d’administration. Lors du processus de sélection, on doit s’assurer que le PDG incarne les valeurs éthiques qui correspondent aux attentes élevées des administrateurs ainsi qu’aux pratiques en vigueur. L’évaluation annuelle des dirigeants doit tenir compte de leur engagement éthique, et le résultat doit se refléter dans la rémunération variable des dirigeants.

Quels items peut-on utiliser pour évaluer la composante éthique de la gouvernance du conseil d’administration ? Voici un instrument qui peut aider à y voir plus clair. Ce cadre de référence novateur a été conçu par le Bureau de vérification interne de l’Université de Montréal.

 

1.       Les politiques de votre organisation visant à favoriser l’éthique sont-elles bien connues et appliquées par ses employés, partenaires et bénévoles ?
2.       Le Conseil de votre organisation aborde-t-il régulièrement la question de l’éthique, notamment en recevant des rapports sur les plaintes, les dénonciations ?
3.       Le Conseil et l’équipe de direction de votre organisation participent-ils régulièrement à des activités de formation visant à parfaire leurs connaissances et leurs compétences en matière d’éthique ?
4.       S’assure-t-on que la direction générale est exemplaire et a développé une culture fondée sur des valeurs qui se déclinent dans l’ensemble de l’organisation ?
5.       S’assure-t-on que la direction prend au sérieux les manquements à l’éthique et les gère promptement et de façon cohérente ?
6.       S’assure-t-on que la direction a élaboré un code de conduite efficace auquel elle adhère, et veille à ce que tous les membres du personnel en comprennent la teneur, la pertinence et l’importance ?
7.       S’assure-t-on de l’existence de canaux de communication efficaces (ligne d’alerte téléphonique dédiée, assistance téléphonique, etc.) pour permettre aux membres du personnel et partenaires de signaler les problèmes ?
8.       Le Conseil reconnaît-il l’impact sur la réputation de l’organisation du comportement de ses principaux fournisseurs et autres partenaires ?
9.       Est-ce que le président du Conseil donne le ton au même titre que le DG au niveau des opérations sur la culture organisationnelle au nom de ses croyances, son attitude et ses valeurs ?

10.    Est-ce que l’organisation a la capacité d’intégrer des changements à même ses processus, outils ou comportements dans un délai raisonnable ?


*Autres lectures pertinentes :

  1. Formation en éthique 2.0 pour les conseils d’administration
  2. Rapport spécial sur l’importance de l’éthique dans l’amélioration de la gouvernance | Knowledge@Wharton
  3. Rôle du conseil d’administration en matière d’éthique*
  4. Comment le CA peut-il exercer une veille de l’éthique ?
  5. Le CA est garant de l’intégrité de l’entreprise
  6. Cadre de référence pour évaluer la gouvernance des sociétés | Questionnaire de 100 items

Quels sont les efforts à faire pour obtenir un poste d’administrateur de société de nos jours ? | Un rappel utile


Plusieurs personnes très qualifiées me demandent comment procéder pour décrocher un poste d’administrateur de sociétés… rapidement.

Dans une période où les conseils d’administration ont des tailles de plus en plus restreintes ainsi que des exigences de plus en plus élevées, comment faire pour obtenir un poste, surtout si l’on a peu ou pas d’expérience comme CEO d’une entreprise ?

Je leur réponds qu’ils doivent :

(1) viser un secteur d’activité dans lequel ils ont une solide expertise

(2) bien comprendre ce qui les démarque (en revisitant leur CV)

(3) se demander comment leurs avantages comparatifs peuvent ajouter de la valeur à l’organisation

(4) explorer comment ils peuvent faire appel à leurs réseaux de contacts

(5) s’assurer de bien comprendre l’industrie et le modèle d’affaires de l’entreprise

(6) bien faire connaître leurs champs d’intérêt et leurs compétences en gouvernance, notamment en communiquant avec le président du comité de gouvernance de l’entreprise convoitée, et

(7) surtout… d’être patients !

Si vous n’avez pas suivi une formation en gouvernance, je vous encourage fortement à consulter les programmes du Collège des administrateurs de sociétés (CAS).

L’article qui suit présente une démarche de recherche d’un mandat d’administrateur en six étapes. L’article a été rédigé par Alexandra Reed Lajoux, directrice de la veille en gouvernance à la National Association of Corporate Directors (NACD).

Vous trouverez, ci-dessous, une brève introduction de l’article paru sur le blogue de Executive Career Insider, ainsi qu’une énumération des 6 éléments à considérer.

Je vous conseille de lire ce court article en vous rappelant qu’il est surtout destiné à un auditoire américain. Vous serez étonné de constater les similitudes avec la situation canadienne.

 

6 Steps to Becoming a Corporate Director This Year

 

Of all the career paths winding through the business world, few can match the prestige and fascination of corporate board service. The honor of being selected to guide the future of an enterprise, combined with the intellectual challenge of helping that enterprise succeed despite the odds, make directorship a strong magnet for ambition and a worthy goal for accomplishment.

Furthermore, the pay can be decent, judging from the NACD and Pearl Meyer & Partners director compensation studies. While directors do risk getting underpaid for the accordion-like hours they can be called upon to devote (typical pay is a flat retainer plus stock, but hours are as needed with no upper limit), it’s typically equivalent to CEO pay, if considered hour for hour. For example, a director can expect to work a good 250 hours for the CEO’s 2,500 and to receive nearly 10 percent of the CEO’s pay. In a public company that can provide marketable equity (typically half of pay), the sums can be significant—low six figures for the largest global companies.

Granted, directorship cannot be a first career. As explained in my previous post, boards offer only part time engagements and they typically seek candidates with track records. Yet directorship can be a fulfilling mid-career sideline, and a culminating vocation later in life—for those who retire from day to day work, but still have much to offer.

So, at any age or stage, how can you get on a board? Here are 6 steps, representing common wisdom and some of my own insights based on what I have heard from directors who have searched for – or who are seeking – that first board seat.

 

1. Recast your resume – and retune your mindset – for board service. Before you begin your journey, remember that the most important readers of your resume will be board members in search of a colleague. As such, although they will be duly impressed by your skills and accomplishments as an executive, as they read your resume or talk to you in an interview they will be looking and listening for clues that you will be an effective director. Clearly, any board positions you have had – including nonprofit board service, work on special committees or task forces and the like should be prominent on your resume and in your mind.

2. Integrate the right keywords. Language can be tuned accordingly to “directorspeak.” Any language that suggests you singlehandedly brought about results should be avoided. Instead, use language about “working with peers,” “dialogue,” and “stewardship” or “fiduciary group decisions, » « building consensus, » and so forth. While terms such as “risk oversight,” “assurance,” “systems of reporting and compliance,” and the like should not be overdone (boards are not politbureaus) they can add an aura of governance to an otherwise ordinary resume. This is not to suggest that you have two resumes – one for executive work and one for boards. Your use of boardspeak can enhance an existing executive resume. So consider updating the resume you have on Bluesteps and uploading that same resume to NACD’s Directors Registry.

3. Suit up and show up—or as my colleague Rochelle Campbell, NACD senior member engagement manager, often says, “network, network, network.” In a letter to military leaders seeking to make a transition From Battlefield to Boardroom (BtoB)through a training program NACD offers for military flag officers, Rochelle elaborates: “Make sure you attend your local chapter events—and while you are there don’t just shake hands, get to know people, talk to the speakers, and create opportunities for people to learn about you and your capabilities, not just your biography.” Rochelle, who has helped military leaders convey the value of their military leadership experience to boards, adds: “Ensure when you are networking, that you are doing so with a purpose. Include in your conversations that you are ready, qualified, and looking for a board seat.” Rochelle also points out the value of joining one’s local Chamber of Commerce and other business groups in relevant industries.

4. Cast a wide net. It is unrealistic for most candidates to aim for their first service to be on a major public company board. Your first board seat will likely be an unpaid position on a nonprofit board, or an equity-only spot on a start-up private board, or a small-cap company in the U.S. or perhaps oversees. Consider joining a director association outside the U.S. Through the Global Network of Director Institutes‘ website you can familiarize yourself with the world’s leading director associations. Some of them (for example, the Institute of Directors in New Zealand) send out regular announcements of open board seats, soliciting applications. BlueSteps members also have access to board opportunities, including one currently listed for in England seeking a non-executive director.

