Rôle des administrateurs dans la prévention de risques à la santé | un cas vécu dans une OBNL

À nouveau, je vous présente un cas de gouvernance, publié en juin 2017, sur le site de Julie Garland McLellan* qui décrit une situation dans laquelle un membre de conseil d’une OBNL évalue les conséquences d’une décision pouvant entraîner des risques pour la santé des clients et conduire à une perte de réputation.

Les administrateurs connaissent maintenant le contexte de la décision prise par le conseil. Cependant, une nouvelle administratrice n’est pas « confortable » avec la décision ; elle se questionne sur le risque occasionné à la santé des athlètes à la suite d’une prise de position du conseil trop peu contraignante.

Notons que la directrice de la sécurité de l’entreprise avait qualifié d’infondée les arguments invoqués par une équipe sportive de ne pas utiliser les mesures de protection suggérées.

Le cas présente la situation de manière assez succincte, mais explicite ; puis, trois experts en gouvernance se prononcent sur le dilemme qui se présente aux personnes qui vivent des situations similaires.

Que devrait faire la nouvelle administratrice Pandora dans les circonstances ?

Je vous invite à lire les opinions des experts en allant sur le site de Julie.

Bonne lecture ! Vos commentaires sont toujours les bienvenus.

Rôle des administrateurs dans la prévention de risques à la santé | un cas vécu dans une OBNL

Pandora is a new NED on a peak sporting body board. She loves the sport and is thrilled to contribute. However, she is a bit worried about the risks of a recent board conversation.

Her sport has physical risks and is very dangerous if proper precautions are not taken; these include the use of personal protective equipment. At her most recent board meeting the directors discussed the revised sports safety guidelines which mandate the wearing of personal protective equipment during competitions. One of the directors mentioned that a large local club routinely participates in competitions with players who are clearly not wearing safety gear. Another director stated that the club had objected to the draft guidelines on the basis that, in some circumstances, the safety equipment might hamper players’ movements and create other risks. The safety manager, who was presenting to the board, clarified that the club had, indeed, made that claim but that it was, in her opinion, spurious.

The board then discussed the issues associated with banning the non-compliant club from competitions. This was considered a difficult action because the club is very successful and their absence would upset fans. Also, the club is in a high socio economic demographic and contributes funds and political connections to the sport.

Pandora is worried because the discussion was minuted and the decision was to write to the club and remind them of the need to wear safety equipment but not to threaten expulsion from the competition. Is her board now at risk and has she let down the whole sport by being a party to this conversation and failing to persuade her board colleagues to take firmer action?

What can Pandora do?

*Julie Garland McLellan is a practising non-executive director and board consultant based in Sydney, Australia. www.mclellan.com.au/newsletter.html

Gouvernance des sociétés d’État | une étude montre des problèmes dans la moitié d’entre elles

Yvan Allaire, président exécutif du conseil de l’Institut sur la gouvernance (IGOPP) vient de publier, en collaboration avec François Dauphin, un nouveau document de recherche intitulé « Nos sociétés d’État sont-elles bien gouvernées ? » lequel a fait l’objet d’une analyse succincte par le journaliste Gérald Fillion de la Société Radio-Canada.

Selon l’IGOPP, « les contribuables s’attendent à ce que ces sociétés fassent bon usage des fonds publics qui leur sont confiés, que leur gestion soit efficace, efficiente et transparente, que leur mandat soit clair et pertinent. Leur conseil d’administration, s’appuyant sur des règles et principes de saine gouvernance, devrait jouer un rôle essentiel à cet égard ».

Je crois que ce rapport de recherche saura intéresser les spécialistes de la gouvernance qui œuvrent dans les sociétés d’État et dans les autres organisations parapubliques. Personnellement, je crois que les auteurs ont élaboré une méthodologie de recherche tout à fait pertinente pour évaluer la bonne gouvernance, non seulement des sociétés d’État, mais également de tous les types d’organisation.

Vous trouverez ci-dessous une analyse de Gérald Filion, suivie de la référence au document de recherche de l’IGOPP.

Sur 46 sociétés d’État au Québec seulement 23 obtiennent la note de passage en matière de gouvernance, selon une étude préparée par les chercheurs Yvan Allaire et François Dauphin.

Si les grandes sociétés se démarquent, notamment la Caisse de dépôt, la SAQ et Loto-Québec, d’autres affichent de faibles résultats qui pourraient amener le gouvernement à devoir repenser leur modèle de gouvernance. Parmi les derniers de classe, on compte l’École nationale de police, le Musée national des beaux-arts de Québec et l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec.

Ce rapport, publié jeudi par l’Institut sur la gouvernance d’entreprises publiques et privées, s’intéresse à 47 instruments de mesure de la gouvernance des sociétés pour établir un pointage sur 100. La note de passage est établie à 60. Ont été exclues de l’étude 13 sociétés jugées inactives dans les faits ou trop petites. Les 46 sociétés d’État retenues encaissent annuellement des revenus de 63 milliards de dollars et comptent 65 000 employés.

L’Institut sur la gouvernance évalue les sociétés sur les compétences des administrateurs, la transparence, la reddition de compte, la structure du conseil et le déroulement des séances du conseil. Et les résultats sont très inégaux.

L’École nationale de police échoue sur tous les plans, tout particulièrement sur les questions de compétence et de nomination. À l’autre bout du spectre, la Société d’habitation du Québec se démarque à tous les niveaux, avec une note parfaite dans la composition et la structure de son conseil, qui touche surtout à la question de l’indépendance.

L’Institut recommande au gouvernement de revoir certaines lois jugées « désuètes » pour encadrer les sociétés, de rendre publics les profils d’expertise et d’expérience des administrateurs et une foule d’informations pertinentes à leur propos.

Il propose aussi que le gouvernement cesse de rendre le dépôt du rapport annuel des sociétés d’État obligatoire à l’Assemblée nationale avant de le rendre public. Les rapports doivent être disponibles dans des délais plus rapides selon l’Institut sur la gouvernance. Actuellement, il faut attendre 6 mois en moyenne après la fin de l’exercice pour avoir accès au rapport annuel.

Les conseils d’administration des sociétés d’État, écrivent les chercheurs, doivent adopter des principes qui dépassent les exigences de la loi, surtout au chapitre de la « divulgation des profils de compétence, divulgation non obligatoire, mais non prohibée. »

Les conseils doivent s’assurer également que l’information, sur les sites internet des sociétés d’État, est facilement accessible, notamment les résultats de la société, ses stratégies ainsi que les indicateurs de performance. De plus, « une divulgation exhaustive des éléments de rémunération des hauts dirigeants est incontournable. »

Le gouvernement se mêle de tout

L’Institut illustre, chiffres à l’appui, combien le gouvernement s’assure de garder le contrôle sur les nominations des administrateurs.

« Ainsi, écrivent Yvan Allaire et François Dauphin, dans seulement cinq cas avons-nous trouvé une participation claire de la part du conseil dans le processus de sélection des candidats et candidates au poste d’administrateur. Bien sûr, le manque de transparence fausse peut-être en partie les données pour cet élément. Néanmoins, la participation du conseil dans le processus de sélection est extrêmement importante pour assurer non seulement la présence de compétences et d’expériences complémentaires au groupe, mais aussi pour faciliter l’obtention (ou le maintien) d’une dynamique de groupe fonctionnelle. »

Sur les 46 sociétés d’État, seulement trois établissent publiquement sur leur site un lien entre la biographie des administrateurs et les compétences recherchées au conseil.

L’Institut sur la gouvernance est d’avis également qu’une personne ne devrait pas siéger à plus de cinq conseils d’administration en même temps. Or, « au moins quinze (32,6 %) des sociétés comptaient au minimum un membre du conseil siégeant sur plus de cinq conseils d’administration, incluant quelques présidents de conseil. »

Aussi, « 19 sociétés (41,3 %) ne fournissent pas l’information sur l’assiduité des membres aux réunions du conseil. »

Les auteurs constatent également qu’il y a « une différence importante entre les organisations assujetties à la Loi québécoise sur la gouvernance des sociétés d’État promulguée en 2006 et celles qui ne le sont pas. En effet, les sociétés assujetties doivent divulguer davantage d’information, ne serait-ce que pour s’y conformer. Aussi, elles ont en moyenne une note de 70,7, comparativement à 45,2 pour les sociétés qui ne se conforment qu’aux exigences de leurs lois respectives. »

Manque de transparence

C’est pas moins de dix sociétés sur les 46 qui n’ont pas d’indicateur de performance ou de cible pour les évaluer, ou qui ne publient pas leur plan stratégique. Ce manque de transparence touche notamment la Commission de la capitale nationale, Héma-Québec et la Société de la Place des Arts de Montréal.

Yvan Allaire et François Daupin affirment également que « la transparence quant à la rémunération des hauts dirigeants des sociétés d’État peut et devrait être grandement améliorée, ne serait-ce que pour se rapprocher des exigences imposées aux sociétés pourtant dites “privées”.»

Enfin, les auteurs invitent les sociétés d’État à rendre publics la teneur des formations offertes aux administrateurs et les processus d’évaluation des membres du conseil. Cela dit, près du quart des sociétés d’État ne font pas d’évaluation et ne dévoilent pas cette information.

Je vous invite à lire l’ensemble du document sur le site de l’IGOPP, notamment pour connaître les 47 critères de mesure de la gouvernance.

Bonne lecture ! Vos commentaires sont les bienvenus.

Nos sociétés d’État sont-elles bien gouvernées? | L’IGOPP leur attribue des notes de gouvernance

Facteurs qui influencent la rémunération des dirigeants d’OBNL ?

Qu’est-ce qui influence la rémunération des dirigeants d’organisation sans but lucratif. C’est la question à laquelle Elizabeth K. Keating et Peter Frumkin ont tenté de répondre dans une recherche scientifique notoire, dont un résumé est publié dans la revue Nonprofit Quaterly.

L’établissement d’une juste rémunération dans toute organisation est un domaine assez complexe. Mais, dans les entreprises à but non lucratif, c’est souvent un défi de taille et un dilemme !

Lorsque l’on gère l’argent qui vient, en grande partie, du public, on est souvent mal à l’aise pour offrir des rémunérations comparables au secteur privé. Les comparatifs ne sont pas faciles à établir…

Cependant, il faut que l’organisation paie une rémunération convenable ; sinon, elle ne pourra pas retenir les meilleurs talents et faire croître l’entreprise.

Bien sûr, la situation a beaucoup évolué au cours des 30 dernières années. On conçoit plus facilement maintenant que les services rendus pour gérer de telles organisations doivent être rémunérés à leur juste valeur. Mais, le secteur des OBNL est encore dominé par des salaires relativement bas et par la contribution de généreux bénévoles…

Résultats de recherche d'images pour « rémunération dirigeants OBNL » — Publications de Gouvernance Expert – Gestion PME et OBNL

Contrairement à la plupart des entreprises privées, les OBNL rémunèrent leur personnel selon un salaire fixe. Cependant, les comparaisons avec le secteur privé ont amené plusieurs OBNL à offrir des rémunérations basées sur la performance (ex. : les résultats de la collecte de fonds, la compression des dépenses, les surplus dégagés).

Dans la plupart des OBNL, les augmentations de salaires des dirigeants demeurent des sujets chauds… très chauds, étant donné les moyens limités de ces organisations, la propension à faire appel au bénévolat et les contraintes liées aux missions sociales.