5. Join NACD. As long as you serve as a director on a board (including even a local nonprofit) you can join NACD as an individual where you will be assigned your own personal concierge and receive an arrange of benefits far too numerous to list here. (Please visit NACDonline.org to see them.)  If you seek additional board seats beyond the one you have, you will be particularly interested in our Directors Registry, where NACD members can upload their resumes and fill out a profile so seeking boards can find them. Another aspect will be your ability to attend local NACD chapter events, many of which are closed to nonmembers. You can also join NACD as a Boardroom Executive Affiliate no matter what your current professional status.

6. Pace yourself. If you are seeking a public company board seat, bear in mind that a typical search time will be more than two years, according to a relevant survey from executive search firm Heidrick & Struggles and the affinity group WomenCorporateDirectors. That’s how long on average that both female and male directors responding to the survey said it took for them to get on a board once they started an active campaign. (An earlier H&S/WCD survey had indicated that it took more time for women than for men, but that discrepancy seems to have evened out now – good news considering studies by Credit Suisse and others showing a connection between gender diversity and corporate performance.)  Remember that the two years is how long it took successful candidates to land a seat (people looking back from a boardroom seat on how long it took to get them there). If you average in the years spent by those who never get a board seat and gave up, the time would be longer. This can happen.


An Uphill Battle

Jim Kristie, longtime editor of Directors & Boards, once shared a poignant letter from one of his readers, whose all too valid complaint he called “protypical”:
When I turned 50, I felt like I had enough experience to add value to a public board of directors. I had served on private boards. I joined the National Association of Corporate Directors, and began soliciting smaller public companies to serve on their boards. I even solicited pink sheet companies. I solicited private equity firms to serve on the boards of portfolio companies. I signed up with headhunters, and Nasdaq Board Recruiting. In the last several years, I have sent my CV to hundreds of people, and made hundreds of telephone calls. I have been in the running, but so far no board positions.

Jim responded that the individual had done “all the right things” (thanks for the endorsement!) and steered him to additional relevant resources.

Similarly, a highly respected military flag officer, an Army general who spent two solid years looking for a board seat with help from NACD, called his search an “uphill battle.”  While four-star generals tend to attract invitations for board service, flag officers and others do not always get the attention they merit from recruiters and nominating committees. In correspondence to our CEO, he praised the BtoB program, but had some words of realism:
My experience over the past two years has convinced me that until sitting board room members see the value and diversity of thought that a B2B member brings, we will never see an appreciable rise in board room membership beyond the defense industry and even then, they only really value flag membership for the access they bring. The ‘requirements’  listed for new board members coming from industry will rarely match with a B2B resume and until such time that boards understand the value that comes with having a B2B member as part of their leadership team, they probably never will.

We’ve heard similar words from other kinds of leaders—from human resources directors to chief internal auditors, to university presidents. With so few board seats opening up every year, and with a strong leaning toward for-profit CEOs, it’s a real challenge to get through the boardroom door.

One of NACD’s long-term goals is to educate existing boards on the importance of welcoming these important forms of leadership, dispelling the notion that only a for-profit CEO can serve. For example, I happen to believe that a tested military leader can offer boards as much as or more than a civilian leader in the current high-risk environment. But no matter what your theatre of action, you must prepare for a long campaign. It’s worth the battle!

Les enjeux de la diffusion des informations stratégiques sur les réseaux sociaux


Ce matin un article de Alissa Amico*, paru sur le forum de Harvard Law School, a attiré mon attention parce que c’est sur un sujet qui fait couler beaucoup d’encre dans le domaine la gouvernance des entreprises publiques (cotées en bourse).

En effet, quels sont les moyens appropriés de diffusion et de divulgation des informations à l’ère des médias sociaux ? L’auteure fait le tour de la question en rappelant qu’il existe encore beaucoup d’ambiguïté dans l’acceptation des nouveaux outils de communication.

On le sait, la SEC a réagi promptement aux annonces de Elon Musk, PDG et Chairman de Telsa, faites par le biais de Twitter qui ont été jugées trompeuses et qui ne respectaient pas le principe d’une diffusion de l’information à la portée de tous les actionnaires.

L’auteure rappelle que l’Autorité des Marchés Financiers français a pris une position ferme à ce propos en exigeant que les entreprises divulguent leurs réseaux sociaux privilégiés de communication sur leur site Internet.

La conclusion de l’article est révélatrice de grands changements à l’égard de la diffusion d’information stratégique.

The ultimate twist of irony is of course that the SEC, investigating Tesla and its CEO, is part of the same government whose President’s tweeting activity has been far from uncontroversial. Both Mr. Musk’s and Mr. Trump’s use of Twitter highlight that—whether we like it or not—social media may soon be the most consulted sort of media. Its impact, in both corporate or political circles, needs hence to be considered by policymakers seriously. It is clear that every boat—whether corporate or political—needs a captain responsible for setting the course and communicating it to the lighthouse to avoid collisions and confusion at sea. Yet, captains are not pirates, and in the era of social media, regulators need to devise new rules of the game to avoid investor collusion and collision.

Qu’en pensez-vous ?

Bonne lecture !

 

On Elon Musk, Donald Trump, and Corporate Governance

 

 

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SEC sues Tesla CEO Elon Musk for ‘misleading’ tweet »- ABC News

 

There was something Trumpian in Elon Musk’s tweet about taking Tesla private. “Am considering taking Tesla private at $420. Funding secured”, he boldly and succinctly announced on August 7, claiming that the necessary capital has been confirmed from the Public Investment Fund (PIF), the Saudi sovereign fund that is seeking to become the region’s largest according to the ambitions of its government, including through the much-debated public offering of Saudi Aramco.

Like in a Mexican soap opera, news about the PIF raising fresh capital through the transfer of its 70% stake in SABIC, the Saudi $100 billion petrochemicals giant and the largest listed company in the Kingdom to Saudi Aramco, as well its talks with Tesla’s rival Lucid followed shortly, immediately highlighting the perils of instant communication. As it turns out, tweeting 280-character messages is straightforward, explaining them takes a little more character and significantly more characters.

The Securities and Exchange Commission (SEC) has reacted promptly, issuing a subpoena to Tesla to probe into the accuracy of its communication to investors. Elon Musk is unfortunately not the first CEO to pay for taking to Twitter. Nestle’s attempt at humor on Twitter, which likened a massacre of Mexican students to its candy bar, resulted in calls for boycott, ultimately forcing the company to erase the message and apologize. Even the CEO of Twitter itself, Jack Dorsey, has had to apologize for one of his personal tweets, which unlike Tesla and Nestle cases, had nothing to do with his company.

Indeed, the emergence of new communication channels has occurred at a faster pace than regulation on how these should be employed by companies has emerged, whilst over-excited executives have taken to social media in attempt to build hype around their companies. In the world where the number of Instagram, Twitter and Facebook followers counts more than the number of public investors, social media has the potential of becoming the main channel for communication in the corporate world.

Although this phenomenon has gone largely unnoticed, its implications need to be considered in a wider context that is beyond this immediate Bermuda Triangle involving Mr. Musk, the PIF and Tesla. In fact, this episode raises two important and distinct questions: first, who should be able to speak on behalf of public shareholding companies in order to ensure the accuracy of communication, and second, how should this communication be made such that it reaches its ultimate target, the investor community.

In developed markets such as the United States, where Tesla is incorporated, disclosure by public companies is subject to a myriad of regulations including Rule 10b-5—first issued 70 years ago—which prohibits the release or omission of material information, resulting in fraud or deceit. It is also subject to a more recent Fair Disclosure Regulation which essentially forbids companies from releasing non-public material information to third parties, effectively stamping out the practice of selective disclosure by companies to specific investors.

These regulations provide the colorful context behind the SEC’s investigation into Mr. Musk’s unfortunate tweet, allowing the regulator to question whether he had misled investors: that is, whether funding for taking Tesla private has indeed been “secured”. Another issue—and one not raised in the media—is whether Twitter can effectively be considered as an appropriate means of communication to the investor community. In the United States, where 70% of public share ownership today is in the hands of institutional investors, this is a moot point.

Indeed, the SEC has officially allowed listed companies to use social media in 2013, prompted by an investigation into a Facebook post by the Netflix CEO Reed Hastings about the company passing a billion hours watched for the first time. The SEC did not penalize him and decided that henceforth social media could be used for communicating corporate announcements as long as investors are warned that this would be the case.

In the context of emerging markets however, this position would be potentially quite dangerous. In Saudi Arabia for example, home to the PIF—Tesla’s alleged buyer—trading in the stock market is 90% retail, whereas its underlying ownership is largely institutional. Communicating company news via social media presupposes that all investors have equal access to it, which may not necessarily be the case in retail marketplaces. Regulators in emerging markets, where guidelines on the use of social media for corporate announcements are generally lacking, would do well to address this before executives take to Twitter and Facebook.

They would need to keep in mind however, that habits of emerging market investors may not have shifted fast enough to be comfortable in the world of Twitter. In Egypt for example, the officially recognised channel for publishing financial results remains the country’s newspapers. Expecting investors to run from conventional—not to say outdated—means of communication, to judiciously tracking social media announcements appears overly ambitious.

Using social media as a means of communicating material corporate news raises another non-semantic point which is equally important to address in both emerging and developed markets. It is not only tweets of CEOs like Elon Musk that have the potential to affect share prices and investor perceptions. If CFOs, CROs, CIOs, COOs and other C-suite members take to Twitter, Facebook, Instagram or other platforms to offer their interpretation of company developments, the potential impact on investors could be quite disheartening.

Just like the CEO’s or the CFO’s ability to write a cheque is circumscribed by internal controls and board oversight of material transactions related to mergers and acquisitions for instance, their ability to speak on behalf of their companies should be addressed by policies including specific approval processes. This would effectively limit the possibility of senior executives or board members using their iPhone as a Megaphone, instead requiring rigorous processes to be introduced such that social media announcements are coherent with other disclosure channels and indeed with corporate strategy.

From a governance perspective, further thought should be given to centralizing the communication function within companies in the hands of the Head of Investor Relations or equivalent. Indeed, given the value of information in our era of fast-paced communication powered by social media and fast-paced stock exchanges powered by algorithmic and high-frequency trading, the role of a Chief Communication Officer may be justified in large publicly listed companies, just as the role of a Chief Risk Officer reporting to the board has been introduced in many large organisations following the financial crisis.

While forcing companies in a straightjacket of yet more corporate governance rules on how they should handle their corporate communications may be unwise, some thought about legal distinctions and limits between what is considered personal and corporate announcements appears warranted. Investors may need to be told that unless corporate announcements come from official company channels—which personal Twitter accounts are not—their interpretation of tweets by excited executives are to be made at their own peril, not subject to usual investor protections.

Likewise, publicly-traded companies need to inform the investor community of what constitutes their official communication channels and ensure that financial and non-financial information announced through these is pre-approved, synchronized and not in conflict with existing regulations. Some regulators such as the French securities regulator, Authorité des Marches Financiers, has done so almost 5 years ago, recommending that companies specify their social media accounts on their website as well as establish a charter addressing how executives and staff are to use their personal social media accounts.

The ultimate twist of irony is of course that the SEC, investigating Tesla and its CEO, is part of the same government whose President’s tweeting activity has been far from uncontroversial. Both Mr. Musk’s and Mr. Trump’s use of Twitter highlight that—whether we like it or not—social media may soon be the most consulted sort of media. Its impact, in both corporate or political circles, needs hence to be considered by policymakers seriously. It is clear that every boat—whether corporate or political—needs a captain responsible for setting the course and communicating it to the lighthouse to avoid collisions and confusion at sea. Yet, captains are not pirates, and in the era of social media, regulators need to devise new rules of the game to avoid investor collusion and collision.

 


*Alissa Amico is the Managing Director of GOVERN. This post is based on a GOVERN memorandum by Ms. Amico.

Le conseil d’administration est garant de la bonne conduite éthique de l’organisation !


La considération de l’éthique et des valeurs d’intégrité sont des sujets de grande actualité dans toutes les sphères de la vie organisationnelle*. À ce propos, le Réseau d’éthique organisationnelle du Québec (RÉOQ) tient son colloque annuel les 25 et 26 octobre 2018 à l’hôtel Marriott Courtyard Montréal Centre-Ville et il propose plusieurs conférences qui traitent de l’éthique au quotidien. Je vous invite à consulter le programme du colloque et y participer.

 

 

Ne vous méprenez pas, la saine gouvernance des entreprises repose sur l’attention assidue accordée aux questions éthiques par le président du conseil, par le comité de gouvernance et d’éthique, ainsi que par tous les membres du conseil d’administration. Ceux-ci ont un devoir inéluctable de respect de la charte éthique approuvée par le CA.

Les défaillances en ce qui a trait à l’intégrité des personnes et les manquements de nature éthique sont souvent le résultat d’un conseil d’administration qui n’exerce pas un fort leadership éthique et qui n’affiche pas de valeurs transparentes à ce propos. Ainsi, il faut affirmer haut et fort que les comportements des employés sont largement tributaires de la culture de l’entreprise, des pratiques en cours, des contrôles internes… Et que les administrateurs sont les fiduciaires de ces valeurs qui font la réputation de l’entreprise !

Cette affirmation implique que tous les membres d’un conseil d’administration doivent faire preuve de comportements éthiques exemplaires : « Tone at the Top ». Les administrateurs doivent se donner les moyens d’évaluer cette valeur au sein de leur conseil, et au sein de l’organisation.

C’est la responsabilité du conseil de veiller à ce que de solides valeurs d’intégrité soient transmises à l’échelle de toute l’organisation, que la direction et les employés connaissent bien les codes de conduites et que l’on s’assure d’un suivi adéquat à cet égard.

Mais là où les CA achoppent trop souvent dans l’établissement d’une solide conduite éthique, c’est (1) dans la formulation de politiques probantes (2) dans la mise en place de l’instrumentalisation requise (3) dans le recrutement de personnes qui adhèrent aux objectifs énoncés et (4) dans l’évaluation et le suivi du climat organisationnel.

Les administrateurs doivent poser les bonnes questions sur la situation existante et prendre le recul nécessaire pour envisager les divers points de vue des parties prenantes dans le but d’assurer la transmission efficace du code de conduite de l’entreprise.

Les préconceptions et les préjugés sont coriaces, mais ils doivent être confrontés lors des échanges de vues au CA ou lors des huis clos. Les administrateurs doivent aborder les situations avec un esprit ouvert et indépendant.

Vous aurez compris que le président du conseil a un rôle clé à cet égard. C’est lui qui doit incarner le leadership en matière d’éthique et de culture organisationnelle. L’une de ses tâches est de s’assurer qu’il consacre le temps approprié aux questionnements éthiques. Pour ce faire, le président du CA doit poser des gestes concrets (1) en plaçant les considérations éthiques à l’ordre du jour (2) en s’assurant de la formation des administrateurs (3) en renforçant le rôle du comité de gouvernance et (4) en mettant le comportement éthique au cœur de ses préoccupations.

Le choix du premier dirigeant (PDG) est l’une des plus grandes responsabilités des conseils d’administration. Lors du processus de sélection, on doit s’assurer que le PDG incarne les valeurs éthiques qui correspondent aux attentes élevées des administrateurs ainsi qu’aux pratiques en vigueur. L’évaluation annuelle des dirigeants doit tenir compte de leur engagement éthique, et le résultat doit se refléter dans la rémunération variable des dirigeants.

Quels items peut-on utiliser pour évaluer la composante éthique de la gouvernance du conseil d’administration ? Voici un instrument qui peut aider à y voir plus clair. Ce cadre de référence novateur a été conçu par le Bureau de vérification interne de l’Université de Montréal.

 

1.       Les politiques de votre organisation visant à favoriser l’éthique sont-elles bien connues et appliquées par ses employés, partenaires et bénévoles ?
2.       Le Conseil de votre organisation aborde-t-il régulièrement la question de l’éthique, notamment en recevant des rapports sur les plaintes, les dénonciations ?
3.       Le Conseil et l’équipe de direction de votre organisation participent-ils régulièrement à des activités de formation visant à parfaire leurs connaissances et leurs compétences en matière d’éthique ?
4.       S’assure-t-on que la direction générale est exemplaire et a développé une culture fondée sur des valeurs qui se déclinent dans l’ensemble de l’organisation ?
5.       S’assure-t-on que la direction prend au sérieux les manquements à l’éthique et les gère promptement et de façon cohérente ?
6.       S’assure-t-on que la direction a élaboré un code de conduite efficace auquel elle adhère, et veille à ce que tous les membres du personnel en comprennent la teneur, la pertinence et l’importance ?
7.       S’assure-t-on de l’existence de canaux de communication efficaces (ligne d’alerte téléphonique dédiée, assistance téléphonique, etc.) pour permettre aux membres du personnel et partenaires de signaler les problèmes ?
8.       Le Conseil reconnaît-il l’impact sur la réputation de l’organisation du comportement de ses principaux fournisseurs et autres partenaires ?
9.       Est-ce que le président du Conseil donne le ton au même titre que le DG au niveau des opérations sur la culture organisationnelle au nom de ses croyances, son attitude et ses valeurs ?