Les auteurs de l’étude ont développé trois hypothèses pour expliquer les comportements de rémunération dans le secteur des entreprises à but non lucratif :

Les PDG qui gèrent des organisations de grandes tailles seront mieux rémunérés ;
Les rémunérations des PDG d’OBNL ne seront pas basées sur la performance financière de leurs organisations ;
Les rémunérations des PDG d’OBNL ne seront pas déterminées par la liquidité financière.

En résumé, les recherches montrent que les hypothèses retenues sont validées dans presque tous les secteurs étudiés. C’est vraiment la taille et la croissance de l’organisation qui sont les facteurs déterminants dans l’établissement des rémunérations des hauts dirigeants. Dans ce secteur, la bonne performance ne doit pas être liée directement à la rémunération.

La plupart des administrateurs de ces organisations ne sont pas rémunérés, souvent pour des raisons de valeurs morales. Cependant, je crois que, si l’entreprise en a les moyens, elle doit prévoir une certaine forme de rémunération pour les administrateurs qui ont les mêmes responsabilités fiduciaires que les administrateurs des entreprises privées.

Je crois personnellement qu’une certaine compensation est de mise, même si celle-ci n’est pas élevée. Les administrateurs se sentiront toujours plus redevables s’ils retirent une rémunération pour leur travail. Même si la rétribution est minimale, elle contribuera certainement à les mobiliser davantage.

Cette citation résume assez bien les conclusions de l’étude :

One final implication of our analysis bears on the enduring performance-measurement quandary that confronts so many nonprofit organizations. We believe that nonprofits may rely on organizational size to make compensation decisions, drawing on free cash flows when available, rather than addressing the challenge of defining, quantifying, and measuring the social benefits that they produce. Nonprofits typically produce services that are complex and that generate not only direct outputs but also indirect, long-term, and societal benefits. These types of services often make it difficult to both develop good outcome measures and establish causality between program activity and impact. In the absence of effective metrics of social performance and mission accomplishment, many organizations rely on other factors in setting compensation. Perhaps, once better measures of mission fulfillment are developed and actively implemented, nonprofits will be able to structure CEO compensation in ways that provide appropriate incentives to managers who successfully advance the missions of nonprofit organizations, while respecting the full legal and ethical implications of the nondistribution constraint.

Pour plus d’information concernant le détail de l’étude, je vous conseille de prendre connaissance des extraits suivants.

Bonne lecture !

What Drives Nonprofit Executive Compensation?

To test our first hypothesis, we relied on two variables: lagged total fixed assets and lagged total program expenses. We chose total fixed assets as a proxy for scale of operations and total program expenses as a measure of the annual budget.15 To test our second hypothesis, we developed two variables associated with pay-for-performance compensation: administrative efficiency and dollar growth in contributed revenue.16 To test our third hypothesis, we selected three variables that determine whether an organization is cash constrained or has free cash flows: lagged commercial revenue, liquid assets to expenses measure, and investment portfolio to total assets measure.17

Since the nonprofit industry is quite heterogeneous, we explored the compensation question in the major subsectors: arts, education, health, human services, “other,” and religion.18

Arts

The compensation of arts CEOs increases more rapidly relative to program expenses than in the other subsectors, and the remuneration of arts CEOs is negatively associated with commercial revenue share. This stands in contrast to the positive relation of this factor in the remaining subsectors.

Greater administrative efficiency, higher liquidity, and a more extensive endowment are associated with higher compensation, but generating additional contributions is not. Overall, the organizational-size variables explain a substantially greater proportion of the variation in compensation for arts CEOs than the other two factors combined.

Education

While arts executive pay is closely related to program expenses, CEOs at educational institutions receive compensation that is significantly associated with fixed assets. These organizations include primary and secondary schools, as well as colleges and universities. Unlike the arts CEOs, educational leaders are better compensated when their organizations have growth in contributions but not when they are more administratively efficient.

Health

Due to the competition in the health subsector between for-profit and nonprofit firms, one might expect that compensation would be more heavily weighted toward the pay-for-performance variables. Instead, we found that CEO compensation in this subsector is strongly related to organizational size. It is weakly tied to administrative efficiency, and is not significantly related to growth in contributions. From these results, we concluded that compensation in the health subsector is not closely tied to classic pay-for-performance measures.

With regard to free cash flows, we found that the sensitivity of CEO remuneration to increases in the commercial revenue share is highest in the health subsector. Health CEO remuneration is also quite sensitive to the relative size of the endowment. We found no significant relation between health CEO compensation and liquidity. Overall, the organization-size variables explain a greater portion of the variation in pay in the health subsector than the pay-for-performance and free cash flow variables combined.

Human Services and “Other”

CEO compensation in the human-services and “other” subsectors exhibit considerable similarities in the magnitude of the coefficients. Total program expenses are significantly related to compensation, with a $10–$11 gain in compensation for each $1,000 increase in program expenses. In neither case are total fixed assets significantly associated with remuneration. CEOs in both subsectors can expect to be financially rewarded for greater administrative efficiency and when the share of commercial revenue is higher and the relative size of the investment portfolio is larger. One striking difference is that CEOs in the other subsectors receive substantially higher compensation when contributions are increased, while CEOs of human-service providers oddly receive significantly lower compensation when liquidity is higher. In both subsectors, the organizational-size variables had more power to explain compensation than the other two variable groups combined.

Religion

Compensation for religious leaders differs substantially from the other sectors. First, “base” pay and both organizational-size variables are insignificant. In the area of pay-for-performance, the regression results indicate that compensation is not directly associated with growth in contributions. More unusually, it is negatively related to administrative efficiency. In one regard, the CEOs of religious organizations are similar to their counterparts: their compensation is significantly associated with the commercial-revenue share and the relative size of the investment portfolio. For CEOs of this subsector, the size hypothesis was most strongly supported, but it did not dominate the other two hypotheses combined.

Conclusions

We found that nonprofit CEOs are paid a base salary, and many CEOs also receive additional pay associated with larger organizational size. Our results indicate that while pay-for-performance is a factor in determining compensation, it is not prominent. In fact, in all the subsectors we studied, CEO compensation is more sensitive to organizational size and free cash flows than to performance. While our analysis suggests that nonprofits may not literally be violating the nondistribution constraint, we did find evidence that CEO compensation is significantly higher in the presence of free cash flows. In only one subsector (education), however, did we find evidence that free cash flow is a central factor.

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*This article is adapted from “The Price of Doing Good: Executive Compensation in Nonprofit Organizations,” an article by the authors published in the August 2010 issue (volume 29, issue 3) of Policy and Society, an Elsevier/ ScienceDirect publication. The original report can be accessed here.

La gouvernance des Cégeps | Le rapport du Vérificateur général du Québec

Nous publions ici un billet de Danielle Malboeuf* qui fait état des recommandations du vérificateur général eu égard à la gouvernance des CÉGEP.

Comme à l’habitude Danielle nous propose son article à titre d’auteure invitée.

Je vous souhaite bonne lecture. Vos commentaires sont appréciés.

La gouvernance des Cégeps et le rapport du Vérificateur général du Québec

par

Danielle Malboeuf*

À l’automne 2016, le Vérificateur général du Québec produisait un rapport d’audit concernant la gestion administrative de cinq cégeps. Ses travaux ont porté plus précisément sur la gestion des contrats, la gestion des bâtiments, les services autofinancés ainsi que sur la rémunération du personnel d’encadrement et les frais engagés par celui-ci.

Parmi les recommandations formulées à l’endroit des cégeps audités, on en retrouve une qui concerne plus précisément la gouvernance : « S’assurer que les instances de gouvernance reçoivent une information suffisante et en temps opportun afin qu’elles puissent exercer leur rôle quant aux décisions stratégiques et à la surveillance de l’efficacité des contrôles… »[1]

À la lecture de ce rapport et des constats de ces travaux d’audit, on ne peut qu’être qu’en accord avec cette recommandation qui invite les administrateurs à exercer leur rôle. Mais justement, quel rôle ont-ils ? Du point de vue légal, la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel est peu éclairante à ce sujet. Contrairement à la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État qui précise clairement les fonctions qui sont confiées au conseil d’administration (CA), dont l’obligation d’évaluer l’intégrité des contrôles internes. On y exige également la création de trois sous-comités dont le comité de vérification ou d’audit à qui on confie entre autres, la responsabilité de mettre en place des mécanismes de contrôle interne. De plus, ce sous-comité doit compter sur la présence d’au moins une personne ayant une compétence en matière comptable ou financière.

À mon avis, la gouvernance d’un cégep devrait s’apparenter à celle des sociétés d’État. À ce sujet, dans son rapport publié en mai 2011 soumettant un bilan de l’implantation de la Loi sur la gouvernance des sociétés d’État, l’auteur de ce rapport, l’Institut sur la gouvernance des organismes publics et privés (IGOPP) allait dans le même sens. Il formulait comme première recommandation : « Imposer les nouvelles règles de gouvernance aux nombreux organismes du gouvernement qui ne sont pas inclus dans la loi actuelle sur la gouvernance. »[2]

Malgré le fait que les cégeps n’ont pas l’obligation légale de créer un comité d’audit, plusieurs l’ont fait dans un souci de transparence et afin d’être soutenu par les administrateurs dans leur effort pour assurer une utilisation optimale des ressources financières de l’organisation. Toutefois, le mandat qui leur est confié se limite dans la majorité des cas à une analyse des prévisions budgétaires et des états financiers. Ce n’est pas suffisant !

Considérant la recommandation du vérificateur général, il serait tout à fait approprié d’élargir ce mandat. En plus d’examiner les états financiers et d’en recommander leur approbation au CA, le comité d’audit devrait entre autres, veiller à ce que des mécanismes de contrôle interne soient mis en place et de s’assurer qu’ils soient adéquats et efficaces ainsi que de s’assurer que soit mis en place un processus de gestion des risques.[3] Sachant que les cégeps ne comptent pas de vérificateur interne, il est d’autant plus important de mettre en place un tel comité et de lui confier des fonctions de contrôle financier et de gestion des risques.

Une fois le comité d’audit mis en place, il devrait se pencher prioritairement sur la surveillance du processus de gestion contractuelle. Rappelons que les étapes du processus de gestion contractuelle sont : l’établissement des besoins et l’estimation des coûts, la préparation de l’appel d’offres et la sollicitation des fournisseurs, la sélection du fournisseur et l’attribution du contrat, le suivi du contrat et l’évaluation des biens et des services reçus [4].

À ce sujet, le Vérificateur général, dans son rapport, nous fait part de ses préoccupations. Il a identifié des lacunes dans les modes de sollicitation et constaté des dépassements de coûts et des prolongations dans les délais d’exécution, et ce, sans pénalité. Il précise que « Des activités prévues dans le processus de gestion contractuelle des cégeps audités ne sont pas effectuées de façon rigoureuse. »[5] En jouant son rôle, le comité d’audit du CA pourrait s’assurer que le processus mis en place et le partage des responsabilités retenu sont adéquats et efficaces. Il ne devrait d’ailleurs pas hésiter à faire appel à des ressources externes pour évaluer la performance du Cégep à l’égard de sa gestion contractuelle, le cas échéant.

En terminant, rappelons l’importance de retrouver sur le comité d’audit des administrateurs compétents qui ont une connaissance approfondie de la structure, des politiques, directives et exigences réglementaires. Ils doivent avoir la capacité d’assurer l’efficacité des mécanismes de contrôle interne et de la gestion des risques (un sujet que je développerai dans un article ultérieur).

En présence de telles compétences, il sera plus facile d’assurer la crédibilité du CA et de ses décisions. Il s’agit d’un atout précieux pour toutes institutions collégiales.

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[1] Rapport du Vérificateur général du Québec à l’Assemblée nationale pour l’année 2016-2017, p.35.

[2] Gouvernance des sociétés d’État, bilan et suggestions, IGOPP, p.48.

[3] Loi sur la gouvernance des sociétés d’État, art 24, 3.

[4] Rapport du Vérificateur général du Québec à l’Assemblée nationale pour l’année 2016-2017, annexe 4.

[5] Rapport du Vérificateur général du Québec à l’Assemblée nationale pour l’année 2016-2017, p.9.

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*Danielle Malboeuf est consultante et formatrice en gouvernance ; elle possède une grande expérience dans la gestion des CÉGEPS et dans la gouvernance des institutions d’enseignement collégial et universitaire. Elle est CGA-CPA, MBA, ASC, Gestionnaire et administratrice retraitée du réseau collégial et consultante.

Articles sur la gouvernance des CÉGEPS publiés sur mon blogue par l’auteure :

(1) LE RÔLE DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (PCA) | LE CAS DES CÉGEPS

(2) Les grands enjeux de la gouvernance des institutions d’enseignement collégial

(3) L’exercice de la démocratie dans la gouvernance des institutions d’enseignement collégial

(4) Caractéristiques des bons administrateurs pour le réseau collégial | Danielle Malboeuf

(5) La gouvernance des CÉGEPS | Une responsabilité partagée

La gouvernance des CÉGEPS | Une responsabilité partagée

Nous publions ici un cinquième billet de Danielle Malboeuf* laquelle nous a soumis ses réflexions sur les grands enjeux de la gouvernance des institutions d’enseignement collégial les 23 et 27 novembre 2013, le 24 novembre 2014 et le 4 septembre 2015, à titre d’auteure invitée.

Dans un premier article, publié le 23 novembre 2013 sur ce blogue, on insistait sur l’importance, pour les CA des Cégeps, de se donner des moyens pour assurer la présence d’administrateurs compétents dont le profil correspond à celui qui est recherché. D’où les propositions adressées à la Fédération des cégeps et aux CA pour élaborer un profil de compétences et pour faire appel à la Banque d’administrateurs certifiés du Collège des administrateurs de sociétés (CAS), le cas échéant. Un autre enjeu identifié dans ce billet concernait la remise en question de l’indépendance des administrateurs internes.

Le deuxième article publié le 27 novembre 2013 abordait l’enjeu entourant l’exercice de la démocratie par différentes instances au moment du dépôt d’avis au conseil d’administration.

Le troisième article portait sur l’efficacité du rôle du président du conseil d’administration (PCA).

Le quatrième billet abordait les qualités et les caractéristiques des bons administrateurs dans le contexte du réseau collégial québécois (CÉGEP)

Dans ce cinquième billet, l’auteure réagit aux préoccupations actuelles de la ministre de l’Enseignement supérieur eu égard à la gouvernance des CÉGEPS.

La gouvernance des CÉGEPS | Une responsabilité partagée

par

Danielle Malboeuf*

Dans les suites du rapport de la vérificatrice générale portant sur la gestion administrative des Cégeps, la ministre de l’Enseignement supérieur, madame Hélène David a demandé au ministère un plan d’action pour améliorer la gouvernance dans le réseau collégial. Voici un point de vue qui pourrait enrichir sa réflexion.

Rappelons que pour atteindre de haut standard d’excellence, les collèges doivent compter sur un conseil d’administration (CA) performant dont les membres font preuve d’engagement, de curiosité et de courage tout en possédant les qualifications suivantes : crédibles, compétents, indépendants, informés et outillés.

Considérant l’importance des décisions prises par les administrateurs, il est essentiel que ces personnes possèdent des compétences et une expertise pertinente. Parmi les bonnes pratiques en gouvernance, les CA devraient d’ailleurs élaborer un profil de compétences recherchées pour ses membres et l’utiliser au moment de la sélection des administrateurs. Au moment de solliciter la nomination d’un administrateur externe auprès du gouvernement, ce profil devrait être fortement recommandé. Sachant que chacun des 48 CA des Collèges d’enseignement général et professionnel compte sept personnes nommées par la ministre pour un mandat de trois ans renouvelable, il est important de lui rappeler l’importance d’en tenir compte.

Il est également essentiel qu’elle procède à ces nominations dans les meilleurs délais. À l’heure actuelle, on constate que, dans certains cas, le délai pour nommer et remplacer des administrateurs externes peut être de plusieurs mois. Cette situation est doublement préoccupante quand plusieurs membres quittent le CA en même temps. Sachant qu’il existe une banque de candidats dûment formés par le Collège des administrateurs de sociétés et des membres de plusieurs ordres professionnels qui répondent au profil de compétences recherchées par les collèges, il serait pertinent de recruter des candidats parmi ces personnes.

De plus, pour être en présence d’administrateurs performants, il est essentiel que ces personnes soient au fait de leurs rôles et responsabilités. Des formations devraient donc leur être offertes. Toutefois, cette formation ne doit pas se limiter à leur faire connaître les obligations légales et financières qui s’appliquent au réseau collégial, mais les bonnes pratiques de gouvernance doivent également leur être enseignées. À ce sujet, il faut se réjouir du souhait formulé par madame David afin d’offrir des formations en ce sens.

Signalons aussi que les administrateurs ne devraient pas se retrouver en situation de conflit d’intérêts. Ainsi, il faut s’assurer, entre autres, que les administrateurs internes ne subissent pas de pressions des groupes d’employés dont ils proviennent. Les conseils d’administration des collèges comptent quatre membres du personnel qui enrichissent les échanges par leurs expériences pertinentes. La Loi sur les collèges prévoit que ces administrateurs internes sont élus par leurs pairs. Dans plusieurs collèges, le processus de sélection est confié au syndicat qui procède à l’élection de leur représentant au conseil d’administration lors d’une assemblée syndicale. Ces personnes peuvent subir des pressions surtout quand certains syndicats inscrivent dans leur statut et règlement que ces personnes doivent représenter l’assemblée syndicale et y faire rapport. D’autres collèges ont prévu des modalités qui respectent beaucoup mieux l’esprit de la loi. On confie au secrétaire général, le mandat de recevoir les candidatures et de procéder dans le cadre de processus convenu à la sélection de ces personnes. Cette dernière pratique devrait être encouragée.

Considérant les pouvoirs du CA qui agit tant sur les aspects financiers et légaux que sur les orientations du collège, il est essentiel que la direction fasse preuve de transparence et transmette aux membres toutes les informations pertinentes. Pour permettre aux administrateurs de porter des jugements adéquats et de juger de la pertinence et de l’efficacité de sa gestion, le collège doit aussi leur fournir des indicateurs. Sachant que des indicateurs sont présents dans le plan stratégique, les administrateurs devraient, donc porter une attention toute particulière à ces indicateurs, et ce, sur une base régulière.

Par ailleurs, les administrateurs ne doivent pas hésiter à poser des questions et à demander des informations additionnelles, le cas échéant. Le président du CA peut, dans ce sens, jouer un rôle essentiel. Il doit, entre autres, porter un regard critique sur les documents qui sont transmis avant les rencontres et encourager la création de sous-comités pour enrichir les réflexions. Considérant le rôle qui lui est confié dans la Loi, les présidents de CA pourraient être tentés de se limiter à jouer un rôle d’animateur de réunions, ce qui n’est pas suffisant.

En résumé, la présence de CA performant dans les Cégeps exige une évolution des pratiques et idéalement, des modifications législatives qui mettront à contribution chacun des acteurs du réseau collégial.

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Articles sur la gouvernance des CÉGEPS publiés sur mon blogue par l’auteure :

(1) LE RÔLE DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (PCA) | LE CAS DES CÉGEPS

(2) Les grands enjeux de la gouvernance des institutions d’enseignement collégial

(3) L’exercice de la démocratie dans la gouvernance des institutions d’enseignement collégial

(4) Caractéristiques des bons administrateurs pour le réseau collégial | Danielle Malboeuf

Deux livres phares sur la gouvernance d’entreprise

On me demande souvent de proposer un livre qui fait le tour de la question eu égard à ce qui est connu comme statistiquement valide sur les relations entre la gouvernance et le succès des organisations (i.e. la performance financière !)

Le volume publié par David F. Larcker et Brian Tayan, professeurs au Graduate School de l’Université Stanford, en est à sa deuxième édition et il donne l’heure juste sur l’efficacité des principes de gouvernance.

Je vous recommande donc vivement ce volume.

Également, je profite de l’occasion pour vous indiquer que je viens de recevoir la dernière version des Principes de gouvernance d’entreprise du G20 et de l’OCDE en français et j’ai suggéré au Collège des administrateurs de sociétés (CAS) d’inclure cette publication dans la section Nouveauté du site du CAS.

Il s’agit d’une publication très attendue dans le monde de la gouvernance. La documentation des organismes internationaux est toujours d’abord publiée en anglais. Ce document en français de l’OCDE sur les principes de gouvernance est la bienvenue !

Voici une brève présentation du volume de Larcker. Bonne lecture !

Corporate Governance Matters: A Closer Look at Organizational Choices and Their Consequences (2nd edition)

This is the most comprehensive and up-to-date reference for implementing and sustaining superior corporate governance. Stanford corporate governance experts David Larcker and Bryan Tayan carefully synthesize current academic and professional research, summarizing what is known and unknown, and where the evidence remains inconclusive.

Corporate Governance Matters, Second Edition reviews the field’s newest research on issues including compensation, CEO labor markets, board structure, succession, risk, international governance, reporting, audit, institutional and activist investors, governance ratings, and much more. Larcker and Tayan offer models and frameworks demonstrating how the components of governance fit together, with updated examples and scenarios illustrating key points. Throughout, their balanced approach is focused strictly on two goals: to “get the story straight,” and to provide useful tools for making better, more informed decisions.

This edition presents new or expanded coverage of key issues ranging from risk management and shareholder activism to alternative corporate governance structures. It also adds new examples, scenarios, and classroom elements, making this text even more useful in academic settings. For all directors, business leaders, public policymakers, investors, stakeholders, and MBA faculty and students concerned with effective corporate governance.

Selected Editorial Reviews

An outstanding work of unique breadth and depth providing practical advice supported by detailed research.

Alan Crain, Jr., Senior Vice President and General Counsel, Baker Hughes

Extensively researched, with highly relevant insights, this book serves as an ideal and practical reference for corporate executives and students of business administration.

Narayana N.R. Murthy, Infosys Technologies

Corporate Governance Matters is a comprehensive, objective, and insightful analysis of academic and professional research on corporate governance.

Professor Katherine Schipper, Duke University, and former member of the Financial Accounting Standards Board

L’efficacité du rôle du président du conseil

Nous publions ici un quatrième billet de Danielle Malboeuf* laquelle nous a soumis ses réflexions sur les grands enjeux de la gouvernance des institutions d’enseignement collégial les 23 et 27 novembre 2013, à titre d’auteure invitée.