10.    Est-ce que l’organisation a la capacité d’intégrer des changements à même ses processus, outils ou comportements dans un délai raisonnable ?


*Autres lectures pertinentes :

  1. Formation en éthique 2.0 pour les conseils d’administration
  2. Rapport spécial sur l’importance de l’éthique dans l’amélioration de la gouvernance | Knowledge@Wharton
  3. Rôle du conseil d’administration en matière d’éthique*
  4. Comment le CA peut-il exercer une veille de l’éthique ?
  5. Le CA est garant de l’intégrité de l’entreprise
  6. Cadre de référence pour évaluer la gouvernance des sociétés | Questionnaire de 100 items

Le comportement d’Elon Musk est-il un signe de faible gouvernance chez Tesla ?


Depuis quelques années, on ne cesse de relater les faits d’armes de Elon Musk lequel gère ses entreprises de manières plutôt controversées, ou à tout le moins contraires aux principes de saine gouvernance.Dans cet article de Kevin Reed, publié sur le site de Board Agenda le 17 septembre 2018, on porte un jugement assez sévère sur le comportement autoritaire de Musk qui continue de bafouer les règles les plus élémentaires de gouvernance.

Les investisseurs qui croient dans le génie de cet entrepreneur sont en droit de s’attendre à ce que le fondateur mette en place des systèmes de gouvernance qui respectent les parties prenantes, dont les investisseurs.

Ces comportements de dominance sont tributaires du conseil d’administration où le fondateur joue le rôle de « Chairman, Product architect and CEO », comme s’il était le propriétaire de tout le capital de l’entreprise.

On peut comprendre la confiance que les investisseurs mettent en Musk, mais jusqu’à quel point doivent-ils ignorer certaines règles fondamentales de gouvernance d’entreprise ?

On connaît plusieurs entreprises qui sont dominées complètement par leur fondateur-entrepreneur. Ces comportements « dysfonctionnels » ne sont pas toujours signe de mauvaise performance à court terme. Mais, à long terme, sans de solides principes de gouvernance, ces entreprises rencontrent généralement des problèmes de croissance.

Selon l’auteur Kevin Reed,

Elon Musk, Tesla’s “chairman, product architect and CEO”, has recently the displayed classic traits of a dominant, idiosyncratic and controversial boss which, according to one commentator, is a sure sign of weak governance.

Voici un aperçu de l’argumentaire présenté dans l’article.

Bonne lecture !

 

Tale of Tesla’s Elon Musk is a ‘sadly familiar story’ of weak governance

 

 

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There has been a long history of dominant, sometimes idiosyncratic and often irascible CEOs.

They will court controversy—which can be directly related to the business’s strategy and operations, or linked to “non-corporate” behaviour or actions.

Names such as Mike Ashley, Lord Sugar and even “shareholder-return-friendly” Sir Martin Sorrell have shown how outspoken and autocratic leaders will find their approach strongly questioned or criticised.

Names such as Mike Ashley, Lord Sugar and even “shareholder-return-friendly” Sir Martin Sorrell have shown how outspoken and autocratic leaders will find their approach strongly questioned or criticised—usually during tough times, despite previous spells of success.

However, recent proclamations on social and traditional media by Tesla’s Elon Musk could well be viewed as beyond the pale.

Whether offering a mini-submarine to rescue children stuck in a Thai cave, to making lewd accusations about another rescuer, through to proclaiming on Twitter that he is considering taking Tesla private, it puts into question whether such behaviour damages shareholder value.

“The tale of Elon Musk is a sadly familiar story of a founder who through vision, drive, ambition and talent grows a company to fantastic levels, but who then seems unable to accept challenge and healthy criticism and feels unable to operate in an appropriate governance environment,” explains Iain Wright, director of corporate and regional engagement at the Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW).

Crashing companies onto rocks

Wright believes that we have seen “time and time again” dominant founders and chiefs “crash those companies onto the rocks” through “weak corporate governance”.

An important part of reining in such dominance is through the board and, namely, the chairman. They need to be able to support someone  with the vision and entrepreneurial spirit of someone like Musk, but also challenge them on behalf of the company and its stakeholders to “curb some of his erratic behaviour”.

“The board is subservient to the founder and chief executive rather than the other way round.”

He adds: “Good corporate governance would put in place a board who would challenge this, led by a chair who has the authority, experience and gravitas to stand up to Musk and tell him to have a holiday and get some sleep.”

And so, what of Tesla’s chairman? Well, that’s Elon Musk, whose full title is “chairman, product architect and CEO”. Attempts to separate the roles and appoint a chairman have been rebuffed by the board in the past, stating that it has a lead independent director in place.

This director is Antonio Gracias, a private equity investor who has reportedly shared many years associated with Musk.

“The board is subservient to the founder and chief executive rather than the other way round,” suggests Wright. “Musk is both chairman and CEO of Tesla, a situation relatively common in the States but quite properly frowned upon as inappropriate corporate governance in the UK.”

Separating the role is for the “long-term benefit of the company”, adds Wright. “This proposal should come back on the table soon.”

L’âge des nouveaux administrateurs est une variable de diversité trop souvent négligée dans la composition des CA !


Lorsque l’on parle de diversité au sein des conseils d’administration, on se réfère, la plupart du temps, à la composition du CA sur la base des genres et des origines ethniques.

L’âge des nouveaux administrateurs est une variable de diversité trop souvent négligée de la composition des CA. Dans cette enquête complète de PwC, les auteurs mettent l’accent sur les caractéristiques des administrateurs qui ont moins de 50 ans et qui servent sur les CA du S&P 500.

Cette étude de PwC est basée sur des données statistiques objectives provenant de diverses sources de divulgation des grandes entreprises américaines.

En consultant la table des matières du rapport, on constate que l’étude vise à répondre aux questions suivantes :

 

(1) Quelle est la population des jeunes administrateurs sur les CA du S&P 500 ?

Ils sont peu nombreux, et ils ne sont pas trop jeunes !

Ils ont été nommés récemment

Les femmes font une entrée remarquable, mais pas dans tous les groupes…

 

(2) Qu’y a-t-il de particulier à propos des « jeunes administrateurs » ?

96 % occupent des emplois comme hauts dirigeants, 31 % des jeunes administrateurs indépendants sont CEO provenant d’autres entreprises,

Plus de la moitié proviennent des secteurs financiers et des technologies de l’information

Ils sont capables de concilier les exigences de leurs emplois avec celles de leurs rôles d’administrateurs

Ils sont recherchés pour leurs connaissances en finance/investissement ou pour leurs expertises en technologie

90 % des jeunes administrateurs siègent à un comité du CA et 50 % siègent à deux comités

La plupart évitent de siéger à d’autres conseils d’administration

 

(3) Quelles entreprises sont les plus susceptibles de nommer de jeunes administrateurs ?

Les jeunes CEO représentent une plus grande probabilité d’agir comme administrateurs indépendants

Plus de 50 % des jeunes administrateurs indépendants proviennent des secteurs des technologies de l’information, et des produits aux consommateurs

Les secteurs les moins pourvus de jeunes administrateurs sont les suivants : télécommunications, utilités, finances et immobiliers

Les plus jeunes administrateurs expérimentent des relations mutuellement bénéfiques.

 

La conclusion de l’étude c’est qu’il est fondamental de repenser la composition des CA en fonction de l’âge. Les conseils prodigués relatifs à l’âge sont les suivants :

 

Have you analyzed the age diversity on your board, or the average age of your directors?

Does your board have an updated succession plan? Does age diversity play into considerations for new board members?

Are there key areas where your board lacks current expertise—such as technology or consumer habits? Could a new—and possibly younger—board member bring this knowledge?

Does your board have post-Boomers represented?

Does your board have a range of diversity of thought—not just one or two people in the room who you look to continually for the “diversity angle”?

Could younger directors bring some needed change to the boardroom?

 

Notons que cette étude a été faite auprès des grandes entreprises américaines. Dans l’ensemble de la population des entreprises québécoises, la situation est assez différente, car il y a beaucoup plus de jeunes sur les conseils d’administration.

Mais, à mon avis, il y a encore de nombreux efforts à faire afin de rajeunir et renouveler nos CA.

Bonne lecture !

 

 

Board composition: Consider the value of younger directors on your board

 

 

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Résumé des principaux résultats

 

There are 315 Younger Directors in the S&P 500. Together, they hold 348 board seats of companies in the index. Of these 348 Younger Director seats, 260 are filled by independent Younger Directors.