Dans un premier billet, publié le 23 novembre 2013 sur ce blogue, on insistait sur l’importance, pour les CA des Cégep, de se donner des moyens pour assurer la présence d’administrateurs compétents dont le profil correspond à celui recherché.

D’où les propositions adressées à la Fédération des cégeps et aux CA pour préciser un profil de compétences et pour faire appel à la Banque d’administrateurs certifiés du Collège des administrateurs de sociétés (CAS), le cas échéant. Un autre enjeu identifié dans ce billet concernait la remise en question de l’indépendance des administrateurs internes.

Le deuxième billet publié le 27 novembre 2013 abordait l’enjeu entourant l’exercice de la démocratie par différentes instances au moment du dépôt d’avis au conseil d’administration.

Le troisième billet portait sur l’efficacité du rôle du président du conseil d’administration (PCA).

Ce quatrième billet est une mise à jour de son dernier article portant sur le rôle du président de conseil.

Voici donc l’article en question, reproduit ici avec la permission de l’auteure.

Vos commentaires sont appréciés. Bonne lecture.

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LE RÔLE DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION | LE CAS DES INSTITUTIONS D’ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL

par Danielle Malboeuf*

Il y a deux ans, je publiais un article sur le rôle du président du conseil d’administration (CA) [1]. J’y rappelais le rôle crucial et déterminant du président du CA et j’y précisais, entre autres, les compétences recherchées chez cette personne et l’enrichissement attendu de son rôle.

Depuis, on peut se réjouir de constater qu’un nombre de plus en plus élevé de présidents s’engagent dans de nouvelles pratiques qui améliorent la gouvernance des institutions collégiales. Ils ne se limitent plus à jouer un rôle d’animateurs de réunions, comme on pouvait le constater dans le passé.

Notons, entre autres, que les présidents visent de plus en plus à bien s’entourer, en recherchant des personnes compétentes comme administrateurs. D’ailleurs, à cet égard, les collèges vivent une situation préoccupante. La Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel prévoit que le ministre [2] nomme les administrateurs externes. Ainsi, en plus de connaître des délais importants pour la nomination de nouveaux administrateurs, les collèges ont peu d’influence sur leur choix.

Présentement, les présidents et les directions générales cherchent donc à l’encadrer. Ils peuvent s’inspirer, à cet égard, des démarches initiées par d’autres organisations publiques en établissant, entre autres, un profil de compétences recherchées qu’ils transmettent au ministre. Ils peuvent ainsi tenter d’obtenir une complémentarité d’expertise dans le groupe d’administrateurs.

Une fois les administrateurs nommés, les présidents doivent se préoccuper d’assurer leur formation continue pour développer les compétences recherchées. Ils se donnent ainsi l’assurance que ces personnes comprennent bien leur rôle et leurs responsabilités et qu’elles sont outillées pour remplir le mandat qui leur est confié. De plus, ils doivent s’assurer que les administrateurs connaissent bien l’organisation, qu’ils adhèrent à sa mission et qu’ils partagent les valeurs institutionnelles. En présence d’administrateurs compétents, éclairés, et dont l’expertise est reconnue, il est plus facile d’assurer la légitimité et la crédibilité du CA et de ses décisions.

Un président performant démontrera aussi de grandes qualités de leadership. Il fera connaître à toutes les instances du milieu le mandat confié au CA. Il travaillera à mettre en place un climat de confiance au sein du CA et avec les gestionnaires de l’organisation. Il cherchera à exploiter l’ensemble des compétences et à faire jouer au CA un rôle qui va au-delà de celui de fiduciaire, soit celui de contribuer significativement à la mission première du cégep : donner une formation pertinente et de qualité où l’étudiant et sa réussite éducative sont au cœur des préoccupations.

Plusieurs ont déjà fait le virage… c’est encourageant ! Les approches préconisées par l’Institut sur la gouvernance des organismes publics et privés (IGOPP) et le Collège des administrateurs de sociétés (CAS) puis reprises dans la loi sur la gouvernance des sociétés d’État ne sont sûrement pas étrangères à cette évolution. En fournissant aux présidents de CA le soutien, la formation et les outils appropriés pour améliorer leur gouvernance, le Centre collégial des services regroupés (CCSR) [3] contribue à assurer le développement des institutions collégiales dans un contexte de saine gestion.

Un CA performant est guidé par un président compétent.

[1] https://jacquesgrisegouvernance.com/2014/01/24/le-role-du-president-du-conseil-dadministration-pca-le-cas-des-cegep/

[2] Ministre de l’Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie

[3] Formation développée en partenariat avec l’Institut sur la gouvernance des organisations privées et publiques (IGOPP)

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*Danielle Malboeuf est consultante et formatrice en gouvernance ; elle possède une grande expérience dans la gestion des CEGEP et dans la gouvernance des institutions d’enseignement collégial et universitaire. Elle est CGA-CPA, MBA, ASC, Gestionnaire et administratrice retraité du réseau collégial et consultante.

Articles sur la gouvernance des CEGEP

(1) Les grands enjeux de la gouvernance des institutions d’enseignement collégiaux

(2) L’exercice de la démocratie dans la gouvernance des institutions d’enseignement collégiaux

(3) LE RÔLE DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (PCA) | LE CAS DES CÉGEP

Livres phares sur la gouvernance d’entreprise

Voici un article de James McRitchie, publié dans Corporate governance, qui commente succinctement le dernier volume de Richard Leblanc.

Comme je l’ai déjà mentionné dans un autre billet, le livre de Richard Leblanc est certainement l’un des plus importants ouvrages (sinon le plus important) portant sur la gouvernance du conseil d’administration.

Une révision du volume de Richard Leblanc | Handbook of Board Governance

Mentionnons également que le volume publié par David F. Larcker et Brian Tayan, professeurs au Graduate School de l’Université Stanford, en est à sa deuxième édition et il donne l’heure juste sur l’efficacité des principes de gouvernance. Voici une brève présentation du volume de Larcker.

Corporate Governance Matters: A Closer Look at Organizational Choices and Their Consequences (2nd edition )

Je vous recommande donc vivement de vous procurer ces volumes.

Enfin, je profite de l’occasion pour vous indiquer que je viens de recevoir la dernière version des Principes de gouvernance d’entreprise du G20 et de l’OCDE en français et j’ai suggéré au Collège des administrateurs de sociétés (CAS) d’inclure cette publication dans la section Nouveauté du site du CAS.

Bonne lecture !

L’efficacité du rôle du président du conseil

Le troisième billet portait sur l’efficacité du rôle du président du conseil d’administration (PCA).

Ce quatrième billet est une mise à jour de son dernier article portant sur le rôle du président de conseil.

Voici donc l’article en question, reproduit ici avec la permission de l’auteure.

Vos commentaires sont appréciés. Bonne lecture.

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LE RÔLE DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION | LE CAS DES INSTITUTIONS D’ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL

par Danielle Malboeuf*

Un CA performant est guidé par un président compétent.

[1] https://jacquesgrisegouvernance.com/2014/01/24/le-role-du-president-du-conseil-dadministration-pca-le-cas-des-cegep/

[2] Ministre de l’Enseignement supérieur, de la Recherche, de la Science et de la Technologie

[3] Formation développée en partenariat avec l’Institut sur la gouvernance des organisations privées et publiques (IGOPP)

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Articles sur la gouvernance des CEGEP

(1) Les grands enjeux de la gouvernance des institutions d’enseignement collégiaux

(2) L’exercice de la démocratie dans la gouvernance des institutions d’enseignement collégiaux

(3) LE RÔLE DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (PCA) | LE CAS DES CÉGEP

Vous désirez siéger comme administrateur de sociétés ?

Très bon billet de James Citrin, Senior Director | Spencer Stuart, sur un sujet qui intéressera sûrement plusieurs personnes désirant décrocher un poste sur un conseil d’administration.

Les diplômés et les diplômées des programmes de formation en gouvernance de sociétés, tels que le Collèges des administrateurs de sociétés (CAS), le Directors College (DC) et l’Institute of Corporate Directors (ICD), sont particulièrement invités (es) à lire ce billet d’expert, mais aussi à suivre les discussions sur son Blogue.

Voici, ci-dessous, un extrait de l’article :

You Want to Be a Board Director – Now What?

« You’re a sitting chief executive officer who wants to see how another company’s board governs. Or you’re an aspiring CEO who wants to benefit from a valuable professional development opportunity and expand your marketability.

Perhaps you are a newly retired executive who wants to stay active and connected. Or maybe you are a functional leader who wants to contribute your expertise in exchange for gaining a broader strategic perspective.

You may even be a CEO or chief HR officer looking for ways to improve your own company’s succession planning by getting your CEO-ready executives boardroom experience. Whether it is one of these or any other number of reasons, many of today’s senior executives would like to join a corporate board of directors.

The irony is that while much has been written about the legitimate difficulties of companies finding qualified and interested directors for their boards, there are a growing number of prospective directors who would be all too happy to serve. If you are one of these prospective directors, the question is how position yourself and navigate the nuances of the director selection process to get placed on a board ».

L’auteur propose six étapes à suivre. Lire l’article pour plus de détails.

Board Bio
Target List
Your Interests
Director Events
Search Firms
Not for Profits

Board service is often a rewarding experience both professionally and personally. There is a growing demand for dedicated directors who can guide and govern our corporations. So if you want to be a board director and bring your expertise to bear, we offer these six steps to get you on your way. Good luck.

Articles reliés :

Dix mesures que les présidents de CA devraient examiner afin d’affirmer leurs rôles de leader

À chaque semaine je donne la parole à Johanne Bouchard* qui agit à titre d’auteure invitée sur mon blogue en gouvernance. Ce billet est une reprise de son article publié le 27 juillet 2015.

L’auteure a une solide expérience d’interventions de consultation auprès de conseils d’administration de sociétés américaines et d’accompagnements auprès de hauts dirigeants de sociétés publiques.

Dans ce billet, elle propose dix (10) mesures que les présidents de conseils d’administration (PCA) devraient considérer afin de mieux exercer leurs rôles de leader.

Je crois que vous serez intéressés à connaître les mesures qu’une consultante chevronnée recommande aux présidents de conseils eu égard au bon fonctionnement de leurs conseils ? Elle nous invite par ailleurs à examiner le fonctionnement du CA à la lumière de ces questions.

Bonne lecture ! Vos commentaires sont les bienvenus.

Soyez un président de conseil d’administration exemplaire en dix (10) étapes

L’article que je recommande aujourd’hui s’adresse aux praticiens qui se questionnent encore sur la pertinence et l’à-propos de l’utilisation des médias sociaux pour communiquer des informations financières, dans ce cas-ci par l’intermédiaire de Twitter.

Les auteurs ont procédé à une étude scientifique, l’une des plus exhaustives dans le domaine, afin de connaître les effets de la divulgation des résultats financiers sur Twitter, le média par excellence pour faire connaître, universellement et à une période bien définie, des informations concernant la performance des entreprises. L’article investigue en détail les effets bénéfiques de l’utilisation de ce canal pour disséminer des informations simultanément à toute la communauté des affaires.

L’article utilise une méthodologie scientifique rigoureuse et une analyse statistique élaborée qui peut cependant paraître un peu difficile d’accès. C’est pourquoi je vous recommande la lecture de l’extrait qui suit et qui décrit sommairement l’approche méthodologique, les questions de recherches ainsi que l’analyse des résultats.

En bref, aujourd’hui, aucune entreprise ne peut se passer de l’apport des médias sociaux pour communiquer de manière instantanée avec le marché financier. L’étude examine les stratégies que les entreprises mettent en œuvre afin de profiter au maximum des opportunités offertes à l’ère des médias sociaux (par exemple, en étant plus actives lorsque les résultats sont conformes ou dépassent les attentes des analystes financiers).

Cet article, publié dans le Harvard Law School Forum, par les professeurs James Naughton et Clare Wang de Northwestern University, Michael Jung, de New York University, et Ahmed Tahoun, du London Business School, est l’un des premiers à s’intéresser à la divulgation des résultats via Twitter.

Bonne lecture ! Vos commentaires sont les bienvenus.

Peu importe le type de conseil, l’exercice du pouvoir d’influence autour de la table est loin d’être évident. Bien qu’il y ait une personne nommée pour présider les réunions du conseil, il y a en général plusieurs personnes autour de la table qui voudront exercer leur pouvoir d’influence sur les autres. Il est fréquent pour les membres du conseil d’administration de manquer de précision au sujet de la responsabilité du président, y compris pour le président lui-même et le chef de la direction.

Encore aujourd’hui, les postes de président du conseil d’administration et de chef de la direction sont trop souvent tenus par la même personne. On peut comprendre que dans des circonstances exceptionnelles, telle une transition au niveau du chef de la direction, cela puisse être encore le cas. Cependant, afin d’assurer une gouvernance exemplaire, les postes de président du conseil d’administration et de chef de la direction doivent être séparés et occupés par deux personnes distinctes, même si cela peut créer des défis au niveau relationnel et dynamique. Ceci peut créer de la confusion quant à l’attribution des responsabilités de chacun.

Voici dix (10) mesures que vous pouvez prendre pour devenir un excellent président de CA

1. Soyez clairs au sujet de votre rôle et de celui des autres

À titre de président, votre rôle est la direction générale du conseil d’administration. Le président est responsable d’assurer la bonne gouvernance du conseil et d’établir des processus clairs que tous les membres comprennent lorsqu’on traite de questions critiques. Les conseils d’administration doivent adopter des procédures pour traiter de ces questions. Maîtrisez-les et assurez-vous que chaque personne autour de la table connaisse votre rôle et le leur, y compris le rôle du chef de la direction (ou du directeur général quand il s’agit du conseil d’administration d’un organisme à but non lucratif).

2. Le président du conseil et le chef de la direction doivent travailler ensemble, et non les uns contre les autres

Le chef de la direction assure la direction de son équipe de gestionnaires (le management) et assiste d’office aux réunions du conseil d’administration, sans nécessairement être un administrateur ; c’est le président toutefois qui dirige le conseil.

3. Établissez des règles éthique élevées

Concentrez-vous d’abord sur la gouvernance; établissez et maintenez des normes éthiques élevées, accompagnées d’un véritable code d’éthique, que les administrateurs comprennent et avec lequel ils sont d’accord et qui reflète la culture de l’entreprise. Soyez un modèle en ce qui regarde la conduite éthique. Ayez le courage de bien faire, en étant conscients des conséquences négatives de ne pas bien le faire.

4. Bâtissez et maintenez le bon conseil

Autrefois, les conseils d’administration fonctionnaient comme un groupe d’individus se réunissant pour entendre les mises à jour et prendre des décisions, sans s’engager dans la stratégie de l’entreprise. De nos jours, il est essentiel que le président du conseil d’administration bâtisse un conseil efficace avec la vision et la volonté de gérer rondement les crises majeures, avec le plus de transparence possible, le tout sans nuire à l’accomplissement des affaires quotidiennes.

5. Incitez chaque administrateur à respecter les normes d’éthique établies par le conseil

Vous devez prendre des mesures correctives lorsque le comportement d’un membre s’écarte des règles d’éthique acceptées. Il n’y a pas de place pour les excuses.

6. Définissez et respectez un ordre du jour clair

C’est la responsabilité du président de rencontrer et d’interagir avec tous les membres du conseil d’administration, ainsi qu’avec le chef de la direction (ou avec le directeur général, s’il s’agit d’un OBNL) entre les réunions du conseil pour recueillir leurs commentaires concernant les actions qui nécessitent une prise de décision et les questions non résolues qui doivent être abordées à la prochaine rencontre. Le chef de la direction doit être impliqué dans la préparation de l’ordre du jour, mais c’est le président du conseil qui doit donner son accord final. Il en est le maître.

7. Le président du conseil devrait guider le chef de la direction

Le rôle du président du conseil est de fournir de l’aide au chef de la direction entre les réunions. Il est important de soutenir le chef de la direction dans la communication des faits, bons et moins bons. Ne soyez pas complaisant avec lui. Félicitez-le, lorsque cela est justifié, et n’hésitez pas à lui dire ce qui n’est pas acceptable. Assurez-vous qu’il ne reçoive pas d’informations divergentes d’autres administrateurs de la société, et qu’il se sente confortable avec vous lorsque qu’une clarification est nécessaire ou lorsqu’il doit rester sur ses positions pour le bien de l’entreprise.

8. Le président du conseil doit prioriser la formation continue et le développement des compétences

Soyez conscients que votre leadership se doit d’être inspirant, et que vous devez avoir le pouls des enjeux en cours. Vous devez avoir des connaissances spécifiques en ce qui regarde les affaires de l’entreprise, ses clients, ses partenaires et son management. Vous devez avoir une bonne connaissance des facteurs qui menacent l’industrie, tels que la cyber-sécurité, la fraude, la mondialisation, les actionnaires activistes, etc. La surveillance des risques demeure la responsabilité du président et des membres de son conseil d’administration.

9. Le président doit guider le conseil de manière à ce qu’il établisse un processus de participation à la conception et au suivi de la planification stratégique avec le chef de la direction et son groupe de dirigeants

Les temps sont révolus où un conseil d’administration se contentait simplement d’approuver les décisions. Ne tenez pas pour acquis que le président et son conseil sont d’accord sur la meilleure stratégie à mettre en œuvre à un moment précis de croissance ou de stress de l’entreprise. Veillez à ce que les actions du conseil et celles des cadres soient bien alignées. Prenez l’initiative, avec le chef de la direction, de planifier une retraite annuelle de discussion stratégique avec les cadres. Celle-ci doit être minutieusement préparée avec le soutien d’un expert-conseil qui ne soit pas lié aux résultats, qui n’ait pas de préjugés concernant les participants, et qui soit objectif en toute circonstance.

10. Le président doit être un précurseur et tenir le CA, le chef de la direction et les autres dirigeants imputables

Évaluez annuellement l’efficacité du conseil d’administration est une quasi-nécessité de nos jours. Sincèrement, connaissez-vous une équipe dont on n’évalue pas la performance ? Alors, déléguez cette importante responsabilité au président du comité de gouvernance. Assurez-vous de reconnaître les talents de tous vos administrateurs et essayez de repérer des moyens pour améliorer votre propre leadership. Évaluez le rendement du chef de la direction ainsi que la performance de l’équipe dirigeante.

Quand j’évalue le leadership d’un conseil d’administration, je remarque que les administrateurs respectent un président qui est engagé, qui sait comment créer une culture saine au sein du conseil et qui peut soutenir son chef de la direction dans l’amélioration de son rendement. Les membres de la haute direction me rappellent souvent que les présidents de conseils d’administration peuvent amoindrir son efficacité s’ils ne sont pas clairs quant aux limites de leur rôle. Bien que les dirigeants désirent un rapprochement avec le conseil d’administration, son président ne devrait pas utiliser ces occasions pour se ranger du côté des cadres au détriment du leadership du chef de la direction. Il est crucial pour le président et les administrateurs de connaître le potentiel des hauts dirigeants.

Prenez le temps requis pour bien préparer les administrateurs avant les réunions du conseil. Soyez transparents avec eux. Devenez un leader puissant, non pas pour vous approprier un pouvoir personnel, mais pour gagner le respect que ce rôle de leader exige.

*Johanne Bouchard est consultante auprès de conseils d’administration, de chefs de la direction et de comités de direction. Johanne a développé une expertise au niveau de la dynamique et la de composition d’un conseil d’administration. Après l’obtention de son diplôme d’ingénieure en informatique, sa carrière l’a menée à œuvrer dans tous les domaines du secteur de la technologie, du marketing et de la stratégie à l’échelle mondiale.

Pour en connaître plus sur le site de Johanne Bouchard

Attention aux huis clos ! (en rappel)

Nous avons déjà abordé l’importance d’inscrire un item « huis clos » à l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration. Celui-ci doit normalement être à la fin de la réunion et comporter une limite de temps afin d’éviter que la réunion ne s’éternise… et que les membres de la direction (qui souvent attendent la fin de la rencontre) soient mieux informés.

Ensuite, le président du conseil d’administration (PCA) devrait rencontrer le président et chef de la direction (PCD) en privé, et dans les meilleurs délais, afin de rendre compte des résultats et de la portée du huis clos. Cette responsabilité du PCA est déterminante, car les dirigeants ont de grandes attentes et un souci eu égard aux discussions du huis clos.

Plusieurs dirigeants et membres de conseil m’ont fait part de leurs préoccupations concernant la tenue des huis clos. Il y a des malaises dissimulés en ce qui a trait à cette activité ; il faut donc s’assurer de bien gérer la situation, car les huis clos peuvent souvent avoir des conséquences inattendues, voire contre-productives !

Ainsi, le huis clos :

(1) ne doit pas être une activité imprévue et occasionnelle inscrite à l’ordre du jour

(2) doit comporter une limite de temps

(3) doit être piloté par le PCA

(4) doit comporter un suivi systématique et

(5) doit se dérouler dans un lieu qui permet de préserver la confidentialité absolue des discussions.

J’insiste sur cette dernière condition parce que l’on a trop souvent tendance à la négliger ou à l’oublier, carrément. Dans de nombreux cas, la rencontre du conseil a lieu dans un local inapproprié, et les dirigeants peuvent entendre les conversations, surtout lorsqu’elles sont très animées…

Au début de la séance, les membres sont souvent insoucieux ; avec le temps, certains peuvent s’exprimer très (trop) directement, impulsivement et de manière inconvenante. Si, par mégarde, les membres de la direction entendent les propos énoncés, l’exercice peut prendre l’allure d’une véritable calamité et avoir des conséquences non anticipées sur le plan des relations interpersonnelles entre les membres de la direction et avec les membres du conseil.

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L’ajout d’un huis clos à l’ordre du jour témoigne d’une volonté de saine gouvernance, mais, on le comprend, il y a un certain nombre de règles à respecter si on ne veut pas provoquer la discorde. Les OBNL, qui ont généralement peu de moyens, sont particulièrement vulnérables aux manquements à la confidentialité ! Je crois que dans les OBNL, les dommages collatéraux peuvent avoir des incidences graves sur les relations entre employés, et même sur la pérennité de l’organisation.

J’ai à l’esprit plusieurs cas de mauvaise gestion des facteurs susmentionnés et je crois qu’il vaut mieux ne pas tenir le bien-fondé du huis clos pour acquis.

Ayant déjà traité des bienfaits des huis clos lors d’un billet antérieur, je profite de l’occasion pour vous souligner, à nouveau, un article intéressant de Matthew Scott sur le site de Corporate Secretary qui aborde un sujet qui préoccupe beaucoup de hauts dirigeants : le huis clos lors des sessions du conseil d’administration ou de certains comités.