Fewer than half of S&P 500 companies have a Younger Director. Only 43% of the S&P 500 (217 companies) have at least one Younger Director on the board. At 50 of those companies, one of the Younger Directors is the company’s CEO.

S&P 500 companies with younger CEOs are much more likely to have independent Younger Directors on the board. Sixty percent (60%) of the 527 companies with a CEO aged 50 or under have at least one independent Younger
Director on the board—as compared to just 42% of companies that have a CEO over the age of 50.

Almost one-third of Younger Directors are women. Women comprise a much larger percentage (31%) of Younger Directors than in the S&P 500 overall (22%). This is in spite of the fact that over 90% of Younger Directors nominated under
shareholder agreements—such as those with an activist, private equity investor or family shareholder—are men.

Information technology and consumer products companies are more likely to have Younger Directors. The three companies in the telecommunications sector have no Younger Directors.

Close to half of the independent Younger Directors have finance/investing backgrounds. Just under one-third are cited for their technology expertise, executive experience or industry knowledge.

Younger Directors fit in board service while pursuing their careers. According to their companies’ SEC filings, 96% of Younger Directors cite active jobs or positions in addition to their board service.

Younger Directors serve on fewer boards. The average independent S&P 500 director sits on 2.1 public company boards. In contrast, independent Younger Directors sit on an average of 1.7 boards. More than half serve on only one public board.

More than half of the independent Younger Directors have held their board seat for two years or less. Only 18% have been on the board for more than five yearsé

L’émergence de la Chine dans le monde de la gouvernance moderne


Aujourd’hui, je vous propose la lecture d’un article sur l’évolution de la gouvernance chinoise.

Les auteurs, Jamie Allen*et Li Rui, de la Asian Corporate Governance Association (ACGA), ont produit un excellent rapport sur les changements que vivent les entreprises chinoises eu égard à la gouvernance.

L’étude se base sur une enquête auprès d’entreprises chinoises et auprès d’investisseurs étrangers. Également, les auteurs présentent une mine d’information sur la situation de la gouvernance.J’ai reproduit, ci-après, un résumé de l’enquête.

Bonne lecture !

 

With its securities market continuing to internationalise and grow in complexity, China appears at a turning point in its application of CG and ESG principles.

The time is right to strengthen communication and understanding between domestic and foreign market participants.

 

 

Awakening Governance: ACGA China Corporate Governance Report 2018

 

 

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Introduction: Bridging the gap

 

The story of modern corporate governance in China is closely connected to the rapid evolution of its capital markets following the opening to the outside world in 1978. The 1980s brought the first issuance of shares by state-owned enterprises (SOEs) and a lively over-the-counter market. National stock markets were relaunched in Shanghai and Shenzhen in 1990 to 1991, while new guidance on the corporatisation and listing of SOEs was issued in 1992. The first overseas listing of a state enterprise came in October 1992 in New York, followed by the first SOE listing in Hong Kong in 1993. Corporate governance reform gained momentum in the late 1990s, but it was less a byproduct of the Asian Financial Crisis than a need to strengthen the governance of SOEs listing abroad. The early 2000s then brought a series of major reforms on independent directors, quarterly reporting and board governance aimed squarely at domestically listed firms.

A great deal has changed in China since then, with periods of intense policy focus on corporate governance followed by consolidation. In recent years, China’s equity market has undergone a renewed burst of internationalisation through Shanghai and Shenzhen Stock Connect, relaxed rules for Qualified Foreign Institutional Investors, and the landmark inclusion of 234 leading A shares in the MSCI Emerging Markets Index in June 2018. While capital controls and other restrictions on foreign investment remain, there seems little reason to doubt that foreign portfolio investment will play an increasing role in China’s public and private securities markets in the foreseeable future.

Running parallel to market internationalisation, and facilitated by it, is a broadening of the scope of corporate governance to include a focus on environmental and social factors (“ESG”), and a deepening concern about climate change and environmental sustainability. Pension funds and investment managers in China are now encouraged by the government to look closely at ESG risks and opportunities in their investment process. And green finance has become big business in China, with green bond issuance growing steadily. Indeed, these themes are also part of the newly revised Code of Corporate Governance for Listed Companies (2018) from the China Securities Regulatory Commission (CSRC); this is the first revision of the Code since 2002.

 

Turning point

 

China thus appears at a new turning point in its market development and application of corporate governance principles. While it is difficult to predict how this process will unfurl, we believe three broad developments would be beneficial:

-That unlisted and listed companies in China see corporate governance and ESG not merely as a compliance requirement, but as tools for enhancing organisational effectiveness and corporate performance over the longer term. This applies as much to entrepreneurial privately owned enterprises (POEs) as established SOEs. The view that good governance is not relevant or possible in young, innovative firms is misguided.

-That domestic institutional investors in China see corporate governance and ESG not only as tools for mitigating investment risk, but as a platform for enhancing the value of existing investments through active dialogue with investee companies. The process of engagement can also help investors differentiate between companies that take governance seriously and those which do not.

-That foreign institutional investors view corporate governance in China as something more nuanced than a division between “shareholder unfriendly” SOEs and “exciting but risky” POEs. We recommend foreign asset owners and managers spend more time on the ground in China and invest in studying China’s corporate governance system, if they are not already doing so.

Of course, there are many exceptions to these broad characterisations. It is possible to find companies which view governance as a learning journey—and they are not necessarily listed. Certain mainland asset managers have begun investigating how to integrate governance and ESG factors into their investment process. And there are a growing number of foreign investors, both boutique and mainstream, that have developed a deep understanding of the diversity among SOEs and POEs and which have achieved excellent investment returns from SOEs as well.

Not surprisingly, however, our research has found that significant gaps in communication and understanding do exist between foreign institutional investors and China listed companies. According to an original survey undertaken by ACGA for this report, a majority of foreign investor respondents (59%) admitted that they did not understand corporate governance in China. Only 10% answered in the affirmative, while another 31% felt they “somewhat” understood the system. Conversely, it appears that most China listed companies do not appreciate the challenges that foreign institutional investors face in navigating “corporate governance with Chinese characteristics”.

This report is written for both a domestic and international audience. Our aim is to describe in as fair and factual a manner as possible the system of corporate governance in China, highlighting what is unique, what looks the same but is different, and areas of genuine similarity with other major securities markets. The main part of the report focuses on “Chinese characteristics” and looks at the role of Party organisations/committees, the board of directors, supervisory boards, independent directors, SOEs vs POEs, and audit committees/auditing. Each chapter explains the current legal and regulatory basis for the governance institution described, the particular challenges that companies and investors face, and concludes with suggestions for next steps. Our intention has been to craft recommendations that are practical and anchored firmly in the current CG system in China—in other words, that are implementable by companies and institutional investors. We hope the suggestions, and indeed this report, will be viewed as a constructive contribution to the development of China’s capital market.

The remainder of this Introduction provides an overview of key macro results from our two surveys. We start with the good news—that a large proportion of foreign institutional investors and local companies are optimistic about China—then highlight the challenges both sides face in addressing governance issues. The following chapters draw upon additional material from the two surveys.

ACGA survey—The big picture

Are you optimistic?

 

The good news from our survey is that a sizeable proportion of both foreign investors (38% of respondents) and China listed companies (52%) are optimistic about the investment potential of the A share market over the next five to 10 years, as Figure 1.1 below shows. Only 21% of foreign investors are negative, while the remainder are neutral. Not surprisingly, only 15% of China respondents were negative, while almost one-third were neutral.

 

Do you agree with MSCI?

 

The picture diverges on the issue of whether MSCI was right to include A shares in its Emerging Markets Index in 2018: only 27% of foreign respondents agreed compared to 65% of Chinese respondents, as Figure 1.2, below, shows. Almost half the foreign respondents did not agree compared to a mere 12% for Chinese respondents. A similar proportion was neutral in both surveys.

 

Challenges—Foreign institutional investors

The investment process

 

Foreign investors face a range of challenges investing in China, the first of which is understanding the companies in which they invest. As Figure 1.3 below indicates, foreign investors do not rely solely on information provided by companies when making investment decisions, but utilise a range of additional sources. It appears that listed companies are not aware of this issue.

 

Company engagement

 

Globally, institutional investors seek to enter into dialogue with their investee companies. It is no different in China, as shown in Figure 1.4.

 

 

But the process is not easy.

 

 

And successful outcomes are fairly thin on the ground to date.