L’auteur explique très bien la nature et la nécessité de cette activité à inscrire à l’ordre du jour du conseil. Voici les commentaires que j’exprimais à cette occasion.

« Compte tenu de la “réticence” de plusieurs hauts dirigeants à la tenue de cette activité, il est généralement reconnu que cet item devrait toujours être présent à l’ordre du jour afin d’éliminer certaines susceptibilités.

Le huis clos est un temps privilégié que les administrateurs indépendants se donnent pour se questionner sur l’efficacité du conseil et la possibilité d’améliorer la dynamique interne ; mais c’est surtout une occasion pour les membres de discuter librement, sans la présence des gestionnaires, de sujets délicats tels que la planification de la relève, la performance des dirigeants, la rémunération globale de la direction, les poursuites judiciaires, les situations de conflits d’intérêts, les arrangements confidentiels, etc. On ne rédige généralement pas de procès-verbal à la suite de cette activité, sauf lorsque les membres croient qu’une résolution doit absolument apparaître au P.V.

La mise en place d’une période de huis clos est une pratique relativement récente, depuis que les conseils d’administration ont réaffirmé leur souveraineté sur la gouvernance des entreprises. Cette activité est maintenant considérée comme une pratique exemplaire de gouvernance et presque toutes les sociétés l’ont adoptée.

Notons que le rôle du président du conseil, en tant que premier responsable de l’établissement de l’agenda, est primordial à cet égard. C’est lui qui doit informer le PCD de la position des membres indépendants à la suite du huis clos, un exercice qui demande du tact !

Je vous invite à lire l’article ci-dessous. Vos commentaires sont les bienvenus ».

Are you using in-camera meetings ?

Un document complet sur les principes d’éthique et les pratiques de saine gouvernance dans les organismes à buts charitables |En rappel

Plusieurs OBNL sont à la recherche d’un document présentant les principes les plus importants s’appliquant aux organismes à buts charitables.

Le site ci-dessous vous mènera à une description sommaire des principes de gouvernance qui vous servirons de guide dans la gestion et la surveillance des OBNL de ce type. J’espère que ces informations vous seront utiles.

Vous pouvez également vous procurer le livre The Complete Principles for Good Governance and Ethical Practice.

What are the principles ?

The Principles for Good Governance and Ethical Practice outlines 33 principles of sound practice for charitable organizations and foundations related to legal compliance and public disclosure, effective governance, financial oversight, and responsible fundraising. The Principles should be considered by every charitable organization as a guide for strengthening its effectiveness and accountability. The Principles were developed by the Panel on the Nonprofit Sector in 2007 and updated in 2015 to reflect new circumstances in which the charitable sector functions, and new relationships within and between the sectors.

The Principles Organizational Assessment Tool allows organizations to determine their strengths and weaknesses in the application of the Principles, based on its four key content areas (Legal Compliance and Public Disclosure, Effective Governance, Strong Financial Oversight, and Responsible Fundraising). This probing tool asks not just whether an organization has the requisite policies and practices in place, but also enables an organization to determine the efficacy of those practices. After completing the survey (by content area or in full), organizations will receive a score report for each content area and a link to suggested resources for areas of improvement.

Voici une liste des 33 principes énoncés. Bonne lecture !

Principles for Good Governance and Ethical Practice

Legal Compliance and Public Disclosure

Laws and Regulations

Code of Ethics

Conflicts of Interest

« Whistleblower » Policy

Document Retention and Destruction

Protection of Assets

Availability of Information to the Public

Effective Governance

Board Responsibilities

Board Meetings

Board Size and Structure

Board Diversity

Board Independence

CEO Evaluation and Compensation

Separation of CEO, Board Chair and Board Treasurer Roles

Board Education and Communication

Evaluation of Board Performance

Board Member Term Limits

Review of Governing Documents

Review of Mission and Goals

Board Compensation

Strong Financial Oversight

Financial Records

Annual Budget, Financial
Performance and Investments

Loans to Directors, Officers,
or Trustees

Resource Allocation for Programs
and Administration

Travel and Other Expense Policies

Expense Reimbursement for
Nonbusiness Travel Companions

Accuracy and Truthfulness of Fundraising Materials

Responsible Fundraising

Compliance with Donor’s Intent

Acknowledgment of Tax-Deductible Contributions

Gift Acceptance Policies

Oversight of Fundraisers

Fundraiser Compensation

Donor Privacy

Guide pratique pour l’amélioration de la gouvernance des OSBL | Une primeur

Ayant collaboré à la réalisation du volume « Améliorer la gouvernance de votre OSBL » des auteurs Jean-Paul Gagné et Daniel Lapointe, j’ai obtenu la primeur de la publication d’un chapitre sur mon blogue en gouvernance.

Le volume a paru en mars. Pour vous donner un aperçu de cette importante publication sur la gouvernance des organisations sans but lucratif (OSBN), j’ai eu la permission des éditeurs, Éditions Caractère et Éditions Transcontinental, de publier l’intégralité du chapitre 4 qui porte sur la composition du conseil d’administration et le recrutement d’administrateurs d’OSBL.

Je suis donc très fier de vous offrir cette primeur et j’espère que le sujet vous intéressera suffisamment pour vous inciter à vous procurer cette nouvelle publication.

Vous trouverez, ci-dessous, un court extrait de la page d’introduction du chapitre 4. Je vous invite à cliquer sur le lien suivant pour avoir accès à l’intégralité du chapitre.

La composition du conseil d’administration et le recrutement d’administrateurs

Vous pouvez également feuilleter cet ouvrage en cliquant ici

Bonne lecture ! Vos commentaires sont les bienvenus.

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Les administrateurs d’un OSBL sont généralement élus dans le cadre d’un processus électoral tenu lors d’une assemblée générale des membres. Ils peuvent aussi faire l’objet d’une cooptation ou être désignés en vertu d’un mécanisme particulier prévu dans une loi (tel le Code des professions).

L’élection des administrateurs par l’assemblée générale emprunte l’un ou l’autre des deux scénarios suivants:

1. Les OSBL ont habituellement des membres qui sont invités à une assemblée générale annuelle et qui élisent des administrateurs aux postes à pourvoir. Le plus souvent, les personnes présentes sont aussi appelées à choisir l’auditeur qui fera la vérification des états financiers de l’organisation pour l’exercice en cours.

2. Certains OSBL n’ont pas d’autres membres que leurs administrateurs. Dans ce cas, ces derniers se transforment une fois par année en membres de l’assemblée générale, élisent des administrateurs aux postes vacants et choisissent l’auditeur qui fera la vérification des états financiers de l’organisation pour l’exercice en cours.

La cooptation autorise le recrutement d’administrateurs en cours d’exercice. Les personnes ainsi choisies entrent au CA lors de la première réunion suivant celle où leur nomination a été approuvée. Ils y siègent de plein droit, en dépit du fait que celle-ci ne sera entérinée qu’à l’assemblée générale annuelle suivante. La cooptation n’est pas seulement utile pour pourvoir rapidement aux postes vacants; elle a aussi comme avantage de permettre au conseil de faciliter la nomination de candidats dont le profil correspond aux compétences recherchées.

Dans les organisations qui élisent leurs administrateurs en assemblée générale, la sélection en fonction des profils déterminés peut présenter une difficulté : en effet, il peut arriver que les membres choisissent des administrateurs selon des critères qui ont peu à voir avec les compétences recherchées, telles leur amabilité, leur popularité, etc. Le comité du conseil responsable du recrutement d’administrateurs peut présenter une liste de candidats (en mentionnant leurs qualifications pour les postes à pourvoir) dans l’espoir que l’assemblée lui fasse confiance et les élise. Certains organismes préfèrent coopter en cours d’exercice, ce qui les assure de recruter un administrateur qui a le profil désiré et qui entrera en fonction dès sa sélection.

Quant à l’élection du président du conseil et, le cas échéant, du vice-président, du secrétaire et du trésorier, elle est généralement faite par les administrateurs. Dans les ordres professionnels, le Code des professions leur permet de déterminer par règlement si le président est élu par le conseil d’administration ou au suffrage universel des membres. Comme on l’a vu, malgré son caractère démocratique, l’élection du président au suffrage universel des membres présente un certain risque, puisqu’un candidat peut réussir à se faire élire à ce poste sans expérience du fonctionnement d’un CA ou en poursuivant un objectif qui tranche avec la mission, la vision ou encore le plan stratégique de l’organisation. Cet enjeu ne doit pas être pris à la légère par le CA. Une façon de minimiser ce risque est de faire connaître aux membres votants le profil recherché pour le président, profil qui aura été préalablement établi par le conseil. On peut notamment y inclure une expérience de conseil d’administration, ce qui aide à réduire la période d’apprentissage du nouveau président et facilite une transition en douceur.

Guides de gouvernance à l’intention des OBNL | En rappel

Voici le billet qui a attiré l’attention du plus grand nombre de lecteurs sur mon blogue depuis le début. Celui-ci a été publié le 30 octobre 2011. Je l’ai mis à jour afin que les nombreuses personnes intéressés par la gouvernance des OBNL puissent être mieux informées. L’Institut canadien des comptables agréés (ICCA) a produit des documents pratiques, pertinents, synthétiques et accessibles sur presque toutes les questions de gouvernance. Il est également important de noter que l’ICCA accorde une attention toute particulière aux pratiques de gouvernance des organismes sans but lucratif (OSBL = OBNL).

Ainsi, l’ICCA met à la disposition de ces organisations la collection 20 Questions pour les OSBL qui comprend des questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif (OSBL=OBNL) devraient se poser concernant des enjeux importants pour la gouvernance de ce type d’organismes. Ces documents sont révisés régulièrement afin qu’ils demeurent actuels et pertinents. Si vous avez des questions dans le domaine de la gouvernance des OBNL, vous y trouverez certainement des réponses satisfaisantes.Si vous souhaitez avoir une idée du type de document à votre disposition, vous pouvez télécharger le PDF suivant:

20 questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur la gouvernance

Vous pouvez choisir le document pertinent (voir la liste ci-dessous) et le commander à la boutique CA.

Boutique CA de ICCA – SÉRIE ORGANISMES SANS BUT LUCRATIF OSBL/OBNL

SÉRIE ORGANISMES SANS BUT LUCRATIF

20 Questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur les ressources humaines

(also available in English)

Le présent cahier d’information aidera les administrateurs d’OSBL à assumer leurs principales responsabilités à cet égard, soit : le recrutement, l’évaluation et la planification de la relève du directeur général ou du principal responsable au sein du personnel, l’établissement de la rémunération du directeur général et l’approbation de la philosophie de rémunération de l’organisme, ainsi que la surveillance des politiques et pratiques en matière de ressources humaines de l’organisme pris dans son ensemble.

20 Questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur les risques

(also available in English)

20 Questions que les administrateurs d’organismes sans but lucratif devraient poser sur les risques a été rédigé pour aider les membres des conseils d’administration des OSBL à comprendre leur responsabilité à l’égard de la surveillance des risques.

20 Questions que les administrateurs des organismes sans but lucratif devraient poser sur l’obligation fiduciaire

(also available in English)

20 Questions que les administrateurs des organismes sans but lucratif devraient poser sur l’obligation fiduciaire vise à aider les membres des conseils d’administration d’OSBL à comprendre leurs obligations fiduciaires et à s’en acquitter en leur fournissant un résumé des principes juridiques et des pratiques de pointe en matière de gouvernance pour ces organismes.

20 Questions que les administrateurs des organismes sans but lucratif devraient poser sur la gouvernance

(also available in English)

Ce cahier d’information décrit brièvement les principaux éléments de gouvernance des organismes sans but lucratif et des responsabilités des administrateurs. Il sera utile non seulement aux administrateurs éventuels, nouveaux et expérimentés, mais aussi aux comités des candidatures et aux organisateurs des séances d’orientation et de formation des administrateurs. Il est le premier d’une série de cahiers d’information destinés aux administrateurs d’organismes sans but lucratif et portant sur des aspects particuliers de la gouvernance de ces organisations.

20 Questions que les administrateurs des organismes sans but lucratif devraient poser sur la stratégie et la planification

(also available in English)

La viabilité d’un organisme sans but lucratif, soit sa capacité de poursuivre et de financer ses activités année après année, est l’une des principales responsabilités du conseil. Les administrateurs doivent comprendre la raison d’être de l’organisme, les intérêts de ses parties prenantes et la façon dont il gère les risques auxquels il est exposé. Ils doivent également participer activement à l’élaboration de la stratégie de l’organisme et à son approbation.

20 Questions que les administrateurs des organismes sans but lucratif devraient poser sur le recrutement, la formation et l’évaluation des membres du conseil

(also available in English)

Le document 20 Questions que les administrateurs des organismes sans but lucratif devraient poser sur le recrutement, la formation et l’évaluation des membres du conseil explore les défis que doivent relever les OSBL pour recruter les personnes aptes à siéger à leur conseil d’administration. Il souligne aussi l’importance qu’il convient d’accorder à la formation et au perfectionnement des administrateurs ainsi qu’à l’évaluation régulière du conseil et de ses membres.

20 Questions que les administrateurs devraient poser sur l’indemnisation et l’assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants
(Comprend un supplément à l’intention des organismes sans but lucratif)

(also available in English)

Les administrateurs sont exposés à divers risques juridiques du fait de leur association avec une société et de leur obligation fiduciaire à son égard. De plus en plus, ils s’intéressent aux conditions de leur indemnisation et de leur assurance et se tournent vers leurs conseillers professionnels pour vérifier qu’ils disposent d’un niveau de protection adéquat. Il est recommandé aux conseils de s’intéresser activement aux dispositions prises par la société en ce qui concerne l’indemnisation et l’assurance relatives à la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants.

Top 15 des billets en gouvernance les plus populaires publiés sur mon blogue au deuxième trimestre de 2016

Voici une liste des billets en gouvernance les plus populaires publiés sur mon blogue au deuxième trimestre de 2016.

Cette liste de 15 billets constitue, en quelque sorte, un sondage de l’intérêt manifesté par des milliers de personnes sur différents thèmes de la gouvernance des sociétés. On y retrouve des points de vue bien étayés sur des sujets d’actualité relatifs aux conseils d’administration.

Que retrouve-t-on dans ce blogue et quels en sont les objectifs ?

Ce blogue fait l’inventaire des documents les plus pertinents et les plus récents en gouvernance des entreprises. La sélection des billets est le résultat d’une veille assidue des articles de revue, des blogues et des sites web dans le domaine de la gouvernance, des publications scientifiques et professionnelles, des études et autres rapports portant sur la gouvernance des sociétés, au Canada et dans d’autres pays, notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni, en France, en Europe, et en Australie.

Je fais un choix parmi l’ensemble des publications récentes et pertinentes et je commente brièvement la publication. L’objectif de ce blogue est d’être la référence en matière de documentation en gouvernance dans le monde francophone, en fournissant au lecteur une mine de renseignements récents (les billets) ainsi qu’un outil de recherche simple et facile à utiliser pour répertorier les publications en fonction des catégories les plus pertinentes.

Quelques statistiques à propos du blogue Gouvernance | Jacques Grisé

Ce blogue a été initié le 15 juillet 2011 et, à date, il a accueilli plus de 192 000 visiteurs. Le blogue a progressé de manière tout à fait remarquable et, au 30 juin 2016, il était fréquenté par des milliers de visiteurs par mois. Depuis le début, j’ai œuvré à la publication de 1 373 billets.

En 2016, j’estime qu’environ 5 000 personnes par mois visiteront le blogue afin de s’informer sur diverses questions de gouvernance. À ce rythme, on peut penser qu’environ 60 000 personnes visiteront le site du blogue en 2016.

On note que 80 % des billets sont partagés par l’intermédiaire de différents moteurs de recherche et 20 % par LinkedIn, Twitter, Facebook et Tumblr.

Voici un aperçu du nombre de visiteurs par pays :

Canada (64 %)
France, Suisse, Belgique (20 %)
Maghreb [Maroc, Tunisie, Algérie] (5 %)
Autres pays de l’Union européenne (3 %)
États-Unis [3 %]
Autres pays de provenance (5 %)

En 2014, le blogue Gouvernance | Jacques Grisé a été inscrit dans deux catégories distinctes du concours canadien Made in Blog [MiB Awards] : Business et Marketing et médias sociaux. Le blogue a été retenu parmi les dix [10] finalistes à l’échelle canadienne dans chacune de ces catégories, le seul en gouvernance. Il n’y avait pas de concours en 2015.

Vos commentaires sont toujours grandement appréciés. Je réponds toujours à ceux-ci.

N.B. Vous pouvez vous inscrire ou faire des recherches en allant au bas de cette page.

Bonne lecture !

Voici les Tops 15 du second trimestre de 2016 du blogue en gouvernance

1. Vous siégez à un conseil d’administration | comment bien se comporter ?

2. Cinq (5) principes simples et universels de saine gouvernance ?

3. Le rôle du comité exécutif versus le rôle du conseil d’administration

4. Taille du CA, limite d’âge et durée des mandats des administrateurs

5. Les conséquences juridiques du Brexit

6. LE RÔLE DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (PCA) | LE CAS DES CÉGEP

7. Composition du conseil d’administration d’OSBL et recrutement d’administrateurs | Une primeur

8. La composition du conseil d’administration | Élément clé d’une saine gouvernance

9. Un guide essentiel pour comprendre et enseigner la gouvernance | En reprise

10. L’utilisation des huis clos lors des sessions de C.A.

11. Il ne faut pas attendre d’être à la retraite pour convoiter des postes sur des conseils d’administration !

12. Attention au syndrome du « bon gars » dans la gouvernance des OBNL !

13. Quinze (15) astuces d’un CA performant

14. Comment procéder à l’évaluation du CA, des comités et des administrateurs | Un sujet d’actualité !

15. Performance et dynamique des conseils d’administration | Yvan Allaire

Attention au syndrome du « bon gars » dans la gouvernance des OBNL !

Il faut se méfier des problèmes de gouvernance liés au syndrome du « chic type » qui prévaut encore trop souvent dans les OBNL.

Les administrateurs des OBNL ont autant de responsabilités que ceux des autres types d’entreprises. Trop souvent, ceux-ci n’exercent pas la vigilance requise pour la bonne gestion de l’entité.

Les administrateurs n’osent pas prendre de décisions difficiles parce que les personnes impliquées sont bien connues de la communauté et, en conséquence, ils doivent faire preuve d’une tolérance accrue à leur égard…

C’est une erreur d’administrer une entreprise sur une présomption de bon gars (ou de bonne fille) du DG et des dirigeants en général. Il en va de même pour les administrateurs, et même pour le président du conseil.

L’article d’Eugene Fram* fait état des éléments importants à considérer plus particulièrement dans la gouvernance des OBNL.

Bonne lecture !

Nonprofit Boardroom Elephants and the ‘Nice Guy’ Syndrome: A Complex Problem

At coffee a friend serving on a nonprofit board reported plans to resign from the board shortly. His complaints centered on the board’s unwillingness to take critical actions necessary to help the organization grow.

In specific, the board failed to take any action to remove a director who wasn’t attending meetings, but he refused to resign. His term had another year to go, and the board had a bylaws obligation to summarily remove him from the board. However, a majority of directors decided such action would hurt the director’s feelings. They were unwittingly accepting the “nice-guy” approach in place of taking professional action.

In another instance the board refused to sue a local contractor who did not perform as agreed. The “elephant” was that the board didn’t think that legally challenging a local person was appropriate, an issue raised by an influential director. However, nobody informed the group that in being “nice guys,” they could become legally liable, if somebody became injured as a result of their inaction.

Over the years, I have observed many boards with elephants around that have caused significant problems to a nonprofit organization. Some include:

• Selecting a board chair on the basis of personal appearance and personality instead of managerial and organizational competence. Be certain to vet the experience and potential of candidates carefully. Beside working background (accounting, marketing, human resources, etc.), seek harder to define characteristics such as leadership, critical thinking ability, and position flexibility.

• Failure to delegate sufficient managerial responsibility to the CEO because the board has enjoyed micromanagement activities for decades. To make a change, make certain new directors recognize the problem, and they eventually are willing to take action to alleviate the problem. Example: One board refused to share its latest strategic plan with it newly appointed ED.

• Engaging a weak local CEO because the board wanted to avoid moving expenses. Be certain that local candidates are vetted as carefully as others and that costs of relocation are not the prime reason for their selection.

• Be certain that the board is not “rubber-stamping” proposals of a strong director or CEO. Where major failures occur, be certain that the board or outside counsel determines the causes by conducting a postmortem analysis.

Retaining an ED who is only focusing on the status quo and “minding the store.” The internal accounting systems, human resources and results are all more than adequate. But they are far below what can be done for clients if current and/or potential resources were creatively employed.

* A substantial portion of the board is not reasonably familiar with fund accounting or able to recognize financial “red flags.” Example: One CFO kept delaying the submission of an accounting accounts aging report for over a year. He was carrying as substantial number of noncollectable accounts as an asset. It required the nonprofit to hire high-priced forensic accountants to straighten out the mess. The CEO & CFO were fired, but the board that was also to be blamed for being “nice guys,” and it remained in place. If the organization has gone bankrupt, I would guess that the secretary-of-state would have summarily removed part or all of the board, a reputation loss for all. The board has an obligation to assure stakeholders that the CFO’s knowledge is up to date and to make certain the CEO takes action on obvious “red flags”.

* Inadequate vetting processes that take directors’ time, especially in relation to family and friends of current directors. Example: Accepting a single reference check, such as comments from the candidate’s spouse. This actually happened, and the nominations committee made light of the action.

What can be done about the elephant in the boardroom?

Unfortunately, there is no silver bullet to use, no pun intended! These types of circumstances seem to be in the DNA of volunteers who traditionally avoid any form of conflict, which will impinge upon their personal time or cause conflict with other directors. A cultural change is required to recruit board members who understand director responsibilities, or are willing to learn about them on the job. I have seen a wide variety of directors such, as ministers and social workers, successfully meet the challenges related to this type of the board learning. Most importantly, never underestimate the power of culture when major changes are being considered.

In the meantime, don’t be afraid to ask naive question which forces all to question assumptions, as in Why are we doing the particular thing? Have we really thought it through and considered other possibilities? http://bit.ly/1eNKgtw

Directors need to have passion for the organization’s mission. However, they also need to have the prudence to help the nonprofit board perform with professionalism.