 

Common threads

 

Respondents gave a range of answers as to why the process of engagement was difficult and successful outcomes limited, but some common threads were discernible:

Language and communication: In addition to straightforward linguistic difficulties (ie, companies not speaking English, investors not speaking Chinese), the communication problem is sometimes cultural. As one person said, “Even though I am from China, it is hard to interpret hidden messages.”

Access: Getting access to companies can be difficult. Getting to meet the right senior-level person, such as a director or executive, can be even more challenging.

Investor relations (IR): While some IR teams are professional, many are not. As one respondent commented: “IR (managers) are not very well trained and some of them lack basic understanding or knowledge of corporate governance or even financial information.”

CG as compliance: A common complaint is that companies view CG as merely a compliance exercise. Some refuse to give “detailed answers beyond the party line”.

Non-alignment: There is a recurring feeling that the interests of controlling shareholders in SOEs are not aligned with minority shareholders. One investor commented on the “lack of responsiveness” to outside shareholder suggestions, adding that SOEs “wait for government to give the direction, not investors”.

Lack of understanding: There can be a significant gap in the awareness of CG and ESG principles.

 

Empathy for companies

 

Conversely, a few respondents expressed empathy for the position of companies. As one wrote: “There also appears to be an under appreciation by international investors of the differences in culture, political context, and the path and stage of economic development between China and the rest of the world. Any attempt at influencing changes without a reasonable understanding of these differences is likely to be ineffective and (may) at times lead to unintended consequences.”

Another explained some of the regulatory challenges facing listed companies: “With a few exceptions, both SOEs and POEs have to deal with stringent and ever-changing industry regulations and government policies.”

A third said that some engagement had been positive: “Generally, where I have had access to the right people, engagement has been constructive. I suspect this is a result of the companies already appreciating the value of good governance in attracting non-domestic investors.”

And perhaps the most positive comment of all: “A number of the Chinese companies we speak to, especially the industry leaders, already address ESG risks in their businesses. Most of them publish ESG reports annually, which help to set the benchmark for their industry and also to garner positive feedback from society and hence, end-customers. Some of such companies end up enjoying a pricing premium on their products once this positive brand equity has been established. This creates a virtuous cycle, where ESG becomes part of their corporate culture. They understand that for the long-term sustainability of their business, and for the benefits of all their stakeholders, such investment can only enhance their competitiveness.”

 

Brave new world of stewardship

 

Yet most investors still find engaging with companies a challenge. A further reason may be that China is one of only three major markets in Asia-Pacific that has not yet issued an “investor stewardship code”. Such codes push institutional investors to take CG and ESG more seriously, incorporate these concepts into their investment process, and help to encourage greater dialogue between listed companies and their shareholders (see Table 1.1, below). In recent years, the bar has been quickly raised on this issue in Asia and expectations have risen commensurately.

Without an explicit policy driving investor stewardship, it is unlikely that the average listed company will give proper weight to a dialogue with shareholders. As one foreign investor said: “Generally speaking, it is relatively easier to engage with bigger listed companies. SOEs and larger companies tend to be more responsive. SOEs have more incentive to do so following government guidelines and trends.”

A key question to ask is who within a company should be responsible for engaging with shareholders? The short answer is the board, as a group representing and accountable to shareholders. Indeed, on a positive note, our survey found that most Chinese listed companies do admit that the responsibility for talking to shareholders should not be placed solely on the investor relations (IR) team (see Figure 1.7 below). But given that delegating this task to IR remains a common practice, it would appear that there is an inconsistency between words and actions here.

 

 

 

Challenges—China listed companies

 

Some additional factors clearly play on the willingness of companies to take CG and ESG seriously, as Figures 1.8 and 1.9 below show.

Does the market reward good CG?

 

Only 27% of the respondents to our China listed company survey believe there is a close correlation between good corporate governance and company performance. Another 46% think they are “somewhat related”, while a quarter see no relationship. These results broadly align with the view common in most markets, including China, that only a minority of companies (usually the large caps) feel incentivised to improve their governance practices and that they will be rewarded by investors if they do so.

 

Even more concerning is the largely negative view on whether better governance helps a company to list.

 

 

As an aside, this might also help to explain why listed POEs in China are generally not seen as being a better investment proposition or as having better governance than SOEs—an issue we explore in Chapter 3.5.

Only 23% of foreign respondents said they preferred investing in POEs over SOEs, while two-thirds said they did not. Meanwhile, only 10% of China listed companies thought POEs were better governed than SOEs. Around one-third thought they were about the same, while 54% thought POEs were worse.

Even so, in a fast-growing market such as China, there is a risk in taking a static or one-dimensional view.

‘Companies will have to become more ESG aware’

 

We conclude this section with a wide-ranging comment from a China-based institutional investor on the need to see governance and ESG as a process:

Chinese companies are generally financial weaker than their more established peers in developed markets. This is a symptom of markets being at different stages of development. For Chinese companies, survival is the top priority. Once they have gained enough market share and accumulated a certain level of capital reserves, they will start to consider ESG issues. This will help them cement their market position and grow more healthily in the long term.

At the moment, we recognise that the cost of not practicing ESG is not high in China. But things are changing, especially on the environmental front. We can see that the government is very serious about closing down small players who are not compliant with emission standards. The quality of air, earth and water concerns the livelihood of every citizen, and we believe that there will be heightened enforcement of pollution laws.

Corporate governance is also improving as public shareholders get more actively involved in major corporate actions. Having said that, shareholder structures remain highly concentrated, especially for SOEs in China, and external forces may not be strong enough to ensure a proper division of power.

We see increasing numbers of entrepreneurs and companies more willing to give back to society and the challenge here is simply that philanthropy is quite new in China.

As society becomes more civilised and consumers become more aware of issues such as child labour and environmental pollution, Chinese companies will have to become more ESG aware and responsible.

 

Interview: ‘Character and quality of management is critical’

 

David Smith CFA, Head of Corporate Governance, Aberdeen Standard Investments Asia, Singapore

 

What is your view on investing in A shares?

 

We have an A share fund, so naturally, we have spent substantial time and effort getting comfortable with both the market and the companies. There are well-documented risks surrounding investing in China, but the market has obvious attractions China is leading the world in some of the sectors, like e-commerce, for example. As investors, we always have to balance return with macroeconomic risk, political risk, regulatory risk, and so on, and this is certainly the case for China.

 

What is your view on stock suspensions in China?

 

The situation is getting better but companies too often still choose to suspend given a pending “restructuring”, which protects potential investors at the expense of existing investors, something that can be incredibly frustrating given how long we can be locked up for. There is a general misunderstanding in China as to what suspension means: companies should only suspend when there is information asymmetry, not when there is uncertainty. We are paid to analyse and deal with uncertainty, and the market will find a price for it. If companies have to suspend whenever there is uncertainty, we won’t have a stock market in place.

In general, there are too many suspensions in China. If a company has a restructuring plan or a regulatory investigation is going on, it should just disclose this through an announcement; as long as everyone in the market knows the same information, the stock should keep trading.

The issue of price-sensitive information has already been taken care of by regulations around continuous disclosure, so a suspension is often not protecting anyone, it just removes liquidity for existing investors. This issue is exacerbated by the bizarre and unusual situation of dual-listed A/H share companies suspending on one exchange and not the other.

In developed markets, in contrast, suspensions of issuers lasting more than a month for whatever reason are very rare. Part of the issue is also that promoter shares might sometimes have been pledged, so promoters want to avoid a share price fall triggering a margin call.

 

What are the top CG issues you have observed in Chinese companies?

 

Entrepreneur risk (people risk) is the most obvious one, including related-party transaction risks, along with operational and execution risks. For Aberdeen, we never invest if we feel uncomfortable with the founder or management. Both the character and quality of the people inside the company is something we value a lot in our investment decision-making process.

Regulatory risk is another issue. Changes in regulations can affect not just SOEs but also POEs to different extents. For example, the recent regulatory change on the reinforcement of Party committees inside Chinese companies is not what foreign investors expected to see as the direction of corporate governance development in China.

Another issue is that given more and more onus put on independent directors, maybe we need to think about another way to elect them. The current situation involves voting for independent directors on their independence, rather than competence. However, “independence” can be easily gamed in Asia. Many independent directors are structurally independent but rely on the company for their living (pension), so investors are increasingly asking if/how they add value to board discussions.

 

What is your view on voting trends among China listed firms? Does voting lead to engagement

 

Not much has changed. Any voting against has tended to focus on resolutions like related-party transactions, or other corporate actions, rather than issues across the board.

Engagement is getting a little bit better in China. We have seen more and more companies listening to us, and dialogue is getting much better. Companies increasingly understand that we are not in China for the short-term and that our interests are aligned. That certainly helps.