*Eugene Fram, Professor Emeritus at Saunders College of Business, Rochester Institute of Technology

Le contrôle interne dans les OBNL | En reprise

Dans ce billet, je fais référence à un très bon article de Richard Leblanc, paru récemment dans CanadianBusiness.com, qui met l’accent sur la sensibilisation du Conseil à l’importance accrue du contrôle interne dans les OBNL.

L’auteur donne quelques bons exemples d’organisations où le contrôle interne a été défaillant et il montre que les OBNL sont particulièrement vulnérables à des malversations, surtout lorsque l’on sait que le contrôle interne est à peu près inexistant !

C’est la responsabilité du conseil d’administration de s’assurer que les bons contrôles sont en place. L’intérêt public l’exige !

Non-profit boards need a hands-on approach

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« Non-profit and charitable organizations have stretched resources, which makes them particularly vulnerable to fraudsters. The Salvation Army is currently going through such a situation after a whistleblower informed the organization that $2 million in donated toys had disappeared from—or wasn’t delivered to—their main warehouse in north Toronto over roughly two years ».

Matrice de recrutement d’administrateurs d’OBNL

Voici un extrait d’un billet d’Eugene Fram, professeur émérite au Saunders College of Business de l’Institut de technologie de Rochester. Celui-ci nous recommande un guide présentant les caractéristiques d’une matrice de recrutement d’administrateurs d’OBNL et il nous rappelle les principales compétences et habiletés généralement requises :

Expériences dans des fonctions de direction

Expérience dans le secteur d’activité

Qualités reconnues de leader

Compréhension du rôle de la gouvernance

Compétences en matière de stratégie

Expertise dans certains domaines spécialisés (comptabilité, GRH, affaires juridiques, marketing, etc.)

Autres connaissances spécifiques à l’organisation

Afin d’avoir plus d’information sur le sujet des matrices de compétences d’administrateurs, veuillez vous référer à l’article paru sur le site de eganassociates.

Vous trouverez, ci-dessous, un extrait du billet d’Eugene Fram.

Bonne lecture !

Enlarging the Nonprofit Recruitment Matrix: The art of selecting new board members

There’s never enough to say about the selection of nonprofit board members. Following my last post on board behaviors and cultures I ran across a guide fo desirable skills/abilities for “for-profit” directors. From this list, I suggest the following additions to the recruitment matrices of 21st century nonprofit board candidates to improve board productivity*. Those included will have:

• Executive and Non-Executive Experiences: These include planners with broad perspectives needed to have visionary outlooks, a well as persons with unusually strong dedication to the organization’s mission. It may include a senior executive from a business organization and a person who has had extensive client level experience. Examples for an association for the blind could be the human resources VP for a Fortune 500 corporation and/or a visually impaired professor at a local university.

• Industry Experience or Knowledge: An active or retired executive who has or is working in the same or allied field. However, those who can be competitive with the nonprofit for fund development could then present a significant conflict of interest.

• Leadership: Several directors should be selected on the bases of their leadership skills/abilities in business or other nonprofit organizations. Having too many with these qualifications may lead to internal board conflict, especially if they have strong personalities.

• Governance: Every board member should have a detailed understanding of the role of governance, their overview, financial/due diligence responsibilities and the potential personal liabilities if they fail to exercise due care. In practice, nonprofits draw from such a wide range of board backgrounds, one can only expect about one-quarter of most boards to have the requisite knowledge. But there are many nonprofit boards that I have encountered that even lack one person with the optimal board/management governance knowledge. Some become so involved with mission activities that they do what the leadership tells them when governance issues are raised. Example: One nonprofit the author encountered, with responsibilities for millions of dollars of assets, operated for 17 years without D&O insurance coverage because the board leadership considered it too costly.

• Strategic Thinking & Other Desirable Behavioral Competencies: Not every board member can be capable of or interested in strategic thinking. Their job experiences and educations require them to excel in operations, not envisioning the future. Consequently, every board needs several persons who have visionary experiences and high Emotional
Quotients (EQs.) Those with high EQs can be good team players because they are able to empathize with the emotion of others in the group. Finding board candidates with these abilities takes detailed interpersonal vetting because they do not appear on a resume.

• Subject Matter Expertise: Nonprofit Boards have had decades of experience in selecting board candidates by professional affiliations like businessperson, marketing expert, accountant, etc.

• Other Factors Relevant to the Particular Nonprofit: Examples: A nonprofit dedicated to improve the lives of children needs to seek a child psychology candidate. One focusing on seniors should seek a geriatric specialist.

* http://eganassociates.com.au/disclosing-the-board-skills-matrix/

L’évaluation des comportements et de la performance des membres du conseil d’administration

Aujourd’hui, je cède la parole à Johanne Bouchard* qui agit, de nouveau, à titre d’auteure invitée sur mon blogue en gouvernance.

Celle-ci a une solide expérience d’interventions de consultation auprès de conseils d’administration de sociétés américaines ainsi que d’accompagnements auprès de hauts dirigeants de sociétés publiques (cotées), d’organismes à but non lucratif (OBNL) et d’entreprises en démarrage.

Dans ce billet, elle aborde une activité assez délicate, mais qui devrait s’imposer pour la bonne gouvernance des entreprises : l’évaluation de la performance des membres du conseil d’administration.

Johanne nous fait part :

(1) de son expérience de consultante eu égard à cette activité

(2) de sa méthode de travail pour assurer l’adhésion des administrateurs

(3) des résultats auxquels on est en mesure de s’attendre.

L’expérience de Johanne Bouchard auprès d’entreprises cotées en bourse est soutenue ; elle en tire des enseignements utiles pour tous les types de conseils d’administration.

Bonne lecture ! Vos commentaires sont toujours les bienvenus.

Assessments for Effective and High-Performing Boards

Do you belong to a board? How healthy is it? With the kick off of a new year, I invite you to encourage your board to conduct an annual leadership effectiveness assessment (if you haven’t already). Regardless of the type of board(s) you belong to (corporate, private and/or non-profit), your board(s) will heighten its/their effectiveness by committing to this process.

I began conducting board leadership effectiveness assessments at the request of a CEO client over a decade ago. In my role as a trusted confidante to CEOs, it has been very common to exchange about the dynamics and climate of the board and how to best support his/her effectiveness as a director and leader of the organization.

My clients and I agree that it is extremely beneficial to work with a 3rd party. It has helped my CEO clients to engage me with the support of their Chair or Governance Chair to be a trusted partner to the board. And, Chair and directors are often my champions for engaging with this process. In meeting everyone on the board, I can share insights that sometimes are not easily addressed within the board, between the directors, with the CEO and/or with the Chair.

While an internal general counsel could conduct a process to assess their boards, this approach may not be as objective as having someone who is totally detached from the outcome and has no preconceived judgments. Besides, I personally believe that it is important that the general counsel not be the facilitator but be included in the process so that his/her observations are also taken into consideration, given his/her important role with the board. Similarly, the Chief Financial Officer (CFO) and the Chief Human Officer (CHO) need to be polled.

The Board Performance Assessment that I have developed helps my board clients to be more proactive in evaluating how they execute their fundamental role as a board, evaluate the interrelationships within the board, assure that they attend to governance priorities, and are actively involved in the development and oversight of the organization’s business strategy and goals.

Not every board’s dynamic is the same. Here’s what to consider when choosing how to approach an evaluation for yours:

Don’t conduct an assessment just to check off getting it done. If you are a Governance Chair, a Board Chair or a CEO, take a few minutes to reflect about your board and honestly take note of how healthy it really is.

Are the dynamics as healthy as they should be? Is communication within the board (including between the Chair and the CEO/Executive Director, as well as between the directors and the CEO/Executive Director/Chair) fair, good or outstanding? Are there sticky issues overdue for examination? Is the board’s composition great or just ok? Is diversity of skills, experience and talent optimal and in alignment with the strategic trajectory of the organization? Is the board clear of the boundaries with management, investors and shareholders? Is the board’s composition due for refreshment or augmentation? Etc.

Be clear that there should be a director self-assessment as well as a peer evaluation. Stay away from associating “assessment” with “criticism.” Rather, consider assessment as a powerful approach to constructively examine how each director is effective individually and collectively. No one should feel threatened. Everyone should feel eager to be part of the process and empowered as a result of it. Ensure that governance will be examined in a constructive and helpful manner. Ask your CEO for what s/he would like to know more about regarding his/her effectiveness wearing the director hat.

Refrain from filling out a questionnaire online. Rather, invite a conversation—ideally in person, but at least over the phone. It is ok to have some questions answered by email in addition to a verbal exchange while cognizant of total confidentiality and security. There is enormous value to including a 3^rd party, such as myself, in this process to probe during the moment when any insights are being shared.

Ensure that the results are effectively summarized according to the priorities.

Make sure the outcome includes a list of next steps for the committees, the Chair, the CEO and individual directors.

What results should you look for?

Clear identification of what works well with the board, what needs improvement and what is missing.

Surfacing of delicate and important role and responsibility issues.

Clarity or greater clarity of Chair, CEO and committee roles and alignment on the roles and responsibilities.

Identification of any unconscious split between board members with a long history with the organization and newer board members. (Opening this up for discussion clears the air and explains some previous attitudes and opinions on issues.)

Clarification of expectations amongst all directors.

Succinct recommendations in areas of board dynamics, board composition, roles and responsibilities, succession planning and other governance issues.

Conducting a leadership effectiveness assessment ensures that no assumptions are made about the board, that elephants get out of the room and that sticky issues are addressed with an attitude of maturity. It is an opportune time to agree to what works and to applaud the people who are really taking the lead in their individual roles. It is also a time to get insights about how leadership, opining during meetings, deliberation, process adoption and priorities can be better addressed. This is a wonderful opportunity to take the board to a new level of effectiveness, collaboration, cordiality, respect, trust and openness. It is the time to have a breakthrough to welcome positive change and make progress in the needed direction.

Remember, a board need not be dysfunctional to commit to a board leadership effectiveness assessment. It is good governance to adhere to an annual process either as a stand-alone assignment or as a precursor to gathering the board for a strategic planning session to align the board on strategy.

_________________________________________

*Johanne Bouchard est consultante auprès de conseils d’administration, de chefs de la direction et de comités de direction. Johanne a développé une expertise au niveau de la dynamique et de la composition de conseils d’administration. Après l’obtention de son diplôme d’ingénieure en informatique, sa carrière l’a menée à œuvrer dans tous les domaines du secteur de la technologie, du marketing et de la stratégie à l’échelle mondiale.

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La gouvernance des Cégeps et le rapport du Vérificateur général du Québec

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La gouvernance des CÉGEPS | Une responsabilité partagée

Articles sur la gouvernance des CÉGEPS publiés sur mon blogue par l’auteure :

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Selected Editorial Reviews

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– Men, Women on Corporate Boards Split on Diversity

– A difference of opinion: What corporate boards really think about diversity

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Voici dix (10) mesures que vous pouvez prendre pour devenir un excellent président de CA

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Legal Compliance and Public Disclosure

Effective Governance

Strong Financial Oversight

Responsible Fundraising

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SÉRIE ORGANISMES SANS BUT LUCRATIF

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Voici les Tops 15 du second trimestre de 2016 du blogue en gouvernance

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New LinkedIn Tool Helps Nonprofits Find Board Members (socialbarrel.com)

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