 

Methodology

A tale of two surveys

 

The two surveys in this report, the “ACGA Foreign Institutional Investor Perceptions Survey 2017” and the “ACGA China Listed Company Perceptions Survey 2017”, were developed internally in the first half of 2017 and carried out over 21 July to 1 September of that year. They were distributed through ACGA’s global network of members and contacts, and by a number of supporting organisations both inside and outside China (see the Acknowledgements page for details).

Purpose

We decided to conduct a survey at the preliminary stage of this project for two main reasons. The first was to add a broader range of perspectives to the report and to complement the extensive research carried out by ACGA and our contributing authors.

The second was to develop new data on corporate governance in China. When we began researching this report, we found that much of the information on board structures and governance practices in China was out of date, incomplete or non-existent. We developed the survey to partially fill this gap. To complement this information, we turned to data providers such as Wind and Valueonline to provide raw data on which we could do original analysis—and we carried out our own reviews of specific governance practices among large listed companies.

Foreign Institutional Investor Perceptions Survey

The Foreign Institutional Investor Perceptions Survey contained 22 questions and focused on areas that we believe are relevant to China’s investment potential and governance. They can be divided into the following categories:

Macro questions, such as capital market development, MSCI inclusion, SOEs vs POEs, and mainland-listed vs overseas-listed firms.

Shareholder rights, including investor protection in China vs overseas.

Company governance, including corporate reporting, role of chairman, independent directors, supervisory boards.

Role of government, including appointment of chairmen, intervention in SOEs and POEs, the role of the Party organisation/committee.

Investor engagement with companies.

Several of the questions provided options for respondents to give detailed answers and, where relevant, these comments are incorporated into our text.

The survey was developed by ACGA in Q2 2017 and first tested with a select group of ACGA global investor members in June of that year. It was refined based on feedback received before being sent out electronically in July. The recipients were primarily drawn from among ACGA’s list of institutional investor members based in Asia and around the world. This was complemented by recipients from our supporting organisation membership networks.

In total, we received 155 complete and comparable responses. Partial responses were not counted. Based on information gathered about respondents’ titles, they fell into three broad groups: CEOs, directors, managing directors or partners; portfolio managers and analysts; and managers or specialists in CG, ESG or stewardship. A large proportion held senior roles in their organisations.

The total assets under management (AUM) of all respondents amounted to around US$40 trillion, with the range from US$20m to US$6 trillion. In other words, a mix of both boutique investment managers and large mainstream institutions.

China Listed Company Perceptions Survey

The China Listed Company Perceptions Survey contained 12 questions and likewise focused on areas that we believe are relevant to such companies, their directors and managers. While there were fewer questions in this survey, they covered similar categories as in our foreign survey, namely macro issues, company governance, role of government, and investor engagement.

We designed some questions to be identical to the Foreign Institutional Investor Survey, in order to allow direct comparisons between corporate and investor perspectives on the same issue.

We also asked some unique questions of companies, such as whether or not they see a close correlation between corporate governance and performance, and whether better governance helps a firm list its shares.

The survey recipients were drawn from among ACGA’s corporate membership base, as well as clients and contacts of supporting organisations.

In total, we received 182 complete responses from which we extracted the survey results. Most respondents held senior positions in their companies such as directors, executives, board secretaries and senior managers. Most of the companies represented have been listed in China for more than five years and have a market cap of more than Rmb5 billion (US$800m approx). Further demographic data on the two groups of respondents follows:

 

Foreign respondents

The foreign institutional investors who responded are mostly from the US, UK, Asia and the European Union, as shown in Figure 1.10 below. The response is consistent with the distribution of ACGA members by region. Investors from Australia, New Zealand, the Middle East and Canada also responded to the survey.

 

 

In terms of their global AUM, the vast majority of respondents have less than 1% invested in China A shares, while a significant minority have between 1% and 10%. Very few have more than 10% of their funds invested in China domestic listings, although interestingly a few have more than 50%. The latter would be smaller investment managers with a dedicated China focus, as shown in Figure 1.11.

The picture changes markedly when overseas-listed Chinese firms are taken into account: the majority of foreign respondents allocate between 1% to 10% of their global AUM to such companies and a sizeable proportion, about one-fifth, invest more than 10%.

 

 

How do foreign investors invest in China? As Figure 1.12 below shows, around a quarter go only through the Qualified Foreign Institutional Investor (QFII) scheme, 15% only through Stock Connect, and almost half through both channels. Interestingly, a significant minority invest directly through wholly owned foreign enterprises (WFOEs) or other foreign direct investment (FDI) channels.

 

China respondents

Most respondents to our China Listed Company Perceptions Survey work for a company that has been listed for more than five years. Around 40% of the companies have been listed for more than 10 years, which is a relatively long period given that the Chinese stock market is still less than 30 years old (see Figure 1.13).

The market cap of 54% of respondents’ companies was more than Rmb5 billion, as highlighted in Figure 1.14, and 19% have a market cap of more than Rmb10 billion. Generally, the larger firms are likely to be SOEs.

 

In terms of ownership, the distribution of respondents falls evenly between SOEs and POEs, with 13% being of a “mixed-ownership” type (see Figure 1.15, above). This gives us confidence that the survey results incorporate a range of views from different participants in the Chinese market.

As for where respondents’ companies are listed, Figures 1.16 and 1.17, below, highlight that almost 60% are listed in a single jurisdiction. Mainland China comes first, not surprisingly, followed by a reasonable number in Hong Kong. Only a few respondents work for Chinese companies listed in Singapore, the US and the UK. Regarding the remaining companies listed in more than one jurisdiction, again the most popular venue is a dual-listing in China and Hong Kong, followed by a listing in China and the US. Some companies have a listing in China, Hong Kong and the US.

 

 

 

The complete report, in both English and Chinese, is available here.

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*Jamie Allen is Secretary General and Li Rui (Nana Li) is Senior Research Analyst at the Asian Corporate Governance Association (ACGA). This post is based on the introduction to their ACGA report.

Les fonds activistes accusés d’hypocrisie !


Il y a une pléthore d’arguments qui circulent dans la littérature sur la gouvernance et qui concernent les pour et contre des fonds activistes eu égard aux avantages pour les actionnaires.
Voici un article publié par Kai Haakon E. Liekefett*, président de Shareholder Activism Defense Team, paru dans récemment dans ethicalboardroom.
L’auteur tente de montrer l’hypocrisie des fonds activistes de type « edge fund » eu égard aux points suivants :

1. Undermining the shareholder franchise

2. Weakening board independence and diversity

– Overboarding

– Director tenure

– Mandatory retirement age

3. Inconsistency on takeover defences

 

 

The hypocrisy of hedge fund activists

 

 

 

In virtually every activism campaign, hedge fund activists don the mantle of the shareholders’ champion and accuse the target company’s board and management of subpar corporate governance.

This claim to having ‘best practices of corporate governance’ at heart is hollow – even hypocritical – as evidenced by at least three examples: hedge fund activists actually undermine the shareholder franchise, they weaken the independence and diversity of the board, and they waffle on their anti-takeover protection stance.

 

1. Undermining the shareholder franchise

 

Shareholders have a significant interest in maintaining their franchise: the right to elect directors, approve significant transactions such as a merger or the sale of all or a substantial part of the assets, or amend the charter of a corporation. Hedge fund activists promote themselves as ferocious proponents of this franchise and of ‘shareholder democracy’. In their campaigns, they demand shareholder votes on any matter that allegedly touches on shareholder rights, including areas where corporate law and the bylaws bestow authority on the board.

Yet, in most activism situations, activists seek to influence board decisions and obtain board seats through private settlement negotiations. The price of peace for the corporation is often accepting the addition of one or more activist representatives to the board to avoid the cost and disruption of a proxy contest. Notably, hedge fund activists will accuse directors of  ‘entrenchment’ if a board does not settle and instead opts to let the shareholders decide at the ballot box. This practice of entering into private settlements to appoint directors without a shareholder vote is, of course, directly contrary to the shareholder franchise. For this reason, major institutional investors have called publicly on companies to engage with a broader base of shareholders prior to settling with an activist.

In the same vein, activists habitually accuse directors of ‘disenfranchising shareholders’ when they refresh the board in the face of an activist campaign, arguing that a board must not appoint new directors without shareholder approval. Remarkably, all these concerns for the shareholder franchise quickly disappear once a company engages in settlement discussions with an activist. In private negotiations, activists commonly insist on an immediate appointment to the board. A board’s request to delay the appointment and allow shareholders to vote on an activist’s director designees at the annual meeting is usually met with fierce resistance.

“THERE ARE NUMEROUS EXAMPLES OF CORPORATE GOVERNANCE ‘BEST PRACTICES’ THAT ACTIVISTS TEND TO IGNORE IN CONNECTION WITH THEIR CAMPAIGNS”

Note also that in these private settlement negotiations, activists almost always seek recovery of their campaign expenses and companies typically agree to some level of payment. These demands for expense reimbursement are almost never submitted to shareholders for approval. While the proxy rules expressly require dissidents to disclose ‘whether the question of such reimbursement will be submitted to a vote of security holders’, an activist hedge fund’s interest in the shareholder franchise evaporates once the fund’s own wallet is concerned. All too often, it appears that the activists’ concern for the shareholder franchise is merely for public consumption.

 

2. Weakening board independence and diversity

 

The main target of most activist campaigns is the composition of a company’s board of directors. The business model of hedge fund activism is to identify undervalued public companies whose intrinsic value is substantially higher than the share price on the stock exchange. And if the stock market undervalues a company, then it is only fair to look to those in charge of the company: the board of directors. Consequently, activists often argue that a board needs a refresh, typically calling for ‘shareholder representatives’ and ‘industry experts’ to be appointed as directors.

Of course, activists are not interested in just any type of ‘shareholder representative’ in the boardroom. The preferred director candidate is a principal or employee of the activist hedge fund itself. The reason is that activists intend to use the influence in the boardroom to push aggressively for their own agenda. And, in most cases, that agenda is to push the company to take some strategic action that will return financial value to the hedge fund in the near-term – such as a quick sale at a premium – irrespective of the company’s long-term potential.

Often, an activist will also identify the need for more ‘industry experts’ to join the board and propose experts affiliated with the activist to be added. Activists may give lip service to the need for independent director candidates but when they have to choose between placing an independent candidate or themselves on the board, their preferred candidate is an activist principal or employee. Frequently, even if they passionately argued for ‘much-needed industry expertise’ beforehand, activists are quick to drop their independent board nominee in favour of a 30-something activist employee who lacks any significant relevant experience. This is particularly true for smaller activist hedge funds but is also evident at larger companies. Last year, ISS and the Investor Responsibility Research Center Institute (IRRC) published a study of the impact of activism on board refreshment at S&P 1500 companies targeted by activists.  The study found that activist nominees and directors appointed to boards by activists via settlements were nearly three times more likely to be ‘financial services professionals’ compared to directors appointed unilaterally by boards.

Moreover, while proxy advisory firms and key institutional investors increasingly demand more gender and ethnic diversity in boardrooms, most activist slates exclusively feature white, male director candidates. According to last year’s ISS/IRRC study, women comprised only 8.4 per cent of dissident nominees on proxy contest ballots and directors appointed via settlements with activists, and only 4.2 per cent of those candidates and directors were ethnically or racially diverse.

There are numerous other examples of corporate governance ‘best practices’ that activists tend to ignore in connection with their campaigns:

(a) Overboarding ISS, Glass Lewis and most institutional investors agree that a director should not sit on too many boards (in particular if the director is also an executive in his ‘daytime’ job). For activists, this seems to be a non-issue when it comes to themselves or their fund-nominated candidates. In addition, the practice of funds nominating the same people for various campaigns raises independence concerns. As noted in the aforementioned ISS/IRRC study: “Many of these ‘busy’ directors appear to be ‘go-to’ nominees for individual activists. The serial nomination of favourite candidates raises questions about the ‘independence’ of these individuals from their activist sponsors”.

(b) Director tenure Directors who sit on the same board for 10 years and more typically end up in the crosshairs of activist hedge funds, which argue that such directors are entrenched and cannot provide objective oversight. However, it is not uncommon for activist directors to remain on the board for many years if they cannot push the company into a sale.

(c) Mandatory retirement age Young activists frequently decry the high average age of boards and may target older directors as part of a campaign. By contrast, one rarely hears a call for age limits on the board from the more seasoned activists of the 1980s, who are pushing 70 years and beyond. In some campaigns, activists nominated director candidates who were 75 years old, 80 years old or even older.

 

3. Inconsistency on takeover defences

 

Activists love to attack companies for their takeover defences and perceived lack of ‘shareholder rights’. They crucify boards who dare to adopt a poison pill in response to a hostile bid or activist stake accumulation. They condemn bylaw amendments for ‘changing the rules of the game after the game has started’. And they deride classified boards as an outrageous entrenchment device whose sole purpose is to shield incumbent directors from the ballot box.

UNLOCKING VALUE Activist hedge funds want to deliver outsize returns within two years

Against this backdrop, it is fascinating and educational to observe what sometimes happens once activists join a board. Activists claim to hate poison pills unless, of course, they were able to acquire a large stake of 15 to 25 per cent before the pill was adopted. In these cases, an activist is sometimes perfectly fine with capping other shareholders at 10 per cent or less because it ensures that the activist remains the largest shareholder with the most influence.

It is also not usual for an activist-controlled board to maintain the very same bylaws the activist previously voraciously attacked in the campaign. Sometimes, activists will limit shareholder rights even further. The rights to act by written consent and call special meetings tend to be among the victims. If shareholders can act by written consent or call special meetings to remove the board, insurgents do not have to wait for an annual shareholder meeting to wage a proxy fight. However, once activists are in charge of a boardroom, these shareholder rights primarily constitute a threat to their own control.

The last example is the classified board (aka ‘staggered board’). In a company with a classified board, only a fraction (usually, one third) of the board members are up for re-election every year. Activists are fierce opponents of classified boards. Classification makes it harder for them to win a proxy fight. For example, it is more difficult to win an election contest for three board seats on a nine-member board if only three board seats are up for election and not all nine directorships. Activists also like the intimidation factor of threatening a proxy fight for control of a board. It makes it easier to settle for two or three seats if the activist starts by demanding seven or more seats. Everything changes, of course, once an activist is on the board. Then, many activists are perfectly comfortable with with it being a classified board. In settlement negotiations, activists often fight hard to be in the director classes that are not up for re-election in the near term. Occasionally, they even suggest a ‘reshuffling’ of the director classes to achieve this. Activists also often refuse to leave a classified board after a standstill expires, arguing that they need to be allowed to serve out their three-year term – even if they previously campaigned for annual director elections.

“ACTIVISTS HAVE BEEN ABLE TO CLOAK THEMSELVES IN THE MANTLE OF SHAREHOLDER CHAMPION WHILE PRIVATELY PUSHING TO INCREASE THEIR OWN INFLUENCE”

In other words, when it comes to takeover defences, activists’ perspectives depend on whether they have control of the boardroom or not. When activists are successful in ‘conquering the castle’, there is sometimes little reluctance on their part to pull up the drawbridge.

The true reason why activists love corporate governance

 

These examples make clear that most activists really do not care about corporate governance all that much. So why are activists so focussed on corporate governance in their campaigns? For the same reason why politicians kiss babies during political campaigns: it plays well with the voters. Most institutional investors and the proxy advisory firms ISS and Glass Lewis care deeply about governance issues. That is because they believe, with some justification, that good corporate governance will create shareholder value in the long-term. The long term, of course, is rarely the game of activist hedge funds. Most of these funds have capital with relatively short lock-ups, which means that their own investors will be breathing down their neck if they do not deliver outsize returns within a year or two.

Many activists will admit after a few drinks that their professed passion for governance is only a means to an end. Activists preach so-called ‘best practices of corporate governance’ in every proxy fight because it is an effective way to smear an incumbent board and rile up the voters who do care about governance issues.

Conclusion

 

Hedge fund activists have been able to cloak themselves in the mantle of a shareholder champion while privately pushing to increase their own influence. Institutional investors and proxy advisory firms should not look to activist hedge funds as promoters of good corporate practices. Activists are no Robin Hoods. They care about good corporate governance just as much as they care about taking from the rich and giving to the poor.

 

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Kai Haakon Liekefett* is a partner of Sidley Austin LLP in New York and the chair of the firm’s Shareholder Activism Defense Team. He has over 18 years of experience in corporate law in New York, London, Germany, Hong Kong and Tokyo. He dedicates 100% of his time to defending companies against shareholder activism campaigns and proxy contests. Kai holds a Ph.D. from Freiburg University; an Executive MBA from Muenster Business School; and an LL.M., James Kent Scholar, from Columbia Law School. He is admitted to practice in New York and Germany. The opinions expressed in this article are those of the author and not necessarily those of Sidley Austin LLP or its clients.